Anfrage per E-Mail beantworten: 5 Vorlagen für Situationen, die Sie jede Woche lösen

Team BOTrento4. 10. 2026 · Aktualisiert 14. 10. 20269 Min. Lesezeit

Was jede Antwort auf eine Anfrage enthalten muss

Unabhängig von der Situation sollte der Kunde nach Ihrer E-Mail drei Dinge wissen: dass sich jemand um seine Anfrage kümmert, wer das ist und was als Nächstes passiert. Gehen Sie vor dem Versenden kurz diese Checkliste durch:

• Anrede und Bezug zur Anfrage – Name, Termin oder Art der Veranstaltung, damit klar ist, dass es keine Massenantwort ist.
• Name einer konkreten Person – nicht „Vertrieb“, sondern die Person, die für die Anfrage zuständig ist.
• Nächster Schritt mit Termin – „Das Angebot schicke ich Ihnen bis Donnerstag“ ist besser als „Wir melden uns“.
• Höchstens drei Fragen – brauchen Sie mehr, bieten Sie ein kurzes Telefonat an.
• Klare Bedingungen – nennen Sie beim Richtpreis immer, was enthalten ist, was nicht und wie lange er gilt.
• Eintrag in der Erfassung – tragen Sie nach dem Versand Status und Datum des nächsten Schritts im CRM oder in der Tabelle ein.

Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen, und genau deshalb gehen Anfragen verloren. Ausführlicher beschreiben wir das im Artikel Anfragen schnell bearbeiten, ohne eine zu verlieren.

Vorlagen 1 und 2: Eingangsbestätigung und Rückfragen

Vorlage 1: Eingangsbestätigung

Nutzen Sie sie, wenn Sie nicht sofort inhaltlich antworten können, etwa weil Sie bei einer Veranstaltung sind oder die Verfügbarkeit der Technik noch klären müssen. Der Kunde soll nicht im Ungewissen warten und in der Zwischenzeit bei der Konkurrenz anfragen.

Betreff: Ihre Anfrage – [Art der Veranstaltung], [Datum]

Guten Tag Frau [Nachname],

vielen Dank für Ihre Anfrage zu [Veranstaltung / Vermietung] am [Datum] in [Ort]. Ich bin für Ihre Anfrage zuständig und prüfe gerade die Verfügbarkeit von [Technik / Team] für Ihren Termin.

Bis [Tag, Uhrzeit] erhalten Sie von mir die Terminbestätigung und einen Richtpreis. Falls es in der Zwischenzeit etwas gibt, das ich wissen sollte (Budget, Gästezahl, besondere Anforderungen), antworten Sie einfach auf diese E-Mail.

Freundliche Grüße
[Name], [Telefon]

Vorlage 2: Rückfragen

Eine Anfrage wie „Wir brauchen Beschallung für unsere Firmenfeier“ reicht für ein Angebot nicht aus. Fragen Sie nur nach dem, ohne das Sie den Preis nicht berechnen können, und nummerieren Sie die Fragen, damit der Kunde sie Punkt für Punkt beantworten kann.

Betreff: Re: Beschallung – [Datum] – 3 kurze Fragen

Guten Tag Herr [Nachname],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Der Termin am [Datum] ist bei uns derzeit frei. Damit ich Ihnen ein genaues Angebot schicken kann, benötige ich noch folgende Angaben:

1. Wie viele Gäste erwarten Sie, und findet die Veranstaltung drinnen oder draußen statt?
2. Gibt es nur Sprachbeiträge oder auch Livemusik bzw. einen DJ?
3. Brauchen Sie während der gesamten Veranstaltung auch eine Betreuung der Technik?

Wenn es einfacher ist, das telefonisch zu besprechen, rufe ich Sie morgen Vormittag gern an. Das Angebot schicke ich Ihnen innerhalb eines Werktags nach Ihrer Antwort.

Freundliche Grüße
[Name], [Telefon]

Vorlage 3: Richtpreis

Ein Richtpreis hilft Kunden oft bei der ersten Einordnung. Er muss kein endgültiges Angebot sein, aber er muss klar abgegrenzt sein, damit später kein Streit entsteht. Warum in der Saison vor allem Tempo und ein geprüfter Termin zählen, lesen Sie im Artikel Anfragen in der Eventagentur: So meistern Sie die Hochsaison.

Betreff: Richtpreis – [Art der Veranstaltung], [Datum]

Guten Tag Frau [Nachname],

den Termin am [Datum] halten wir für Sie vorläufig bis [Datum] frei. Nach dem, was wir bisher wissen, ergibt sich ein Richtpreis von:

[Betrag] zzgl. MwSt.

Enthalten sind: [Technik, Transport, Aufbau, Betreuung].
Nicht enthalten sind: [z. B. Strom vor Ort, längere Laufzeit als X Stunden].

Das endgültige Angebot schicke ich Ihnen nach Bestätigung von [Gästezahl / Ablaufplan]. Wenn Umfang und Preis für Sie passen, genügt eine kurze Antwort, dann bereite ich die Unterlagen für die Beauftragung vor.

Freundliche Grüße
[Name], [Telefon]

Tipp: Nennen Sie immer, bis wann Sie den Termin halten. Das ist fair gegenüber dem Kunden und gibt Ihnen zugleich einen natürlichen Anlass zum Nachfassen.

Vorlagen 4 und 5: Absage und Weiterleitung

Vorlage 4: Höfliche Absage

Eine Absage ist besser als keine Antwort. Der Kunde merkt sich, dass Sie fair waren, und kommt beim nächsten Mal vielleicht mit einem passenderen Auftrag zurück. Erklären Sie nicht zu lang und lassen Sie die Tür offen.

Betreff: Re: Anfrage [Art der Veranstaltung], [Datum]

Guten Tag Herr [Nachname],

vielen Dank, dass Sie sich an uns gewandt haben. Für den [Datum] haben wir leider keine freie Kapazität bei [Technik / Team] und könnten den Auftrag daher nicht in der Qualität umsetzen, die wir uns wünschen.

Falls sich der Termin verschieben lässt oder für Ihre weiteren Veranstaltungen, erstelle ich Ihnen gern ein Angebot. Antworten Sie dazu einfach auf diese E-Mail.

Freundliche Grüße
[Name]

Vorlage 5: Weiterleitung an Kollegen oder Partner

Sie passt, wenn die Anfrage zu einem anderen Kollegen gehört oder Sie sie selbst nicht lösen können, aber einen verlässlichen Partner kennen. Entscheidend ist, den Kontakt so zu übergeben, dass der Kunde nicht alles noch einmal erklären muss.

Betreff: Ihre Anfrage – ich übergebe an meinen Kollegen [Name]

Guten Tag Frau [Nachname],

vielen Dank für Ihre Anfrage zu [Art der Veranstaltung]. Diese Art von Aufträgen betreut bei uns mein Kollege [Name], den ich in Kopie setze. Ich habe ihm alle Informationen aus Ihrer Nachricht weitergegeben, Sie müssen also nichts wiederholen.

[Name des Kollegen] meldet sich bis [Tag] bei Ihnen. Falls etwas sein sollte, bin ich ebenfalls erreichbar.

Freundliche Grüße
[Name]

Weisen Sie den Kunden bei einer Weiterleitung an einen externen Partner darauf hin, dass es sich um ein anderes Unternehmen handelt, und geben Sie seine Daten erst mit seiner Zustimmung weiter. Praktische Grundsätze zu personenbezogenen Daten in der Geschäftskommunikation fasst die Checkliste DSGVO und KI für Anfragen und Angebote zusammen; bei konkreten Fällen empfehlen wir die Rücksprache mit einem Juristen.

So führen Sie Vorlagen im Team Schritt für Schritt ein

Eine Vorlage allein löst nichts, wenn jeder im Team eine andere Version nutzt und niemand weiß, wer was beantwortet hat. Diese Schritte schaffen Sie an einem Nachmittag:

1. Gehen Sie die letzten Anfragen durch und sortieren Sie sie danach, welche erste Antwort sie gebraucht hätten. So sehen Sie, welche der fünf Situationen bei Ihnen am häufigsten vorkommen.
2. Passen Sie die Vorlagen an Ihre Branche an – ergänzen Sie typische Fragen, Standardpositionen im Preis und Formulierungen, die bei Ihnen funktionieren.
3. Legen Sie sie an einem gemeinsamen Ort ab, nicht in den persönlichen Signaturen einzelner Kollegen.
4. Vereinbaren Sie eine Regel für die erste Reaktion – zum Beispiel, dass jede Anfrage innerhalb einer festgelegten Zeit mindestens Vorlage 1 erhält.
5. Ordnen Sie jeder Vorlage einen nächsten Schritt in der Erfassung zu – nach Vorlage 2 „wartet auf Antwort des Kunden“, nach Vorlage 3 „Nachfassen am Tag, an dem die Terminreservierung abläuft“.
6. Prüfen Sie einmal pro Woche, wie viele Anfragen noch auf die erste Antwort warten und bei wie vielen Angeboten das Nachfassen fehlt.

Und noch etwas: Passen Sie die Vorlage immer so an, dass sie mindestens ein konkretes Detail aus der Anfrage enthält. Der Kunde erkennt den Unterschied zwischen einer individuellen Antwort und einem ausgefüllten Formular.

So löst BOTrento Chief of Staff das

Vorlagen sparen Schreibarbeit, aber sie stellen nicht sicher, dass überhaupt jemand auf die Anfrage antwortet, dass der Richtpreis zur tatsächlichen Verfügbarkeit passt und dass das Nachfassen rechtzeitig erfolgt. Das übernimmt BOTrento Chief of Staff als gesteuerten Prozess:

• Erkennt die Art der Anfrage im Postfach und bereitet einen Antwortentwurf nach Ihren Vorlagen vor – Bestätigung, Rückfragen, Richtpreis, Absage oder Weiterleitung.
• Nichts geht ohne Freigabe durch einen Menschen raus. Entwürfe für E-Mails und Angebote prüft und versendet immer jemand aus Ihrem Team.
• Trägt den Status in die Erfassung ein (CRM oder Tabelle) und erinnert an den nächsten Schritt, damit keine Anfrage ohne Verantwortlichen bleibt.
• Läuft mit Ihren eigenen API-Schlüsseln. Die KI bezahlen Sie direkt beim gewählten Modellanbieter; wie Sie Schlüssel hinterlegen und jederzeit entfernen, beschreibt die Hilfe zu eigenen API-Schlüsseln. Hintergründe zu BYOK finden Sie im Artikel Eigene API-Schlüssel für KI (BYOK). Die Daten speichern wir auf Servern in Deutschland (EU); den für die Aufgabe nötigen Text verarbeitet der Modellanbieter, den Sie gewählt haben.

Eingeführt wird er über eine 14-tägige kostenlose Testphase, ohne Zahlungskarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Hochladen Ihrer Daten (Import oder Postfachanbindung); für die Vorbereitung haben Sie 7 Tage. Zur Orientierung: Im internen Pilot hat der Prozess in 7 Tagen 35 Anfragen, 18 E-Mails, 24 Angebote und 15 Aktionen bearbeitet. Die Tarife finden Sie in der Preisübersicht. Wenn Sie lieber einen Chat in Eigenregie erwägen, erklärt der Artikel ChatGPT im Unternehmen oder gesteuerter KI-Prozess den Unterschied.