Angebots-Konversionsrate: So berechnen Sie sie richtig und was Sie daraus ablesen können

Team BOTrento10. 10. 2026 · Aktualisiert 12. 10. 20268 Min. Lesezeit

Definition: Was ist ein Angebot, was ein Auftrag?

Bevor Sie etwas berechnen, halten Sie auf einer Seite zwei Definitionen fest und bleiben dann dabei. Ändern Sie sie im Lauf der Monate, lassen sich die Zahlen nicht mehr vergleichen.

Was als Angebot zählt

• Nur versendete Angebote. Ein Entwurf oder ein Angebot, das Sie am Ende nicht verschickt haben, gehört nicht in den Nenner.
• Ein Vorgang = ein Angebot. Schicken Sie dem Kunden eine zweite oder dritte Version mit angepasstem Preis, bleibt es ein Vorgang. Würden Sie jede Version einzeln zählen, fiele die Konversionsrate künstlich niedrig aus.
• Varianten in einem Dokument (etwa Basis- und erweiterte Technik für eine Veranstaltung) zählen ebenfalls als ein Angebot.

Was als Auftrag zählt

• Legen Sie einen klaren Zeitpunkt fest: schriftliche Bestätigung, unterschriebene Bestellung oder bezahlte Anzahlung. Ein mündliches „wir nehmen es wahrscheinlich“ ist kein Auftrag.
• Ein Auftrag, den der Kunde nach der Bestätigung storniert, bleibt in der Konversion als gewonnen. Stornos erfassen Sie als eigene Zahl, sonst vermischen Sie in einer Kennzahl zwei verschiedene Probleme.

Anzahl oder Wert?

Die Konversion nach Anzahl sagt, wie oft Sie gewinnen. Die Konversion nach Wert (Summe der gewonnenen Beträge geteilt durch die Summe aller angebotenen Beträge) sagt, wie viel des angebotenen Volumens zu Aufträgen wurde. Verfolgen Sie beides. Weichen die beiden stark voneinander ab, gewinnen Sie meist vor allem kleine Aufträge und die großen entgehen Ihnen – oder umgekehrt.

Welchen Zeitraum wählen, damit die Zahlen nicht täuschen

Der häufigste Fehler: Sie berechnen die Konversion pro Kalendermonat und teilen die im September bestätigten Aufträge durch die im September versendeten Angebote. Ein Teil der September-Aufträge stammt aber aus Angeboten vom August, und über einen Teil der September-Angebote wird erst im Oktober entschieden.

Nach Kohorten rechnen, nach Versanddatum

Fassen Sie alle in einem Monat versendeten Angebote als eine Gruppe (Kohorte) zusammen und verfolgen Sie, wie jedes davon ausgegangen ist. Konversion der Kohorte = gewonnene Angebote dieser Gruppe / alle Angebote dieser Gruppe.

Zahlen „reifen“ lassen

Finden Sie heraus, wie lange Ihre Kunden üblicherweise für eine Entscheidung brauchen, und schließen Sie die Kohorte erst nach dieser Zeit. Bei Technikvermietung sind es oft Tage, bei großen Veranstaltungen und B2B-Dienstleistungen Wochen. Bis dahin weisen Sie die Konversion als vorläufig aus und nennen daneben die Zahl der Angebote, bei denen noch auf eine Antwort gewartet wird.

Offene Angebote nach Fristablauf

Ein Angebot ohne Antwort nach Ablauf der Gültigkeit ist nicht „offen“. Markieren Sie es nach dem letzten Follow-up als verloren, mit dem Grund „keine Reaktion“. Sonst sammeln sich im Nenner Angebote an, die nie abgeschlossen werden.

Segmente: Woraus sich etwas ablesen lässt

Eine Zahl für das ganze Unternehmen verrät Ihnen, ob sich etwas verändert. Warum, zeigen erst Segmente. Einem kleinen Unternehmen genügen in der Regel zwei bis drei aus dieser Liste:

• Anfragequelle – Website, Empfehlung, Bestandskunde, Anfrageportal. Bestandskunden konvertieren meist anders als Neukunden, mischen Sie sie daher nicht.
• Auftragstyp – zum Beispiel Miete ohne Bedienung, Miete mit Techniker, komplette Eventproduktion.
• Angebotsgröße – zwei oder drei Preisbänder, die für Ihr Geschäft sinnvoll sind.
• Antwortzeit – am selben Tag versendete Angebote im Vergleich zu später versendeten. Wie Sie die Antwortzeit messen, beschreiben wir im Artikel Antwortzeit auf Anfragen messen.
• Vertriebsmitarbeiter – Vorsicht: Unterschiede zwischen Personen erklärt oft eher, welche Anfragen sie bekommen, als wie gut sie verkaufen.
• Saison – bei Events und Vermietung unterscheidet sich die Konversion in der Hochsaison meist von der Nebensaison, weil Verfügbarkeit und Termindruck wechseln.

Die Konversion ist nur eine von mehreren Kennzahlen, die sich zu verfolgen lohnen. Wichtig ist, dass jede mit einer festen Definition erfasst wird – so wie hier für Angebote und Aufträge beschrieben.

Schritt für Schritt und Tabellenvorlage

1. Definitionen festhalten für Angebot und Auftrag (siehe oben) und an das ganze Team schicken.
2. Eine Übersicht anlegen – eine Tabelle genügt, in der jeder Vorgang eine Zeile hat. Ein CRM wie Pipedrive oder HubSpot funktioniert genauso.
3. Die letzten Monate nachtragen anhand des Postausgangs in Outlook oder Gmail. So sehen Sie, wie viele Informationen fehlen – und das sagt schon viel.
4. Bei jedem abgeschlossenen Angebot Ergebnis und Grund eintragen, vor allem bei verlorenen: Preis, Termin, Nichtverfügbarkeit, Konkurrenz, keine Reaktion, Kunde hat die Veranstaltung abgesagt.
5. Einmal pro Woche die Status aktualisieren und einmal im Monat die Konversion der abgeschlossenen Kohorten berechnen, gesamt und nach Segmenten.
6. Eine Sache zur Verbesserung auswählen und nach dem nächsten abgeschlossenen Zeitraum prüfen, ob sich die Konversion im betreffenden Segment bewegt hat.

Vorlage für die Angebotsübersicht

Wenn Sie auch die Angebote selbst vereinheitlichen wollen, damit sie sich besser vergleichen lassen, hilft eine feste Struktur mit gleichen Positionen und gleicher Gültigkeitsangabe.

Typische Fehler beim Lesen der Konversion

Kleine Stichprobe

Haben Sie in einem Segment nur wenige Angebote pro Monat, verschiebt ein Auftrag mehr oder weniger den Prozentwert stark. Fassen Sie deshalb längere Zeiträume oder ähnliche Segmente zusammen und nennen Sie neben dem Prozentwert immer auch die Zahl der Angebote.

Hohe Konversion ist nicht automatisch Erfolg

Gewinnen Sie fast alles, sind Sie vielleicht zu günstig – oder Sie beantworten nur die einfachen Anfragen und lassen die anspruchsvolleren stillschweigend liegen. Vergleichen Sie die Konversion daher mit der Zahl der Anfragen, auf die Sie gar nicht geantwortet haben.

Niedrige Konversion ist nicht automatisch ein Problem

Schicken Sie Angebote auch auf unklare oder offensichtlich unpassende Anfragen, sinkt die Konversion, obwohl Sie gut verkaufen. Die Lösung ist eine bessere Vorqualifizierung der Anfragen, nicht mehr Druck auf den Vertrieb.

Vermischte Segmente

Die Gesamtkonversion kann sinken, nur weil mehr Anfragen aus einem schwächer konvertierenden Kanal kommen, während sich in den einzelnen Segmenten nichts verändert hat. Bevor Sie etwas reparieren, schauen Sie auf die Segmente.

Fehlende Verlustgründe

Ohne Verlustgrund wissen Sie, dass Sie verlieren, aber nicht warum. Der Grund „keine Reaktion“ deutet zudem oft auf ein schwaches Follow-up hin, nicht auf einen falschen Preis. Wie Sie den nächsten Schritt in jedem Deal absichern, zeigt der Artikel zum Follow-up in Pipedrive.

Wie BOTrento Chief of Staff das löst

Die Konversion lässt sich nur dann sauber berechnen, wenn jede Anfrage und jedes Angebot in derselben Übersicht mit denselben Status landet. Bei manueller Arbeit im Postfach wird das in der Saison leicht vergessen. BOTrento Chief of Staff ist ein gesteuerter Prozess, der aus eingehenden Anfragen Vorgänge anlegt, Entwürfe für Antworten, Angebote und Follow-ups vorbereitet und den Status laufend in Ihre Übersicht (CRM oder Tabelle) einträgt.

• Der Mensch gibt frei. Ohne Ihre Freigabe wird nichts versendet. Entwürfe für E-Mails und Angebote prüft und versendet Ihr Team.
• Eigene API-Schlüssel. Das Sprachmodell läuft über den Anbieter, den Sie mit Ihrem eigenen Schlüssel wählen, und die KI bezahlen Sie direkt bei ihm. Wie das funktioniert, erklärt die Hilfe zu eigenen API-Schlüsseln.
• Daten. Wir speichern die Daten auf Servern in Deutschland (EU). Den für die Aufgabe nötigen Text verarbeitet der gewählte Modellanbieter über seine API. Es handelt sich also nicht um eine abgeschlossene Verarbeitung allein auf unserem Server.
• 14 Tage kostenlos testen. Sie starten mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase, ohne Zahlungskarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Hochladen Ihrer Daten (Import oder Postfachanbindung); für die Vorbereitung haben Sie 7 Tage. Prozess-KPI können Sie vorab festlegen, zum Beispiel die Antwortzeit oder den Anteil der Vorgänge mit ausgefülltem Status und Verlustgrund. Unsere Verantwortung betrifft die Übernahme und Behebung von Mängeln am gelieferten Prozess sowie diese vereinbarten Prozess-KPI, nicht aber Geschäftsergebnisse.

Wie ein Vorgang von der Anfrage bis zum Eintrag in der Übersicht aussieht, sehen Sie in der Prozessdemo. Die Bedingungen der Testphase finden Sie unter 14 Tage kostenlos testen. Ein Ablauf für den Eingang von Anfragen ist außerdem im Artikel Anfragen bearbeiten, ohne eine zu verlieren beschrieben.