DSGVO und KI-Outreach: Was bei Kaltakquise per E-Mail erlaubt ist – und was nicht

Team BOTrento17. 10. 20268 Min. Lesezeit

Zwei Gesetze, zwei Fragen: UWG und DSGVO

Bei Outreach per E-Mail prüfen Sie zwei verschiedene Dinge. Viele vermischen sie, deshalb hier getrennt:

• Darf ich diese E-Mail überhaupt schicken? Das regelt in Deutschland vor allem das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung gilt dort als unzumutbare Belästigung, und zwar ausdrücklich auch gegenüber Unternehmen. Eine „mutmaßliche“ Einwilligung, wie sie beim Telefon im B2B teilweise diskutiert wird, reicht bei E-Mail nicht.
• Darf ich die Daten dafür verarbeiten? Das regelt die DSGVO. Auch eine geschäftliche E-Mail-Adresse, die Vor- und Nachnamen einer Person enthält, ist ein personenbezogenes Datum. Sie brauchen also eine Rechtsgrundlage, müssen informieren und Widersprüche beachten.

Wichtig: Ein berechtigtes Interesse nach DSGVO macht eine Werbe-E-Mail nicht automatisch nach UWG zulässig. Fehlt die Einwilligung, nützt die sauberste Datenschutzdokumentation wenig.

In Österreich und der Schweiz gelten eigene Vorschriften (in Österreich vor allem das Telekommunikationsrecht, in der Schweiz das dortige UWG). Im Grundsatz sind auch sie bei unerwünschter Werbung per E-Mail streng. Gibt es Ausnahmen, etwa für Bestandskunden, unterscheiden sie sich im Detail. Wenn Sie grenzüberschreitend akquirieren, lassen Sie das konkret prüfen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Vier Situationen im Vertriebsalltag: wo die Grenze verläuft

Für die Praxis hilft es, jede E-Mail einer von vier Situationen zuzuordnen:

Die Ausnahme für Bestandskunden

Das deutsche UWG erlaubt E-Mail-Werbung ohne Einwilligung nur, wenn alle folgenden Punkte zusammen erfüllt sind:

• Sie haben die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung vom Kunden selbst erhalten.
• Sie bewerben eigene, ähnliche Leistungen.
• Der Kunde hat nicht widersprochen.
• Sie haben bei der Erhebung der Adresse und in jeder Mail klar darauf hingewiesen, dass er jederzeit widersprechen kann, ohne dass dafür andere Kosten als die üblichen Übermittlungskosten entstehen.

Eine reine Anfrage ohne Auftrag oder eine Visitenkarte von der Messe erfüllt diese Voraussetzungen in der Regel nicht. Im Zweifel holen Sie eine Einwilligung ein, idealerweise dokumentiert per Double-Opt-in.

Was KI daran ändert – und was nicht

Rechtlich ändert KI an der Zulässigkeit einer E-Mail nichts. Praktisch verschiebt sie aber die Risiken:

• Menge: Was früher einzelne Mails am Tag waren, wird mit einem Outreach-Tool schnell eine große Serie. Ein Fehler betrifft dann nicht einen Empfänger, sondern viele. Abmahnungen und Beschwerden bei Aufsichtsbehörden werden wahrscheinlicher.
• Datenherkunft: Tools, die Kontakte aus dem Netz oder aus Netzwerken zusammentragen und anreichern, verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie nicht selbst erhoben haben. Dann müssen Sie Betroffene informieren, und das wird selten sauber umgesetzt.
• Personalisierung: Eine KI-geschriebene, individuell wirkende Mail ist trotzdem Werbung. „Fühlt sich persönlich an“ ist kein Rechtfertigungsgrund.
• Automatischer Versand: Schickt ein System selbstständig, prüft niemand, ob der Empfänger widersprochen hat oder ob die Bestandskunden-Ausnahme greift.

Dazu kommt die EU-KI-Verordnung (AI Act). Wer KI im Vertrieb nur nutzt, ist vor allem Betreiber: Mitarbeitende brauchen ausreichende KI-Kompetenz, und bei bestimmten Einsätzen gelten Transparenzpflichten. Die Einzelheiten haben wir im Beitrag zur KI-Verordnung für KMU im Vertrieb zusammengefasst. Warum ein selbstständig akquirierender „AI SDR“ besonders heikel ist, lesen Sie in AI SDR und DSGVO.

Prüfliste vor jeder KI-gestützten Vertriebs-E-Mail

Diese Fragen sollte die Person beantworten, die eine Mail freigibt. Das geht schneller, als es aussieht, und wird mit der Zeit Routine.

1. Hat der Empfänger uns zuerst geschrieben oder ein Angebot angefordert? Dann ist es eine Antwort und keine Werbung.
2. Wenn nicht: Gibt es eine dokumentierte Einwilligung? Wann, wie und wofür wurde sie erteilt?
3. Falls Bestandskunde: Wurde wirklich schon etwas verkauft, ist das beworbene Angebot ähnlich, liegt kein Widerspruch vor?
4. Steht ein Widerspruchshinweis in der Mail, wenn sie werblich ist?
5. Sind Absender und Impressum erkennbar? Ist der Betreff ehrlich und nicht irreführend?
6. Welche Daten hat die KI dafür gesehen? Nur das, was für die Mail nötig ist? Keine Notizen über die Person, die dort nichts zu suchen haben?
7. Ist der Inhalt sachlich richtig? Keine erfundenen Termine, Preise oder Zusagen, die der Entwurf „kreativ“ ergänzt hat.
8. Wird ein Widerspruch sofort eingetragen, zum Beispiel im CRM wie Pipedrive oder HubSpot oder in Ihrer Sperrliste?

Mustertext: Bestandskunden-Mail mit Widerspruchshinweis

Betreff: Neues LED-Paket für Ihre Hausmesse im Frühjahr

Guten Tag Frau Berger,

bei Ihrer Kundenveranstaltung im Juni haben wir die Bühnentechnik geliefert. Für kleinere Formate haben wir jetzt ein kompaktes LED-Wand-Paket inklusive Aufbau im Programm. Wenn Sie für das Frühjahr etwas planen, schicke ich Ihnen gern ein unverbindliches Angebot.

Viele Grüße
Jonas Keller

Sie erhalten diese Nachricht, weil Sie bei uns Leistungen bezogen haben. Wenn Sie keine Informationen zu ähnlichen Angeboten mehr wünschen, antworten Sie einfach mit „Abmelden“. Es entstehen Ihnen dafür keine anderen als die üblichen Übermittlungskosten.

Für das datenschutzrechtliche Fundament, also Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung und was nicht ins Modell gehört, nutzen Sie unsere DSGVO-Checkliste für KI in der Geschäftskommunikation und die kurze Übersicht Ist ein KI-Vertriebstool DSGVO-konform?

Der erlaubte Hebel: eingehende Anfragen und Angebote

Für Firmen mit drei bis dreißig Personen liegt das Potenzial selten im Anschreiben Fremder. Es liegt in dem, was ohnehin hereinkommt. Anfragen bleiben im Postfach liegen, Rückfragen werden vergessen, versandte Angebote werden nie nachgefasst. All das ist rechtlich unproblematisch, weil der Kunde den Kontakt selbst gesucht hat.

Typische Lücken im Alltag:

• Eine Anfrage für eine Firmenfeier kommt Freitagabend an und wird erst Mittwoch beantwortet.
• Das Angebot für den Technikverleih ist raus, aber niemand hakt nach.
• Im Telefonat wurde „Ich melde mich bis Freitag“ zugesagt, und keiner hat es notiert.

Wie Sie das Nachfassen zuverlässig organisieren, beschreibt Follow-ups bei Angeboten nicht mehr vergessen. Für Event- und Produktionsfirmen haben wir die typischen Abläufe auf der Seite für Events und Produktion gesammelt.

Wie BOTrento das löst: Entwürfe statt Massenversand

BOTrento Chief of Staff ist bewusst kein Kaltakquise-Werkzeug. Es ist ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und die nächsten Vertriebsschritte, mit klaren Grenzen:

• Nichts geht ohne Freigabe raus. BOTrento schreibt Entwürfe für Antworten, Angebote und Follow-ups auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Tschechisch. Ein Mensch prüft und gibt frei. Versendet wird nicht automatisch. So bleibt die Prüfliste oben bei der Person, die den Kunden kennt.
• Arbeitet mit dem, was hereinkommt: Anfragen und Angebote in Ihrem Postfach und in importierten Daten (CSV/XLSX aus CRM oder Tabelle). Postfächer werden per IMAP angebunden. Gmail, Google Workspace und Microsoft 365 laufen vorerst über Weiterleitung oder Import.
• Jeden Arbeitstag morgens eine Übersicht „Heute 1+3“ in der App und per E-Mail, damit die wichtigste Anfrage nicht liegen bleibt.
• Zusagen werden erkannt, etwa „Ich melde mich bis Freitag“, und Sie werden rechtzeitig erinnert.
• Daten: Gespeichert wird auf Servern in der EU (Deutschland, die Anwendungsdatenbank liegt in Irland). Den für eine Aufgabe nötigen Text verarbeitet das Sprachmodell eines kommerziellen Anbieters über dessen API, standardmäßig über unser Konto, optional über Ihren eigenen Schlüssel. Ein EU-Server mit Aufruf einer externen KI-API ist keine geschlossene Verarbeitung. Mehr dazu unter Wo liegen Ihre Daten, wenn Sie KI nutzen?

KI ist im Tarif enthalten, mit einem monatlichen Verbrauchslimit und ohne automatische Nachzahlung. Die Tarife finden Sie in der Preisübersicht, den Ablauf Schritt für Schritt in der Prozess-Demo. Am einfachsten prüfen Sie es mit Ihren echten Anfragen: Die Testphase von 14 Tagen ist kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Sie beginnt erst, wenn die ersten Daten erfolgreich importiert oder das Postfach angebunden ist.