Immobilien-Anfrage: Objekt-Matching im Maklerbüro in 5 Schritten

Team BOTrento4. 11. 20266 Min. Lesezeit

Warum der manuelle Abgleich so viel Zeit kostet

Eine typische Anfrage lautet: „Wir suchen eine 3-Zimmer-Wohnung in der Nähe der S-Bahn, gern mit Balkon, Budget flexibel.“ Bis daraus ein Vorschlag wird, müssen Sie mehrere Dinge erledigen:

• Kriterien aus dem Freitext herauslesen,
• den aktuellen Bestand durchsuchen (Tabelle, Portal, CRM),
• prüfen, ob die Objekte noch verfügbar sind,
• Exposé finden, Text schreiben, Besichtigung anbieten.

Jeder dieser Schritte ist einfach, aber in Summe bleiben Anfragen liegen, besonders wenn mehrere Personen im Team mitlesen. Wer zuerst mit einem passenden Vorschlag antwortet, hat bei Interessenten meist einen Vorteil. Wie Sie die Antwortzeit grundsätzlich verkürzen, steht in unserer Antwortseite „Schneller auf Verkaufsanfragen antworten“.

Welche Daten ein Abgleich wirklich braucht

Matching funktioniert nur so gut wie die Daten auf beiden Seiten. Legen Sie deshalb eine kleine, feste Kriterienliste fest, die Sie in jeder Anfrage suchen und bei jedem Objekt pflegen.

Wichtig ist das Feld „Status“ (frei, reserviert, verkauft/vermietet). Ohne diese Angabe schlägt jedes System Objekte vor, die es nicht mehr gibt.

In fünf Schritten zum Objektvorschlag

1. Objektliste bereinigen: Eine Zeile pro Objekt, die Kriterien aus der Tabelle oben als Spalten, dazu ein Link oder Dateiname zum Exposé. Export aus Ihrem CRM oder Ihrer Maklersoftware als CSV/XLSX reicht.
2. Anfrage lesen und Kriterien notieren: Lage, Größe, Budget, Ausstattung, Zeitpunkt. Was fehlt, markieren Sie als Rückfrage.
3. Bestand filtern: Harte Kriterien (Budget, Mindestgröße, Status) zuerst, weiche (Balkon, Nähe zur S-Bahn) danach. So bleiben zwei bis drei Treffer statt einer langen Liste.
4. Antwort entwerfen: Ein kurzer Text mit den passenden Objekten, jeweils mit dem Grund „passt, weil …“, und einem Terminvorschlag für die Besichtigung.
5. Prüfen, senden, nachfassen: Sie lesen den Entwurf, korrigieren und senden selbst. Danach setzen Sie einen Termin zum Nachfassen.

Ist die Anfrage zu vage für Schritt 3, helfen gezielte Rückfragen. Ein Fragenkatalog dazu steht im Beitrag „Unklare Kundenanfrage? Mit gezielten Rückfragen schnell zum Angebot“.

Mustermail: Objektvorschlag mit Besichtigungstermin

Diese Vorlage können Sie als Textbaustein ablegen. Gerade im Team lohnt sich eine gemeinsame Sammlung, wie sie dieser Beitrag zu Textbausteinen beschreibt.

Betreff: Ihre Suche in [Lage] – zwei passende Objekte

Guten Tag Frau/Herr [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Nach Ihren Angaben (3 Zimmer, [Lage], bis [Budget]) passen aus unserem aktuellen Bestand besonders diese Objekte:

1. [Objekt A] – [Fläche], [Preis], passt, weil [Grund, z. B. Balkon und kurzer Weg zur S-Bahn].
2. [Objekt B] – [Fläche], [Preis], passt, weil [Grund].

Das Exposé zu beiden Objekten finden Sie im Anhang. Zwei Punkte würde ich gern noch klären: [Rückfrage, z. B. gewünschter Einzugstermin]. Für eine Besichtigung hätte ich am [Tag] oder [Tag] Zeit. Welcher Termin passt Ihnen besser?

Freundliche Grüße
[Name, Büro]

Schreiben Sie nur „passt, weil …“, wenn es auch stimmt. Wenn ein weiches Kriterium nicht erfüllt ist, nennen Sie es offen. Das spart Besichtigungen, die ohnehin nicht zum Abschluss führen.

Grenzen, Datenschutz und Verantwortung

Ein Abgleich liefert Vorschläge, keine Gewissheit. Verfügbarkeit, Preis und Konditionen müssen vor dem Versand stimmen, denn Ihre Interessenten verlassen sich darauf. Planen Sie deshalb immer eine menschliche Freigabe ein.

Anfragen enthalten personenbezogene Daten. Prüfen Sie, wo Daten gespeichert werden, welche Texte an einen KI-Anbieter gehen und ob Sie die Verarbeitung in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert haben. Eine praxisnahe Orientierung bietet die Antwortseite „Ist ein KI-Vertriebstool DSGVO-konform?“. Für Ihren konkreten Fall, auch mit Blick auf die EU-KI-Verordnung, sollten Sie sich rechtlich beraten lassen.

Beachten Sie außerdem: Inhalte von PDF-Exposés werden von vielen Werkzeugen nicht ausgewertet. Halten Sie die Kerndaten deshalb in der Tabelle fest, nicht nur im Anhang.

So unterstützt BOTrento den Ablauf

BOTrento Chief of Staff ist ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und Nachfassen. Er ersetzt weder Ihr CRM noch Ihre Maklersoftware, sondern arbeitet mit dem, was Sie bereitstellen:

• BOTrento beobachtet Anfragen im Postfach und in hochgeladenen Daten. Ihre Objektliste können Sie als CSV/XLSX importieren.
• Auf dieser Grundlage entstehen Entwürfe für Antworten und Nachfassmails, auch auf Deutsch.
• Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“ werden erfasst und als Erinnerung angezeigt.
• Jeden Werktag zeigt die Übersicht „Heute 1+3“, was als Nächstes ansteht.
• Nichts wird automatisch gesendet. Jeder Entwurf wird von einem Menschen freigegeben.

Der Anhang eines E-Mails wird nicht gelesen, das Postfach lässt sich über IMAP anbinden, bei Gmail oder Microsoft 365 aktuell per Weiterleitung oder Import. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland (EU). Texte, die für eine Aufgabe nötig sind, verarbeitet ein KI-Anbieter über eine API; ein Server in der EU mit externem KI-Aufruf ist deshalb kein geschlossenes System. Die KI ist im Tarif enthalten (mit Monatslimit), Details finden Sie unter Preise. Einen Eindruck vom Ablauf bekommen Sie in der Prozessvorschau.

Ob der Abgleich mit Ihrem Bestand sinnvolle Vorschläge liefert, sehen Sie am besten an echten Daten: Die Testphase von 14 Tagen ist kostenlos, ohne Zahlungskarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Datenimport.