Angebote schneller erstellen, ohne die Kontrolle über die Preise zu verlieren

Team BOTrento30. 9. 20266 Min. Lesezeit

Wo Angebote tatsächlich Zeit verlieren

Das eigentliche Schreiben eines Angebots dauert meist nicht lange. Die Zeit geht an anderer Stelle verloren:

• Suche nach aktuellen Preisen. Die Preisliste liegt in einer Tabelle, Rabatte im Kopf des Vertriebsmitarbeiters und die Verfügbarkeit in einem anderen System.
• Kopieren eines alten Angebots. Schnell, aber riskant: Im Dokument bleiben der Name eines anderen Kunden, ein veralteter Preis oder eine nicht mehr gültige Bedingung stehen.
• Warten auf die Freigabe. Das Angebot bleibt liegen, weil die Leitung im Termin ist und niemand weiß, ob es überhaupt freigegeben werden muss.
• Fehlende Informationen. Dass Termin oder Umfang fehlen, merkt man oft erst beim Kalkulieren.

Wenn Sie diese Punkte lösen, werden Angebote schneller, ohne dass jemand schneller arbeiten muss. Das Einholen fehlender Informationen gehört eigentlich schon zur Bearbeitung der Anfrage, um die es im Artikel Anfragen schnell bearbeiten, ohne eine zu verlieren geht.

Schritt 1: eine Quelle gültiger Preise

Jedes Unternehmen, das Angebote verschickt, braucht einen Ort mit gültigen Preisen. Das kann die Preisliste in der Buchhaltungssoftware wie lexoffice oder sevDesk sein, das CRM oder eine gemeinsame Tabelle. Wichtig ist:

• Es gibt genau eine aktuelle Version.
• Es ist klar, wer Preise ändert und wann.
• Jede Position hat eine Einheit und den Hinweis, ob der Preis zzgl. MwSt. gilt.
• Ausnahmen und Sonderpreise für Stammkunden sind schriftlich festgehalten, nicht nur im Gedächtnis.

Ohne diesen Schritt lohnt sich keine Automatisierung. Automatisierung auf Basis einer veralteten Preisliste verschickt nur schneller falsche Angebote.

Schritt 2: eine Vorlage statt Kopieren

Eine Vorlage sorgt dafür, dass jedes Angebot gleich aufgebaut ist und nichts Wichtiges fehlt. Ein bewährter Aufbau:

1. Zusammenfassung des Kundenbedarfs in seinen Worten, in ein oder zwei Sätzen.
2. Leistungsumfang — was enthalten ist und was nicht.
3. Preis je Position, mit dem Hinweis zzgl. MwSt., gegebenenfalls mit Varianten.
4. Termine und Bedingungen — Gültigkeit des Angebots, Anzahlung, Stornierung, Änderungen des Umfangs.
5. Nächster Schritt — was der Kunde tun soll, wenn er zustimmt, und bis wann.

Achten Sie besonders auf den letzten Punkt. Ein Angebot ohne nächsten Schritt überlässt es dem Kunden, das weitere Vorgehen selbst herauszufinden, und das bremst beide Seiten.

Schritt 3: Freigaben, die nicht bremsen

Freigaben sind nötig, aber sie müssen nicht jedes Angebot aufhalten. Ein paar einfache Regeln genügen:

• Ein Standardangebot nach Preisliste und Vorlage geht direkt an den Kunden; verantwortlich ist der Vertriebsmitarbeiter.
• Eine Ausnahme (Rabatt außerhalb der Regeln, ungewöhnlicher Umfang, abweichende Zahlungsbedingungen) geht an eine festgelegte Person zur Freigabe.
• Diese Person hat eine Vertretung, damit kein Angebot auf die Rückkehr aus dem Urlaub warten muss.

So landet nur das zur Freigabe, was wirklich geprüft werden muss, und die Leitung kann sich auf Ausnahmen statt auf Routine konzentrieren.

Woran Sie erkennen, dass Angebote wirklich schneller werden

Ohne Messung führt man leicht eine Änderung ein und weiß einen Monat später nicht, ob sie geholfen hat. Aufwendige Berichte brauchen Sie dafür nicht. Einige einfache Kennzahlen genügen, idealerweise schon eine Woche vor der Änderung und danach laufend:

• Zeit von der Anfrage bis zum versendeten Angebot — wie viele Werktage zwischen Eingang der Anfrage und Versand des Angebots liegen.
• Angebote mit Rückfragen — wie oft Kunden nach etwas fragen, das im Angebot hätte stehen sollen (Umfang, Gültigkeit, Ausschlüsse).
• Ausnahmen zur Freigabe — wie viele Angebote auf eine Freigabe warten mussten und wie lange.
• Angebote mit geplantem Nachfassen — bei wie vielen versendeten Angeboten ein Termin für den nächsten Kontakt eingetragen ist.

Das sind Prozesskennzahlen: Sie zeigen, wie gut die Angebotserstellung funktioniert, nicht wie viele Aufträge Sie gewinnen. Das ist Absicht. Die Zahl der Aufträge hängt auch von Preis, Wettbewerb und Saison ab, Tempo und Vollständigkeit Ihrer Angebote haben Sie dagegen selbst in der Hand.

Sinkt die Zeit bis zum Angebot und fragen Kunden seltener nach, funktioniert der Ansatz. Bewegen sich die Werte nicht, prüfen Sie, welcher der drei Schritte (Preisliste, Vorlage, Freigabe) in der Praxis nicht eingehalten wird.

Wo KI hilft und was beim Menschen bleibt

Mit einer gültigen Preisliste und einer Vorlage kann KI die Vorbereitung deutlich erleichtern. Sie kann die Anforderungen aus einer Anfrage herauslesen, passende Positionen in der Preisliste finden, auf fehlende Angaben hinweisen und einen ersten Entwurf von Angebot und Begleit-E-Mail erstellen. Der Vertrieb prüft den Entwurf, passt ihn an und versendet ihn.

Genau für diese Art von Arbeit ist BOTrento Chief of Staff gebaut. Er arbeitet in Ihren bestehenden Systemen, bereitet Entwürfe zur Freigabe vor und versendet nie etwas selbstständig. Die Prozess-Demo zeigt den Weg von der Anfrage zum Angebotsentwurf.

Die KI läuft dabei mit Ihren eigenen API-Schlüsseln, Sie bezahlen den Modellanbieter also direkt und behalten die Kosten im Blick. Wie das funktioniert, erklärt die Anleitung zu API-Schlüsseln.

Checkliste vor dem Versand eines Angebots

Drucken Sie diese Liste aus oder fügen Sie sie in Ihre Vorlage ein. Sie kostet einen Moment und erspart unangenehme Erklärungen:

• Stimmen Name des Kunden und Firma?
• Entsprechen die Preise der aktuellen Preisliste, und ist klar, dass sie zzgl. MwSt. gelten?
• Ist der Umfang klar, einschließlich dessen, was nicht enthalten ist?
• Passt der Leistungstermin zur Verfügbarkeit von Personal und Technik?
• Ist die Gültigkeit des Angebots angegeben?
• Braucht das Angebot die Freigabe einer Ausnahme, und liegt sie vor?
• Gibt es im Angebot und in der E-Mail einen klaren nächsten Schritt?
• Ist der Termin zum Nachfassen eingetragen?

Wenn Sie diesen Ablauf mit KI-Unterstützung an einer Art von Angebot testen möchten, finden Sie die Bedingungen des Pilots auf der Preisseite.