Anfragen in der Eventagentur: So meistern Sie die Hochsaison vom Termin bis zum Follow-up

Team BOTrento4. 10. 2026 · Aktualisiert 14. 10. 20268 Min. Lesezeit

Warum Anfragen in der Saison hängen bleiben

Eine Event- und Produktionsfirma verkauft keine Ware ab Lager, sondern eine Kombination aus Termin, Ort, Technik und Personal. Jede Anfrage stößt deshalb auf drei Fragen, die der Vertrieb oft nicht allein beantworten kann:

• Ist der Termin frei? Technik und Techniker können am selben Tag schon für eine andere Veranstaltung reserviert sein.
• Was wird es kosten? Der Preis hängt vom Umfang ab, den der Kunde in der ersten Nachricht selten vollständig beschreibt.
• Wer ist zuständig? Die Anfrage kam an info@, jemand hat sie gelesen, an die Produktion weitergeleitet, und dann wird gewartet.

Die Folge: Die Antwort geht spät oder gar nicht raus. Der Kunde fragt inzwischen oft mehrere Anbieter an und wählt den, der sich zuerst und mit etwas Konkretem meldet. Wie Sie bei Anfragen allgemein Zuständigkeit und nächsten Schritt festlegen, beschreibt der Artikel Anfragen schnell bearbeiten, ohne eine zu verlieren. Hier geht es um das, was die Eventbranche besonders macht.

Schritt 1: Triage der Anfrage – Checkliste mit fünf Fragen

Bevor Sie kalkulieren, müssen Sie wissen, ob die Anfrage überhaupt sinnvoll ist. Gehen Sie fünf Fragen durch. Was in der Anfrage fehlt, erfragen Sie gleich in der ersten Antwort.

1. Datum und Uhrzeit: Veranstaltungstag, Vorbereitung und Aufbau, Abbau. Der Aufbau am Vortag wird gern vergessen.
2. Ort: Stadt, Art der Location (Saal, Open Air, Hotel), Zugang für die Technik, Stromversorgung.
3. Art und Größe der Veranstaltung: Konferenz, Firmenfeier, Konzert, Hochzeit, Gästezahl.
4. Umfang: Ton, Licht, Projektion, Bühnen, Moderation, Catering oder nur Technikverleih ohne Bedienung.
5. Entscheidung: Wer entscheidet, bis wann, hat der Kunde ein Budget oder vergleicht er nur Angebote?

Tragen Sie zu jeder Anfrage in Ihre Übersicht den Status ein (neu, wartet auf Verfügbarkeit, Angebot gesendet, wartet auf Entscheidung, bestätigt, verloren), dazu die zuständige Person und das Datum des nächsten Schritts. Ohne diese drei Angaben geht eine Anfrage in der Saison leicht unter.

Schritt 2: Termin sowie Verfügbarkeit von Technik und Personal

Die häufigste Bremse ist die Verfügbarkeitsprüfung. Der Vertrieb schreibt der Produktion, die Produktion schaut in die Tabelle, der Techniker ist gerade im Einsatz und antwortet nicht. Einige Regeln helfen:

Eine Übersicht für alle Kapazitäten

Reservierungen von Technik und Personal gehören an einen Ort: in einen Kalender, eine Tabelle oder das CRM. Der Vertrieb sollte zumindest grob sehen, ob ein Termin frei ist, ohne bei der Produktion nachfragen zu müssen. Einzelne Geräte prüft die Produktion dann im Detail erst vor der Bestätigung.

Vorläufige Reservierung mit Ablaufdatum

Zeigt der Kunde Interesse, bieten Sie ihm eine vorläufige Blockierung des Termins für einen festen Zeitraum an, etwa bis Ende der Woche. In der Übersicht tragen Sie sie als „vorläufig“ mit Ablaufdatum ein. Der Kunde hat Sicherheit, Sie haben einen Anlass für das Follow-up, und der Termin bleibt nicht endlos blockiert.

Kollisionen per Regel lösen, nicht nach Gefühl

Legen Sie vorab fest, was gilt, wenn zwei Kunden denselben Termin wollen. Üblicherweise hat Vorrang, wer das Angebot zuerst bestätigt oder die Anzahlung leistet. Der Vertrieb muss das dann nicht mit der Geschäftsleitung klären.

Schritt 3: Schnelles Vorabangebot und Antwortvorlage

In der Saison ist es besser, noch am selben Tag ein Vorabangebot mit Preisspanne zu senden als nach einigen Tagen ein exaktes Budget. Das Vorabangebot hat drei Teile: die Bestätigung, dass der Termin voraussichtlich frei ist, eine Preisspanne oder zwei bis drei Varianten (Basis, Standard, erweitert) und eine Liste von Fragen, die den Endpreis präzisieren.

Bereiten Sie die Varianten vorab als Pakete je Veranstaltungsart vor. Der Vertrieb passt sie dann nur noch an und muss nicht jedes Angebot bei null aufbauen.

Betreff: Ihre Veranstaltung am [Datum] – Termin frei, Vorabangebot

Guten Tag Frau/Herr [Nachname],

vielen Dank für Ihre Anfrage zu [Art der Veranstaltung] am [Datum] in [Ort]. Nach unserem aktuellen Stand ist der Termin frei, und wir können ihn vorläufig bis zum [Datum] für Sie blockieren.

Auf Basis Ihrer Beschreibung bereiten wir zwei Varianten vor:

Variante A – Basis: [kurzer Umfang], rund [Spanne] zzgl. MwSt.
Variante B – Standard: [kurzer Umfang], rund [Spanne] zzgl. MwSt.

Für das genaue Angebot benötigen wir noch: [1. Zugang zur Location und Aufbauzeit], [2. Gästezahl], [3. ob Sie eine Bedienung der Technik wünschen].

Ich melde mich am [Tag] bei Ihnen, oder antworten Sie einfach direkt auf diese E-Mail.

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Telefon]

Die Vorlage ist bewusst kurz. Der Kunde sieht, dass der Termin realistisch ist, kennt die ungefähre Preisgrößenordnung und weiß, was als Nächstes folgt.

Schritt 4: Follow-up, das nicht vom Gedächtnis abhängt

Viele offene Angebote werden in der Saison von niemandem abgelehnt, es kümmert sich nur niemand mehr darum. Planen Sie das Follow-up deshalb gleich beim Versand des Angebots und tragen Sie es als Datum des nächsten Schritts in die Übersicht ein.

• Erste Erinnerung: einige Tage nach dem Versand, mit einer ergänzenden Information oder Frage, nicht nur „Wie sieht es aus?“.
• Vor Ablauf der vorläufigen Reservierung: Weisen Sie darauf hin, dass die Blockierung endet, und bieten Sie eine Verlängerung an.
• Abschluss: Reagiert der Kunde nicht, fragen Sie höflich, ob Sie die Anfrage schließen dürfen. Oft löst das eine Antwort aus.

Guten Tag Frau/Herr [Nachname],

die vorläufige Reservierung des Termins [Datum] für Ihre Veranstaltung gilt bis zum [Datum]. Soll ich sie verlängern oder das finale Angebot zu Variante [A/B] vorbereiten? Haben Sie sich anders entschieden, genügt eine kurze Antwort, und wir geben den Termin frei.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Ob das Follow-up funktioniert, erkennen Sie an wenigen einfachen Kennzahlen, etwa der Zeit bis zur ersten Antwort oder der Zahl der Angebote ohne nächsten Schritt. Eine Kennzahl, die dabei hilft, ist die Zeit bis zur Antwort; wie Sie Angebote darüber hinaus schneller und mit kontrollierten Preisen erstellen, lesen Sie in Angebote schneller erstellen, ohne die Kontrolle über die Preise zu verlieren.

Wie BOTrento diesen Ablauf unterstützt

Der beschriebene Ablauf funktioniert auch manuell. In der Saison ist es aber schwer, ihn bei jeder Anfrage einzuhalten. BOTrento Chief of Staff ist ein gesteuerter Prozess, der diese Schritte für das Team überwacht. Er liest die Anfrage aus dem Postfach, trägt sie in die Übersicht ein (CRM oder Tabelle), bereitet einen Antwortentwurf mit den fehlenden Fragen vor, erstellt ein Vorabangebot nach Ihren Paketen und schlägt einen Termin für das Follow-up vor.

Wichtig ist auch, was nicht passiert: Nichts wird ohne Freigabe durch einen Menschen versendet. Vertrieb oder Produktion prüfen jeden Entwurf für E-Mail und Angebot, passen ihn bei Bedarf an und senden ihn erst dann. Wie ein solcher Fall von der Anfrage bis zum Entwurf aussieht, sehen Sie in der Prozessdemo. Wie sich das mit Pipedrive oder HubSpot verbinden lässt, beschreibt CRM und KI: Antwort- und Angebotsentwürfe mit menschlicher Freigabe.

14 Tage kostenlos testen

Es wird nicht alles auf einmal eingeführt. Sie testen BOTrento 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungskarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Hochladen Ihrer Daten (Import oder Anbindung des Postfachs), für die Vorbereitung haben Sie 7 Tage. Eine Karte hinterlegen Sie erst am Ende, wenn Sie weitermachen möchten. Ohne Zahlung wird der Zugang gesperrt, der Datenexport bleibt verfügbar, und die Daten halten wir 30 Tage vor. Zur Orientierung: Im internen Pilot hat der Prozess in 7 Tagen 35 Anfragen, 18 E-Mails, 24 Angebote und 15 Aktionen bearbeitet.

Eigene API-Schlüssel und Daten

Die KI läuft über Ihre eigenen API-Schlüssel (zum Beispiel Anthropic Claude, OpenAI oder Google Gemini), und Sie bezahlen sie ohne Aufschlag direkt beim Anbieter. Die Einrichtung beschreibt die Hilfe zu API-Schlüsseln, die Zusammenhänge erklärt der Artikel Eigene API-Schlüssel für KI (BYOK). Wir speichern die Daten auf Servern in Deutschland (EU). Den für die Aufgabe nötigen Text verarbeitet über seine API der Modellanbieter, den Sie gewählt haben. Es handelt sich also nicht um eine geschlossene Verarbeitung, und das sollten Sie vorab wissen. Die Tarife und die kostenlose Testphase finden Sie unter 14 Tage kostenlos testen.