Follow-up in Pipedrive: So hat jeder Deal einen geplanten nächsten Schritt

Team BOTrento6. 10. 20268 Min. Lesezeit

Warum Deals in Pipedrive ohne nächsten Schritt liegen bleiben

In kleinen Unternehmen sieht das meist ähnlich aus: Der Vertrieb schickt ein Angebot, hakt die Aktivität „Angebot senden“ ab und plant keine weitere, weil er auf die Antwort des Kunden wartet. Der Deal steht dann in der Phase „Angebot versendet“, und niemand bemerkt ihn, bis sich der Kunde von selbst meldet – oder auch gar nicht.

Die häufigsten Ursachen:

• Die Aktivität wird ohne Folgeaktivität geschlossen. Das Abhaken gilt als Ende der Arbeit, nicht als Moment, in dem der nächste Schritt geplant wird.
• Phasen beschreiben einen Zustand, keine Handlung. Aus dem Namen „Verhandlung“ lässt sich nicht ablesen, was wann passieren soll.
• Die Kommunikation läuft am CRM vorbei. Die Antwort landet im persönlichen Postfach, der Vertrieb antwortet vom Handy, und in Pipedrive ändert sich nichts.
• Das Schreiben der Erinnerung ist aufwendig. Muss man erst nachsehen, was dem Kunden angeboten wurde, und dann einen Text formulieren, wird das Follow-up aufgeschoben.

Die ersten drei Punkte sind eine Frage von Einrichtung und Disziplin. Der vierte ist eine Frage der Kapazität, und genau hier hilft ein vorbereiteter Antwortentwurf.

Die Regel vom einen nächsten Schritt: Aktivitäten und Phasen

Eine Aktivität ist eine Zusage, keine Notiz

Jede Aktivität sollte drei Dinge enthalten: ein Verb (anrufen, senden, klären), einen Termin und eine verantwortliche Person. „Beim Kunden melden“ ist schwach. „Anrufen und Veranstaltungstermin sowie Gästezahl klären – Donnerstag“ ist eine Aktivität, die sich erledigen und bewerten lässt.

Phasen entsprechen den Entscheidungen des Kunden

Benennen Sie die Phasen der Pipeline danach, was passieren muss, damit der Deal vorankommt. Für eine Eventagentur oder einen Technikverleih zum Beispiel:

Ein Deal ohne Aktivität ist ein Fehler, kein Zustand

Vereinbaren Sie im Team, dass ein offener Deal ohne geplante Aktivität nicht vorkommen darf. Reagiert der Kunde auch nach dem letzten Follow-up nicht, wird der Deal mit Begründung als verloren markiert. Die Pipeline zeigt dann, was wirklich los ist.

Das Nachfassen fällt leichter, wenn das Angebot selbst schnell beim Kunden ist und keine offenen Fragen lässt. Wie Sie Angebote zügig erstellen und die Preise dabei im Griff behalten, lesen Sie in Angebote schneller erstellen, ohne die Kontrolle über die Preise zu verlieren; Aufbau und Begleit-E-Mail finden Sie in Angebot ohne Rückfragen.

Follow-up in Pipedrive einrichten: Schritt für Schritt

1. Gehen Sie die Phasen der Pipeline durch. Schreiben Sie je Phase in einem Satz auf, was für den nächsten Schritt gelten muss. Phasen, bei denen das nicht gelingt, fassen Sie zusammen oder benennen sie um.
2. Vereinfachen Sie die Aktivitätstypen. Den meisten Unternehmen genügen Anruf, E-Mail, Termin und Aufgabe. Weniger Typen bedeuten weniger Zögern beim Planen.
3. Legen Sie je Phase den Standard-Folgeschritt fest. Bei „Angebot versendet“ ist das zum Beispiel eine Follow-up-E-Mail einige Werktage nach dem Versand. Wenn Ihre Konfiguration es erlaubt, lassen Sie die Aktivität beim Verschieben des Deals in die Phase automatisch entstehen.
4. Verbinden Sie E-Mail und CRM. Der Schriftverkehr mit dem Kunden sollte beim Deal sichtbar sein, damit die Person, die das Follow-up schreibt, weiß, was bereits besprochen wurde.
5. Legen Sie einen Filter „offene Deals ohne geplante Aktivität“ an. Das ist die wichtigste Kontrollansicht. Idealerweise ist sie leer.
6. Legen Sie einen zweiten Filter „überfällige Aktivitäten“ an. Er zeigt, wo eine Zusage nicht eingehalten wurde.
7. Führen Sie einen Pflichtgrund für Verluste ein. Ohne ihn werden Deals blind geschlossen, und man kann daraus nichts lernen.
8. Bereiten Sie Follow-up-Vorlagen vor für die häufigsten Situationen (siehe unten) und speichern Sie sie dort, wo das Team sie wirklich nutzt.

Wie Sie CRM und KI sauber kombinieren, beschreibt der Artikel CRM und KI: Antwort- und Angebotsentwürfe mit menschlicher Freigabe.

Wöchentlicher Pipeline-Check: Checkliste

Disziplin entsteht nicht aus der Einrichtung, sondern aus einer festen Gewohnheit. Es genügt ein kurzer Termin einmal pro Woche, möglichst am gleichen Tag zur gleichen Zeit, in dem nur die Ausnahmen durchgegangen werden:

• Filter „ohne geplante Aktivität“: Zu jedem Deal den nächsten Schritt ergänzen oder ihn schließen.
• Filter „überfällige Aktivitäten“: Mit neuem, realistischem Termin und Begründung umplanen.
• Deals, die ungewöhnlich lange in einer Phase stehen: Entscheiden, was sie voranbringt, oder als verloren schließen.
• Neue Anfragen der letzten Woche: Hat jede eine Antwort und eine verantwortliche Person?
• Verlorene Deals: Stimmen die Gründe, wiederholt sich einer?

In diesem Termin werden die einzelnen Deals nicht inhaltlich vertieft. Ziel ist, dass danach jeder offene Deal einen Namen, ein Verb und ein Datum hat.

Follow-up-Vorlagen, die Sie sofort nutzen können

Follow-up nach einem versendeten Angebot

Guten Tag [Anrede und Name],
ich möchte kurz an unser Angebot für [Veranstaltung / Miete] am [Termin] erinnern. Falls Ihnen etwas fehlt oder der Umfang angepasst werden soll, überarbeite ich es gern. Den Termin [Datum] halten wir bislang frei, ich würde ihn aber gern bestätigen, damit wir Technik und Personal reservieren können.
Passt Ihnen ein kurzes Telefonat am [Tag] oder am [Tag]?
Freundliche Grüße [Name]

Follow-up, wenn Angaben für das Angebot fehlen

Guten Tag,
damit ich Ihnen ein genaues Angebot senden kann, benötige ich noch drei Angaben: [Gästezahl], [Veranstaltungsort] und [Anreise- / Aufbauzeit]. Sobald ich sie habe, sende ich Ihnen das Angebot bis [Termin].
Vielen Dank, [Name]

Letztes Follow-up vor dem Abschluss

Guten Tag,
ich habe mich zum Angebot für [Veranstaltung] bereits mehrfach gemeldet und möchte nicht aufdringlich sein. Ich gehe davon aus, dass das Thema derzeit nicht aktuell ist, und schließe den Vorgang bei mir. Sollte sich die Lage ändern, genügt eine Antwort auf diese E-Mail, und wir knüpfen daran an.
Freundliche Grüße [Name]

Weitere Texte für die erste Reaktion auf eine Anfrage finden Sie im Artikel Anfragen schnell bearbeiten, ohne eine zu verlieren.

So löst BOTrento das: nächster Schritt als Entwurf zur Freigabe

Pipedrive zeigt gut, wo der nächste Schritt fehlt. Eine Antwort mit dem Kontext des Deals schreibt es aber nicht für Sie. BOTrento Chief of Staff ist ein gesteuerter Prozess, der eingehende Anfragen und Kundenantworten liest und Entwürfe für E-Mails, Angebote und weitere Schritte vorbereitet. Pipedrive bleibt dabei Ihr führendes System.

• Freigabe durch einen Menschen. Nichts wird ohne Freigabe versendet. Der Vertrieb prüft den Entwurf, passt ihn an und versendet ihn.
• Ein Pilot, ein Prozess. Der Start erfolgt mit einem messbaren Pilotprojekt, dessen Umfang fest ist: ein Postfach, Ihr CRM bzw. Ihre Tabelle und ein Vorgangstyp, zum Beispiel das Nachfassen nach dem Angebot.
• Eigene API-Schlüssel. Die KI bezahlen Sie direkt beim Anbieter Ihrer Wahl. Wie Sie Schlüssel hinterlegen und entfernen, beschreibt die Hilfe zu eigenen API-Schlüsseln; Hintergründe erklärt der Artikel Eigene API-Schlüssel für KI (BYOK).
• Daten. Wir speichern sie auf Servern in Deutschland (EU). Den für die Aufgabe nötigen Text verarbeitet der Modellanbieter, den Sie mit Ihrem eigenen Schlüssel wählen. Ein eigener Server in der EU, der eine externe KI-API aufruft, ist also keine in sich geschlossene Verarbeitung. Bei konkreten Rechtsfragen empfiehlt sich die Rücksprache mit einer Juristin oder einem Juristen.

Im internen Pilot hat der Prozess in 7 Tagen 35 Anfragen bearbeitet sowie 18 E-Mails, 24 Angebote und 15 weitere Schritte vorbereitet. Die Garantie betrifft die Übernahme und Behebung von Mängeln des gelieferten Prozesses sowie vereinbarte Prozess-KPI, nicht Umsatz oder Auftragszahl. Wie der Prozess in der Praxis aussieht, zeigt die Prozessdemo. Den Umfang der Tarife finden Sie in der Preisübersicht. Einen Überblick über Rolle und Grenzen von KI im Vertrieb bietet KI-Assistent für Unternehmen.