Was kostet ein KI-Assistent für Unternehmen? Woraus sich der Preis zusammensetzt und worauf Sie achten sollten

Team BOTrento8. 10. 2026 · Aktualisiert 12. 10. 20269 Min. Lesezeit

Der Preis eines KI-Assistenten für Unternehmen setzt sich in der Regel aus drei Teilen zusammen: der Servicegebühr (Einrichtung, Anbindung, Betreuung), dem Verbrauch des Sprachmodells und der Zeit Ihrer Mitarbeitenden für Einführung und Freigaben. Was Sie am Ende zahlen, hängt vor allem davon ab, wie viele Geschäftsfälle der Assistent pro Monat bearbeitet und ob Sie das Modell über den Anbieter oder direkt beim Modellanbieter mit eigenem API-Schlüssel bezahlen.

Auf der Preisliste sehen Sie oft nur den ersten Teil, und so werden Angebote verglichen, die sich nicht vergleichen lassen. Im Artikel finden Sie die Kostenaufteilung, eine Liste der gern vergessenen Posten, einen Rechenweg und Fragen, die Sie dem Anbieter vor der Unterschrift stellen sollten.

Woraus sich der Preis eines KI-Assistenten zusammensetzt

Ob Selbstbedienungswerkzeug oder gesteuerter Prozess: Sie zahlen immer für drei Dinge. Der Unterschied liegt nur darin, wie viel davon auf der Rechnung steht.

1. Service

Einrichtung des Prozesses, Anbindung an Postfach und Erfassung (CRM oder Tabelle), Vorlagen für Antworten und Angebote, Betreuung des laufenden Betriebs, Fehlerbehebung und Berichte. Bei einem Chat in Eigenregie übernimmt diese Arbeit jemand aus Ihrem Team. Sie bezahlen sie also nicht beim Anbieter, sondern mit Ihrer Arbeitszeit.

2. Verbrauch des Sprachmodells

Jeder Entwurf für eine E-Mail oder ein Angebot bedeutet einen Modellaufruf über die API. Abgerechnet wird nach der Menge des verarbeiteten Textes. Dieser Posten wächst mit der Zahl der Anfragen und der Länge der Unterlagen, etwa wenn der Assistent lange Anhänge oder einen ganzen E-Mail-Verlauf liest.

3. Interne Zeit

Vorbereitung der Unterlagen (Preislisten, typische Angebote, Rabattregeln), Einarbeitung und vor allem die laufende Freigabe der Entwürfe. Freigaben sind im Vertrieb notwendig, weil über Preis, Termin und Versand ein Mensch entscheiden muss. Es ist aber Zeit, die Sie einplanen müssen.

Wie Sie diese Posten schätzen und monatlich verfolgen, beschreiben wir ausführlicher im Artikel KI-Kosten im Unternehmen: So schätzen Sie sie im Voraus und behalten sie im Griff.

Service vs. Modell: Warum getrennte Abrechnung sinnvoll ist

Manche Angebote haben einen einzigen Pauschalpreis, in dem Service und Modellverbrauch stecken. Das wirkt einfach, aber Sie sehen nicht, wie viel Sie für die Arbeit und wie viel Sie für die KI zahlen, und der Anbieter kann auf den Verbrauch einen Aufschlag legen.

Das zweite Modell heißt BYOK (Bring Your Own Key), also eigene API-Schlüssel. Das Unternehmen legt ein Konto beim Modellanbieter an, zum Beispiel Anthropic, OpenAI oder Google, und hinterlegt den Schlüssel im System des Dienstleisters. Den Verbrauch zahlen Sie direkt beim Anbieter, ohne Zwischenstufe. Beim Dienstleister zahlen Sie nur den Service.

	Pauschale inklusive Modell	Eigene API-Schlüssel (BYOK)
Überblick über den Verbrauch	Nur über den Anbieter	Direkt in Ihrem Konto beim Modellanbieter
Aufschlag auf die KI	Kann im Preis versteckt sein	Keiner, Sie zahlen den Modellanbieter
Modellauswahl	Entscheidet der Anbieter	Entscheiden Sie
Ausgabenlimits	Laut Vertrag	Setzen Sie beim Modellanbieter selbst
Verwaltung	Eine Rechnung	Zwei Rechnungen, aber jede ist nachvollziehbar

Wie Sie einen Schlüssel anlegen und sicher hinterlegen, erklärt die Hilfe zu eigenen API-Schlüsseln.

Versteckte Kosten, die gern vergessen werden

Beim Angebotsvergleich lohnt es sich, diese Liste durchzugehen. Jeder Posten, den der Anbieter nicht abdeckt, landet bei Ihrem Team.

Anbindung an die Erfassung. Schreibt der Assistent nicht ins CRM oder in die Tabelle, muss jemand die Ergebnisse von Hand übertragen.
Anpassung von Vorlagen und Regeln. Preislisten und Konditionen ändern sich. Klären Sie, ob die Anpassung im Preis enthalten ist oder extra berechnet wird.
Überschreiten des Limits. Was passiert, wenn die Hochsaison kommt und mehr Anfragen eintreffen? Nachzahlung am Monatsende oder Hinweis vorab und Erhöhung nur mit Ihrer Zustimmung?
Betreuung und Fehler. Wer merkt, dass der Assistent das Postfach nicht mehr einliest? Wie schnell reagiert der Anbieter?
Zeit für das Korrigieren von Entwürfen. Ein schlecht eingerichteter Prozess erzeugt Entwürfe, die umgeschrieben werden müssen. Dann dauert die Freigabe fast so lange wie das Schreiben von Grund auf.
Beendigung. Erhalten Sie einen Export der Daten und Ergebnisse sowie eine Prozessbeschreibung? Oder fangen Sie bei null an?
Selbstbedienung. Beim allgemeinen Chat zahlen Sie die Lizenz, aber Einrichtung, Kopieren der Unterlagen und Nachfassen erledigen Ihre Leute. Den Unterschied behandeln wir im Artikel ChatGPT oder Claude im Unternehmen – oder ein gesteuerter KI-Prozess?

Rechenweg: So ermitteln Sie die monatlichen Kosten grob

Bevor Sie Preislisten vergleichen, ermitteln Sie Ihren eigenen Ausgangszustand. Dafür genügen eine Tabelle und ein Nachmittag.

Wählen Sie einen Prozess. Zum Beispiel „Anfrage zur Technikmiete → Angebot → Nachfassen“. Addieren Sie nicht alles, was KI eines Tages könnte.
Zählen Sie die Fälle pro Monat. Gehen Sie das Postfach des letzten Monats und der Saisonspitze durch. Zählen Sie Geschäftsfälle, nicht einzelne E-Mails.
Messen Sie die aktuelle Zeit. Notieren Sie bei einigen Fällen, wie lange Antwort, Angebot und Erinnerung dauern.
Fordern Sie eine Preisaufschlüsselung an. Service getrennt, Modell getrennt, Einführung getrennt. Liefert der Anbieter keine Aufschlüsselung, ist das schon eine Information.
Schätzen Sie den Modellverbrauch. Bei BYOK setzen Sie beim Modellanbieter ein monatliches Ausgabenlimit und passen es nach dem ersten Monat an die Realität an.
Rechnen Sie interne Zeit hinzu. Einführung einmalig, Freigaben laufend.
Legen Sie den Maßstab für den Testlauf fest. Was muss am Ende gelten, damit Sie weitermachen? Zum Beispiel, dass jede Anfrage einen Antwortentwurf und jedes Angebot einen geplanten nächsten Schritt hat.

Vorlage für die Berechnung

Posten	Einmalig	Monatlich	Anmerkung
Einführung / Einrichtung	…	–	Was genau ist enthalten?
Service (Tarif)	–	…	Wie viele Fälle inklusive?
Modellverbrauch	–	…	Eigener Schlüssel oder inklusive?
Interne Zeit – Unterlagen und Einarbeitung	…	–	Wer und wie viele Stunden
Interne Zeit – Freigaben	–	…	Schätzung pro Fall
Reserve für die Saisonspitze	–	…	Wie wird eine Überschreitung gelöst?

Fragen an den Anbieter vor der Unterschrift

Drucken Sie diese Fragen aus oder schicken Sie sie per E-Mail. Die Antworten sagen mehr als jede Preisliste.

Guten Tag,
bevor wir uns entscheiden, bitten wir um Antworten auf folgende Fragen:
1. Was genau ist im Preis des Services enthalten und was wird gesondert berechnet?
2. Zahlen wir den Modellverbrauch bei Ihnen oder direkt beim Modellanbieter mit eigenem API-Schlüssel? Gibt es einen Aufschlag?
3. Was ist die Abrechnungseinheit (E-Mail, Fall, Nutzer) und was passiert bei Überschreitung?
4. Geht etwas ohne Freigabe durch einen Menschen an Kunden hinaus?
5. Wo speichern Sie die Daten und wer verarbeitet die Texte für das Sprachmodell?
6. Was garantieren Sie und was nicht?
7. Was erhalten wir bei Beendigung der Zusammenarbeit?
Vielen Dank.

Seien Sie vorsichtig bei Anbietern, die Geschäftsergebnisse versprechen. Vertraglich absichern lässt sich nur, was der Anbieter wirklich beeinflusst: ein funktionierender gelieferter Prozess und vereinbarte Prozesskennzahlen, etwa dass jede Anfrage einen Antwortentwurf erhält. Was ein Assistent im Vertrieb realistisch leistet, fasst der Artikel KI-Assistent für Unternehmen: Was er im Vertrieb leistet, was nicht zusammen.

Wie BOTrento den Preis aufbaut

BOTrento Chief of Staff ist ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und weitere Vertriebsschritte. Der Preis ist so aufgeteilt, dass sichtbar ist, wofür Sie zahlen:

Tarif = Service. Einrichtung, Integration, Betreuung, Eskalation und Berichte. Monatlich zzgl. MwSt.: Start 199 € (100 bearbeitete Fälle), Business 399 € (300 Fälle), Enterprise 999 € (nach Vereinbarung).
Einheit ist der Geschäftsfall. Ein Fall ist ein im Monat aktiv analysierter Geschäftsfall mit höchstens fünf Entwürfen. Bei 80 % der Kapazität erhalten Sie einen Hinweis, eine Erhöhung erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung, und es entsteht keine unerwartete Nachzahlung.
Die KI zahlen Sie direkt. Sie hinterlegen eigene API-Schlüssel (Anthropic Claude, OpenAI, Google Gemini, Groq, ElevenLabs) und zahlen den Verbrauch ohne Aufschlag beim Anbieter. Die Schlüssel sind verschlüsselt, sichtbar sind nur die letzten vier Zeichen, und Sie können sie jederzeit entfernen.
Ein Mensch gibt frei. Entwürfe für E-Mails und Angebote gibt ein Mensch frei. Ohne Freigabe wird nichts versendet.
Daten. Wir speichern sie auf Servern in Deutschland (EU). Den für die Aufgabe nötigen Text verarbeitet der Modellanbieter, den Sie mit Ihrem eigenen Schlüssel wählen. Kommerzielle API-Anbieter verwenden Daten nicht zum Training. Ein eigener Server in der EU mit Aufruf einer externen KI-API ist jedoch keine geschlossene Verarbeitung.

Der Start erfolgt mit einer kostenlosen Testphase von 14 Tagen, ohne Zahlungskarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Hochladen Ihrer Daten (Import oder Anbindung des Postfachs); für die Vorbereitung haben Sie 7 Tage. Die Tarife Core, Team, Managed und AI sind im Testzeitraum enthalten. Eine Karte hinterlegen Sie erst am Ende, wenn Sie weitermachen möchten. Ohne Zahlung wird der Zugang bis zur Begleichung gesperrt, der Datenexport bleibt verfügbar, und die Daten halten wir 30 Tage vor. Alles Weitere finden Sie unter 14 Tage kostenlos testen. Wie der Prozess in der Praxis aussieht, zeigt die Prozessdemo von der Anfrage bis zum Angebot. Zur Orientierung: Im internen Pilot bearbeitete der Prozess in 7 Tagen 35 Anfragen, 18 E-Mails, 24 Angebote und 15 Aktionen.

Häufige Fragen

Was kostet ein KI-Assistent für ein kleines Unternehmen?

Das hängt von der Zahl der Geschäftsfälle pro Monat ab und davon, ob Sie das Modell über den Anbieter oder direkt mit eigenem API-Schlüssel bezahlen. Addieren Sie die Servicegebühr, den Modellverbrauch und die Zeit Ihrer Mitarbeitenden für Einführung und Freigaben.

Was bedeutet BYOK, also eigener API-Schlüssel?

Das Unternehmen legt ein Konto beim Anbieter des Sprachmodells an und hinterlegt den Schlüssel im System des Dienstleisters. Den KI-Verbrauch zahlen Sie direkt beim Modellanbieter ohne Aufschlag, beim Dienstleister nur den Service.

Ist ein allgemeiner Chat günstiger als ein gesteuerter Prozess?

Die Lizenz eines Chats ist oft niedriger, aber Einrichtung, Übertragen der Unterlagen in die Erfassung und Nachfassen erledigen Ihre Leute. Vergleichen Sie die Gesamtkosten inklusive interner Zeit, nicht nur die Lizenz.

Wie vermeide ich eine unerwartete Nachzahlung?

Fragen Sie, was die Abrechnungseinheit ist und was bei Überschreitung des Limits passiert. Achten Sie auf einen Hinweis vorab und eine Erhöhung nur mit Ihrer Zustimmung. Bei eigenen API-Schlüsseln setzen Sie zusätzlich ein Ausgabenlimit beim Modellanbieter.

Warum mit einem Testlauf beginnen?

Ein Testlauf an einem Prozess zeigt die tatsächliche Zahl der Fälle, den Modellverbrauch und den Zeitaufwand für Freigaben. Sie entscheiden dann anhand von Zahlen aus dem eigenen Betrieb statt anhand von Schätzungen.

Zusammenfassung

Den Preis eines KI-Assistenten bilden Service, Verbrauch des Sprachmodells und interne Zeit für Einführung und Freigaben.
Mit eigenen API-Schlüsseln (BYOK) sehen Sie den KI-Verbrauch direkt und zahlen keinen Aufschlag darauf.
Versteckte Kosten stecken oft in der Anbindung an die Erfassung, in Anpassungen von Vorlagen, in Limitüberschreitungen und in der Beendigung.
Zählen Sie vor der Unterschrift die Fälle pro Monat und fordern Sie eine Preisaufschlüsselung an.
Starten Sie mit einem Testlauf an einem Prozess und entscheiden Sie anhand der gemessenen Prozesskennzahlen.

BOTrento 14 Tage kostenlos ausprobieren

Schreiben Sie uns an info@botrento.com, welche Art von Anfragen Sie bearbeiten. Wir melden uns werktags innerhalb von 24 Stunden, und eine Demo an Ihren Daten bereiten wir innerhalb von 7 Tagen vor. Füllen Sie ein paar Angaben aus — der Zugang kommt sofort per E-Mail. Beim Verbinden Ihres Postfachs helfen wir gern.

14 Tage kostenlos, ohne Karte und ohne eigenen API-Schlüssel. Der Testzeitraum beginnt erst, wenn Ihre Daten zum ersten Mal geladen sind. Danach ab 79 € pro Monat zzgl. MwSt., KI inklusive.

Nichts wird ohne Ihre Freigabe versendet. Eine Karte hinterlegen Sie erst am Ende, wenn Sie weitermachen; ohne Zahlung wird der Zugang bis zur Zahlung gesperrt, Daten bleiben 30 Tage gespeichert und der Export ist verfügbar. Preise · Prozess-Demo ansehen