Angebotserstellung: Prozess und Beispiel von der Anfrage bis zum Follow-up

Team BOTrento24. 10. 20267 Min. Lesezeit

Der Ablauf im Überblick: fünf Schritte, ein Verantwortlicher

Im Beispiel fragt ein Unternehmen per E-Mail an: Es plant eine Firmenveranstaltung und möchte Ton- und Lichttechnik mieten. Die Anfrage ist knapp, wie so oft. So läuft der Prozess ab:

1. Prüfen: Was steht in der Anfrage, was fehlt?
2. Rückfragen: Fehlende Angaben in einer einzigen Mail klären.
3. Angebot erstellen: Positionen, Konditionen, Gültigkeit – in Ihrem üblichen Werkzeug, etwa lexoffice oder sevDesk.
4. Begleittext schreiben und versenden: Kurz zusammenfassen, was drinsteht, und den nächsten Schritt nennen.
5. Nachfassen: Zum vereinbarten Termin melden und etwas Nützliches mitbringen.

Wichtig ist, dass für jede Anfrage eine Person zuständig ist und der nächste Schritt mit Datum feststeht. Wie Sie das im Team organisieren, beschreibt der Beitrag zum Angebotsanfrageprozess für KMU.

Schritt 1 und 2: Anfrage prüfen und Rückfrage stellen

Die eingegangene Anfrage lautet sinngemäß: „Wir feiern im Herbst unser Firmenjubiläum und brauchen Ton und Licht. Können Sie uns ein Angebot machen?“ Für ein belastbares Angebot fehlen Termin, Ort, Personenzahl, Art der Veranstaltung und Aufbauzeiten.

Was Sie vor dem Angebot wissen müssen

• Datum, Uhrzeit sowie Auf- und Abbauzeiten
• Ort und Zugang (Etage, Lastenaufzug, Stromanschluss)
• Teilnehmerzahl und Programm (Reden, Band, Präsentation)
• Mit oder ohne Techniker vor Ort
• Budgetrahmen, falls der Kunde ihn nennen möchte

Eine ausführliche Liste finden Sie in der Angebotsanfrage-Checkliste. Stellen Sie alle Fragen in einer Mail, nicht nacheinander – das spart dem Kunden Zeit und Ihnen Schleifen.

Betreff: Ihre Anfrage Ton- und Lichttechnik – kurze Rückfragen für das Angebot

Guten Tag Frau [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Damit ich Ihnen ein passendes Angebot erstellen kann, brauche ich noch fünf Angaben:
1. Datum sowie mögliche Aufbau- und Abbauzeiten
2. Veranstaltungsort und Zugang für die Technik
3. Anzahl der Gäste und geplantes Programm
4. Gewünscht: Technik mit oder ohne Betreuung vor Ort?
5. Gibt es einen Budgetrahmen, an dem ich mich orientieren soll?

Sobald ich Ihre Antworten habe, sende ich Ihnen das Angebot bis [Tag].

Freundliche Grüße
[Name]

Das Versprechen am Ende („bis [Tag]“) ist wichtig: Es ist ein Termin, den Sie auch einhalten müssen. Notieren Sie ihn sofort.

Schritt 3: Das Angebot erstellen

Sobald die Antworten da sind, bauen Sie das Angebot auf. Der Inhalt hängt von Ihrer Branche ab, die Grundbausteine sind aber ähnlich:

• klare Leistungsbeschreibung mit Positionen (Technik, Personal, Transport, Auf- und Abbau)
• Preise netto, zzgl. MwSt., wie im B2B üblich
• Gültigkeit des Angebots und Zahlungsbedingungen
• Annahmen, die Sie getroffen haben (z. B. „Strom und Zugang vor Ort vorhanden“)

Die Annahmen sind der am häufigsten vergessene Punkt. Sie schützen Sie vor Diskussionen, wenn sich vor Ort etwas ändert. Das fertige Dokument exportieren Sie aus lexoffice, sevDesk oder Ihrer Vorlage als PDF.

Schritt 4: Der Begleittext – was in die Mail gehört

Viele schicken das PDF mit einem Satz wie „anbei unser Angebot“. Besser ist ein Begleittext, der den Kunden in dreißig Sekunden orientiert. Er enthält vier Dinge: eine Zusammenfassung in einem Satz, die zwei oder drei wichtigsten Punkte, die Gültigkeit und den vereinbarten nächsten Schritt.

Betreff: Angebot Ton- und Lichttechnik für Ihr Firmenjubiläum am [Datum]

Guten Tag Frau [Name],

vielen Dank für Ihre Angaben. Im Anhang finden Sie unser Angebot für Ton- und Lichttechnik inklusive Aufbau, Betreuung vor Ort und Abbau.

Kurz zusammengefasst:
– Enthalten sind [Leistung A], [Leistung B] und ein Techniker während der gesamten Veranstaltung.
– Wir sind davon ausgegangen, dass Strom und Zugang ab [Uhrzeit] bereitstehen.
– Das Angebot ist bis [Datum] gültig, damit wir die Technik für Sie reservieren können.

Wenn Sie möchten, gehen wir die Positionen kurz telefonisch durch. Ich melde mich am [Tag], um Ihre Fragen zu klären – oder rufen Sie mich gern vorher an.

Freundliche Grüße
[Name]

Der letzte Absatz ist der Kern: Sie kündigen das Nachfassen mit Datum an. Damit ist es für den Kunden keine Störung, sondern eine Abmachung. Mehr dazu im Beitrag Angebot nachfragen ohne Druck.

Schritt 5: Follow-up zum vereinbarten Termin

Am angekündigten Tag melden Sie sich – und bringen etwas Nützliches mit, nicht nur die Frage „Haben Sie schon entschieden?“. Das kann eine Zusatzinfo sein, etwa ein Hinweis zur Raumakustik, eine Alternative für die Beleuchtung oder die Information, bis wann Sie die Technik noch reservieren können.

Betreff: Zu unserem Angebot für den [Datum] – offene Fragen?

Guten Tag Frau [Name],

wie angekündigt melde ich mich zu unserem Angebot. Falls Ihnen eine Position unklar ist oder Sie eine Variante vergleichen möchten, erstelle ich Ihnen gern eine Alternative.

Zur Planung: Die Technik halte ich für Sie bis [Datum] vor. Danach kann ich den Termin nicht mehr zusichern.

Passt ein kurzes Telefonat am [Tag]?

Freundliche Grüße
[Name]

Wann Sie ein zweites Mal nachfassen und wann Schluss ist, erklärt Nachfassen nach dem Angebot. Wer häufig Zusagen vergisst, findet außerdem eine kurze Antwort zum Thema Follow-ups.

Checkliste vor dem Absenden

• Sind alle Rückfragen beantwortet oder die Annahmen im Angebot benannt?
• Stimmen Datum, Name und Preise in Mail und PDF überein?
• Nennt der Betreff Leistung und Anlass?
• Steht im Begleittext die Gültigkeit?
• Ist der nächste Schritt mit Datum festgehalten – im Kalender oder im CRM, etwa Pipedrive oder HubSpot?
• Hat eine zweite Person bei größeren Angeboten kurz gegengelesen?

Ein Hinweis zum Datenschutz: Kundendaten gehören nur dorthin, wo sie gebraucht werden. Wenn Sie KI-Werkzeuge nutzen, lohnt ein Blick in die Checkliste zur DSGVO bei KI im Vertrieb. Bei konkreten Fragen zu DSGVO oder EU-KI-Verordnung sollten Sie eine Rechtsberatung hinzuziehen.

Wie BOTrento diesen Ablauf unterstützt

Der beschriebene Prozess scheitert im Alltag selten am Wissen, sondern an Zeit und Übersicht. Genau hier setzt BOTrento Chief of Staff an, ein geführter Prozess für Anfragen, Angebote und Nachfassen.

• BOTrento beobachtet Anfragen und Angebote in Ihrem Postfach und in hochgeladenen Daten.
• Jeden Werktag früh zeigt die Übersicht „Heute 1+3“, was als Nächstes ansteht – in der App und per E-Mail.
• Entwürfe für Rückfragen, Angebotsmails und Follow-ups entstehen in vier Sprachen, auch auf Deutsch.
• Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“ werden erkannt und als Erinnerung festgehalten.
• Es wird nichts automatisch versendet: Jeden Entwurf prüft und gibt ein Mensch frei.

BOTrento ersetzt weder Ihr CRM noch Ihre Buchhaltung. Das Angebotsdokument erstellen Sie weiter in Ihrem gewohnten Werkzeug; Anhänge liest BOTrento nicht, es arbeitet mit dem Text der E-Mail. Die KI ist im Tarif enthalten, mit einem monatlichen Verbrauchslimit; ein eigener API-Schlüssel ist optional (Hilfe zu API-Schlüsseln).

Die Daten liegen auf Servern in Deutschland (EU). Den Ablauf sehen Sie in der Prozessvorschau. Für Agenturen und Technikbetriebe gibt es eigene Seiten, z. B. für Event- und Produktionsfirmen. Sie können das Ganze 14 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten testen, ohne Karte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen mit dem ersten erfolgreichen Datenupload.