Angebotsvorlage für Dienstleistungen: Was hineingehört, was Sie weglassen und Text zum Kopieren

Team BOTrento8. 10. 20268 Min. Lesezeit

Was in die Angebotsvorlage gehört: 7 Pflichtbausteine

Die Vorlage hat nur eine Aufgabe: Jedes Angebot enthält dasselbe in derselben Reihenfolge, und Kunden müssen nichts suchen. Diese sieben Bausteine sollten immer enthalten sein, auch bei kleinen Aufträgen.

1. Kopfzeile und Identifikation. Angebotsnummer, Datum, Name des Kunden und Ansprechperson auf Ihrer Seite. Die Nummer ist vor allem dann nützlich, wenn Sie eine korrigierte Fassung senden.
2. Zusammenfassung der Anfrage. Zwei bis drei Sätze dazu, wie Sie die Anfrage verstanden haben: Termin, Ort, Umfang, Ziel. Der Kunde sieht sofort, ob Sie etwas missverstanden haben.
3. Leistungsumfang. Was genau Sie liefern, am besten in Stichpunkten. Bei Dienstleistungen ist das wichtiger als der Preis, weil hier die meisten Diskussionen entstehen.
4. Preis nach Positionen. Position, Menge, Einheit, Einzelpreis, Summe. Geben Sie immer an, ob der Preis netto oder brutto ist.
5. Annahmen und Ausschlüsse. Worauf der Preis beruht (Zugang zum Ort, Dauer der Veranstaltung, Unterlagen vom Kunden) und was nicht enthalten ist.
6. Gültigkeit und Bedingungen. Bis wann das Angebot gilt, wie der Termin reserviert wird, Anzahlung und Stornobedingungen.
7. Nächster Schritt. Ein Satz dazu, was der Kunde tun soll: per E-Mail bestätigen, eine Variante wählen, ein kurzes Telefonat vereinbaren.

Eine ausführliche Checkliste für den Versand finden Sie im Artikel Angebot ohne Rückfragen: Aufbau, Checkliste und Vorlage für die Begleit-E-Mail.

Angebotsvorlage zum Kopieren

Fügen Sie den folgenden Text in Ihr Dokument oder Ihren E-Mail-Entwurf ein. Ersetzen Sie die eckigen Klammern durch konkrete Angaben und löschen Sie, was Sie nicht brauchen. Die Vorlage geht von einem Angebot als Anhang und einer kurzen Begleit-E-Mail aus.

Angebot Nr. [Nummer] vom [Datum]
Für: [Firma, Ansprechperson]
Bearbeitung: [Name, Telefon, E-Mail]

So verstehen wir Ihre Anfrage
[Art der Veranstaltung / Leistung] am [Termin] in [Ort] für etwa [Personenzahl / Umfang]. Ziel ist [Ziel des Kunden in einem Satz].

Das liefern wir
– [Leistungsposition 1]
– [Leistungsposition 2]
– [Transport, Aufbau, Bedienung, Abbau]

Preis
[Tabelle: Position | Menge | Einheit | Einzelpreis | gesamt]
Gesamt: [Betrag] € netto / [Betrag] € brutto

Optional ergänzen wir gern
– [optionale Position] — [Preis] € netto
– [optionale Position] — [Preis] € netto

Der Preis gilt unter der Annahme, dass
– [Zugang zum Ort von … bis …]
– [die Veranstaltung nicht länger dauert als …]
– [Sie die Unterlagen bis … liefern]
Nicht im Preis enthalten: [z. B. Übernachtung, Stromanschluss, Raummiete].

Gültigkeit und Bedingungen
Das Angebot gilt bis [Datum]. Wir halten den Termin nach Bestätigung und Zahlung der Anzahlung in Höhe von [Betrag]. Stornobedingungen: [kurz].

Nächster Schritt
Wenn das Angebot für Sie passt, antworten Sie einfach mit „Ich bestätige Variante [X]“, und wir senden Ihnen die Unterlagen zur Anzahlung.

Halten Sie die Begleit-E-Mail kurz: Zusammenfassung in einem Satz, Gesamtpreis, Gültigkeit und derselbe nächste Schritt. Alles Weitere steht im Anhang.

Varianten und optionale Positionen: So tragen Sie sie ein, damit sie die Entscheidung erleichtern

Varianten und optionale Positionen sind zwei verschiedene Werkzeuge. Wenn Sie sie vermischen, wird das Angebot unnötig kompliziert.

Varianten: höchstens drei, jede mit klarem Unterschied

Eine Variante ist eine andere Lösung für dieselbe Anfrage. Sie eignet sich, wenn der Kunde kein Budget genannt hat oder wenn es einen sinnvollen günstigeren und einen besseren Weg gibt. Die Regeln:

• Zwei oder drei Varianten, nicht mehr. Mehr Optionen bedeuten längeres Entscheiden.
• Jede Variante bekommt einen kurzen Namen nach dem Ergebnis, nicht „A, B, C“, zum Beispiel „Basis-Beschallung“, „Beschallung + Licht“, „Komplettproduktion“.
• Beschreiben Sie in einem Satz, für wen sie gedacht ist, und kennzeichnen Sie, welche Sie empfehlen und warum.
• Zeigen Sie die Unterschiede in einer Tabelle, damit der Kunde nicht drei Dokumente vergleichen muss.

Optionale Positionen: Ergänzungen mit eigenem Preis

Eine optionale Position ist eine Ergänzung, die zu jeder Variante hinzugefügt werden kann: eine Stunde Verlängerung, ein Ersatzmikrofon, ein Wochenendzuschlag für den Aufbau. Führen Sie sie separat unter dem Hauptpreis auf, und immer mit Preis. „Auf Anfrage“ ohne Betrag führt nur zur nächsten E-Mail-Runde.

Rechnen Sie optionale Positionen nicht in den Gesamtpreis ein. Der Kunde soll den reinen Preis der gewählten Variante sehen und darunter, um wie viel er steigt, wenn er etwas hinzunimmt.

Was Sie aus dem Angebot weglassen

Vorlagen neigen dazu, aufzuquellen. Jeder, der damit arbeitet, ergänzt etwas, und niemand nimmt etwas heraus. Diese Dinge gehören nicht ins Angebot:

• Eine ganzseitige allgemeine Firmenvorstellung. Der Kunde hat Sie bereits angesprochen. Ein Satz oder ein separater Verweis auf Referenzen genügt.
• Interne Kalkulation und Margen. Einkaufspreise, Stundensätze von Subunternehmern und Notizen für Kollegen gehören in eine interne Tabelle, nicht ins PDF.
• „Ca.“, „circa“, „nach Vereinbarung“ bei Hauptpositionen. Wenn Sie den Preis wirklich nicht kennen, schreiben Sie die Annahme dazu, auf der er beruht, und was passiert, wenn sie nicht zutrifft.
• Die vollständigen AGB im Text. Nehmen Sie nur das Wesentliche auf (Gültigkeit, Anzahlung, Storno) und verweisen Sie für den Rest auf einen Anhang.
• Mehrere nächste Schritte. „Rufen Sie an, schreiben Sie, füllen Sie das Formular aus oder kommen Sie vorbei“ bedeutet, dass der Kunde nichts tut.
• Alter Text aus einem anderen Auftrag. Ein kopierter Absatz mit fremdem Ort oder Termin untergräbt das Vertrauen mehr als ein Tippfehler.

So pflegen Sie die Vorlage: Vorgehen in 5 Schritten

Eine Vorlage funktioniert nur, wenn das Team ihr vertraut. Dieses Vorgehen kostet ab und zu eine kurze Besprechung und erspart viele Korrekturen in einzelnen Angeboten.

1. Eine Hauptversion an einem Ort. Nicht fünf Kopien auf verschiedenen Rechnern. Wer eine Änderung möchte, schlägt sie vor, und eine Person arbeitet sie ein.
2. Preisliste getrennt von der Vorlage. Die Vorlage enthält Struktur und Texte, die Preise kommen aus einer aktuellen Tabelle. Wie Sie das verbinden, ohne die Kontrolle über die Preise zu verlieren, beschreiben wir im Artikel Angebote schneller erstellen, ohne die Kontrolle über die Preise zu verlieren.
3. Sammeln Sie die Rückfragen, mit denen Angebote zurückkommen. Jede wiederkehrende Frage ist eine fehlende Zeile bei den Annahmen oder im Leistungsumfang.
4. Gehen Sie die Vorlage nach der Saison durch. Streichen Sie Bausteine, die niemand ausfüllt, und ergänzen Sie Ausschlüsse, die sich als strittig erwiesen haben.
5. Mit dem Angebot ist es nicht getan. Notieren Sie zu jedem versendeten Angebot das Datum, an dem Sie sich beim Kunden wieder melden. Rhythmus und Texte für Erinnerungen finden Sie im Artikel Angebot ohne Rückfragen.

Wie BOTrento mit Angeboten arbeitet

Die Vorlage klärt, was im Angebot steht. Sie klärt nicht, ob es jemand rechtzeitig vorbereitet, ob aktuelle Preise darin stehen und ob sich nach dem Versand jemand meldet. Das ist eine Aufgabe für einen gesteuerten Prozess, nicht für ein weiteres Dokument.

BOTrento Chief of Staff liest Anfragen aus dem Postfach, gleicht sie mit Ihrer Erfassung (CRM oder Tabelle) ab und bereitet einen Entwurf für Antwort und Angebot nach Ihrer Vorlage und Ihrer Preisliste vor. Nichts wird ohne Freigabe durch einen Menschen versendet – die Vertriebsperson prüft den Entwurf, passt ihn an und sendet ihn erst dann. Der Prozess überwacht zugleich den nächsten Schritt, damit kein Angebot ohne Nachfassen liegen bleibt.

• Pilot an einem Prozess: fester Umfang mit einem Postfach, einer Erfassung und einem Typ von Geschäftsfällen, zum Beispiel Anfragen zum Technikverleih. Gemessen werden vereinbarte Prozesskennzahlen, nicht versprochener Umsatz.
• Eigene API-Schlüssel: Die KI bezahlen Sie direkt beim Anbieter des Modells, den Sie wählen, ohne Aufschlag. Die Schlüssel sind verschlüsselt und lassen sich jederzeit entfernen; wie Sie sie einrichten, beschreibt die Hilfe zu eigenen API-Schlüsseln.
• Daten: Wir speichern sie auf Servern in Deutschland (EU). Den für die Aufgabe nötigen Text verarbeitet der Anbieter des Modells über Ihren API-Schlüssel. Es handelt sich um den Aufruf einer externen KI-API, nicht um eine abgeschlossene Berechnung.

Im internen Pilot verarbeitete der Prozess in 7 Tagen 35 Anfragen, bereitete 18 E-Mails, 24 Angebote und 15 Aktionen vor. Wie ein solcher Ablauf Schritt für Schritt aussieht, zeigt die Prozessdemo von der Anfrage bis zum Angebot. Den Umfang der Tarife finden Sie in der Preisübersicht.