Wo liegen Ihre Daten, wenn Sie KI nutzen? EU-Server und Modellaufruf im Vergleich

Team BOTrento9. 10. 2026 · Aktualisiert 12. 10. 20268 Min. Lesezeit

Datenfluss in der Praxis: drei Orte, an denen Ihre Daten liegen

Nehmen wir einen typischen Fall: In Ihrem Firmenpostfach landet eine Anfrage für Ton- und Lichttechnik bei einer Firmenfeier. Die KI soll sie einordnen, Termin und Umfang herausziehen und einen Antwortentwurf vorbereiten. Die Daten bewegen sich dabei zwischen drei Orten.

1. Ihre Quellsysteme

Das E-Mail-Postfach (etwa Outlook oder Gmail), das CRM (etwa Pipedrive oder HubSpot) oder eine Tabelle. Hier entstehen die Daten, und hier bleiben sie. Wo sie physisch liegen, bestimmt Ihr E-Mail- oder CRM-Anbieter, nicht das KI-Werkzeug.

2. Speicher des KI-Dienstes

Der Dienst, der den Prozess steuert, speichert, was er für die Arbeit braucht: Status des Vorgangs, Verlauf der Schritte, Entwürfe für Antworten und Angebote sowie die Dokumentation, wer was freigegeben hat. Auf diesen Ort bezieht sich der Satz „Wir speichern Daten auf Servern in Deutschland (EU)“.

3. Verarbeitung durch das Sprachmodell

Soll das Modell eine Anfrage lesen oder einen Entwurf schreiben, schickt der Dienst den Text über die API des Modellanbieters. Das Modell verarbeitet ihn und liefert das Ergebnis zurück. Dieser Schritt läuft auf der Infrastruktur des Modellanbieters, nicht auf dem Server des Dienstes.

Entscheidend ist: Ein eigener Server in der EU, der eine externe KI-API aufruft, ist keine geschlossene Berechnung. Der Speicher kann in der EU liegen, doch den für die Aufgabe nötigen Text verarbeitet immer der Modellanbieter. Wer etwas anderes behauptet, sollte erklären können, wo genau das Modell läuft.

Was zum Modellanbieter geht und was nicht

Ein gut gestalteter Prozess schickt dem Modell nur, was für die konkrete Aufgabe nötig ist. Die Tabelle zeigt den Unterschied.

So begrenzen Sie, was das Modell sieht

• Enge Aufgabenstellung: „Bereite eine Antwort auf diese Anfrage vor“ statt „Geh das ganze Postfach durch“.
• Feldauswahl: Aus dem CRM nur die Felder verwenden, die der jeweilige Schritt braucht.
• Sensible Anhänge draußen lassen: Verträge, Ausweisdokumente oder Gesundheitsdaten gehören nicht in einen gewöhnlichen Vertriebsprozess.
• Ein Vorgangstyp: Je enger der Prozess, desto leichter lässt sich kontrollieren, was ihn verlässt.

Eine ausführlichere Betrachtung von Rechtsgrundlage und Auftragsverarbeitung finden Sie im Artikel DSGVO und KI im Unternehmen: Praktische Checkliste.

Training mit Ihren Daten: Chat vs. API

Ob die KI aus Ihren Anfragen lernt, hängt vor allem davon ab, auf welchem Weg die Daten zum Modell gelangen.

Selbstbedienungs-Chats

Kopiert ein Mitarbeiter eine Anfrage in ein persönliches Chat-Konto, richtet sich die Verarbeitung nach den Bedingungen und Einstellungen genau dieses Kontos. Das Unternehmen weiß oft nicht, wer was wohin eingefügt hat und mit welchen Einstellungen. Das ist das Hauptrisiko: Es läuft nichts Heimliches ab, es behält nur niemand den Überblick.

Kommerzielle API

Bei Aufrufen über die kommerzielle API verwenden Anbieter die Daten nicht zum Training ihrer Modelle. Das heißt jedoch nicht, dass der Text beim Anbieter gar nicht existiert, denn er muss ihn zur Verarbeitung entgegennehmen. Prüfen Sie daher in den Bedingungen des gewählten Anbieters, ob und wie lange Eingaben gespeichert werden und zu welchem Zweck.

Wer ist Vertragspartei?

Ruft der Dienst das Modell über sein eigenes Konto auf, ist der Modellanbieter sein Unterauftragnehmer. Nutzen Sie einen eigenen API-Schlüssel, haben Sie eine direkte Beziehung zum Modellanbieter, sehen den Verbrauch und wissen, wem Sie Text senden. Mehr zu diesem Modell finden Sie in der Hilfe zu eigenen API-Schlüsseln.

Checkliste: 8 Fragen an den Anbieter eines KI-Werkzeugs

Bevor Sie KI an ein Postfach mit Anfragen lassen, lassen Sie sich diese Fragen schriftlich beantworten:

1. Wo sind die Daten des Dienstes physisch gespeichert (Land, Hosting-Anbieter)?
2. Welche Anbieter von Sprachmodellen verarbeiten den Text, und über welche Zugangsart (API oder Verbraucherkonto)?
3. Welche Daten werden dem Modell in den einzelnen Prozessschritten gesendet?
4. Nutzt der Modellanbieter Eingaben zum Training? Wo steht das in seinen Bedingungen?
5. Wessen API-Schlüssel wird verwendet, und können Sie Ihren eigenen einsetzen?
6. Geht etwas ohne menschliche Freigabe an den Kunden?
7. Wer hat Zugriff auf die Daten, und wie werden Zugänge entzogen?
8. Was geschieht mit den Daten bei Beendigung der Zusammenarbeit (Export, Frist für das Löschen von Kopien)?

Vorlage für die E-Mail an den Anbieter

Guten Tag,

wir erwägen den Einsatz Ihres Werkzeugs zur Bearbeitung von Geschäftsanfragen und Angeboten. Bitte beantworten Sie uns schriftlich:

1) Wo speichern Sie unsere Daten, und bei welchem Hosting-Anbieter?
2) Welche Anbieter von Sprachmodellen verarbeiten unsere Texte, und über welche Zugangsart?
3) Welche Angaben werden an das Modell gesendet, und was bleibt ausschließlich in Ihrem Speicher?
4) Verwendet irgendjemand in der Kette unsere Daten zum Training von Modellen?
5) Können wir einen eigenen API-Schlüssel verwenden?
6) Wie läuft die Freigabe ausgehender E-Mails und Angebote ab?
7) Wie sehen Datenexport sowie Entzug von Zugängen und Löschung von Kopien bei Vertragsende aus?

Vielen Dank,
[Name, Firma]

Erhalten Sie eine Antwort wie „Alles liegt in der EU, Sie müssen sich um nichts kümmern“, und der Anbieter unterscheidet dabei nicht zwischen Speicher und Modell, fragen Sie nach. Bei konkreten Konstellationen, etwa wenn Anfragen sensible personenbezogene Daten enthalten, empfehlen wir die Rücksprache mit einer Juristin oder einem Juristen. Die allgemeinen Pflichten von KI-Nutzern fasst der Artikel KI-Verordnung (AI Act) für KMU zusammen.

Wie BOTrento den Datenfluss löst

BOTrento Chief of Staff ist ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und weitere Vertriebsschritte. Auf die Fragen der Checkliste antwortet er so:

• Speicher: Wir speichern die Daten des Dienstes auf Servern in Deutschland (EU).
• Verarbeitung durch das Modell: Das Sprachmodell erhält nur die für die jeweilige Aufgabe nötigen Texte, und zwar über die API des Anbieters, den Sie mit Ihrem eigenen Schlüssel wählen (Anthropic Claude, OpenAI, Google Gemini, Groq, ElevenLabs). Wir sagen offen, dass es sich nicht um eine geschlossene Berechnung in der EU handelt.
• Training: Kommerzielle API-Anbieter verwenden die Daten nicht zum Training.
• Eigene API-Schlüssel: Sie zahlen die KI direkt beim Anbieter ohne Aufschlag. Die Schlüssel sind verschlüsselt, in der Oberfläche sehen Sie nur die letzten 4 Zeichen, und Sie können sie jederzeit entfernen. Die Einrichtung beschreibt die Hilfe zu eigenen API-Schlüsseln.
• Freigabe durch einen Menschen: Nichts wird ohne Freigabe versendet. Entwürfe für E-Mails und Angebote gibt Ihr Mitarbeiter frei.
• Beendigung: Sie erhalten einen Export der Daten und Ergebnisse sowie eine Beschreibung der Prozesse. Zugänge und Kopien werden zum vereinbarten Termin entfernt.

Chief of Staff können Sie 14 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungskarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Weil Sie im Testlauf nur die Daten Ihres eigenen Prozesses einspielen, wissen Sie genau, welche Daten daran beteiligt sind. Wie ein solcher Prozess Schritt für Schritt aussieht, zeigt die Prozessdemo. Den Umfang der einzelnen Tarife finden Sie in der Preisübersicht.