Angebot aus E-Mail-Anfrage erstellen: Entwurf vorbereiten und in lexoffice oder sevDesk übernehmen

Team BOTrento11. 11. 20267 Min. Lesezeit

Welche Angaben aus der Anfrage ins Angebot gehören

Bevor Sie ein Angebot in lexoffice oder sevDesk anlegen, brauchen Sie einen kleinen, festen Satz an Angaben. Fehlt einer, ist das Angebot entweder unvollständig oder es kommt mit Rückfragen zurück. Wie ein Angebot grundsätzlich aufgebaut sein sollte, steht im Beitrag Angebot ohne Rückfragen: Aufbau, Checkliste und Vorlage. Hier geht es um die Übergabe von der Anfrage zum Angebot.

Wichtig: Was nicht in der Anfrage steht, wird nicht erraten. Es kommt auf die Liste der offenen Punkte.

Schritt für Schritt: von der Kunden-E-Mail zum Angebot in Ihrer Buchhaltungssoftware

1. Anfrage lesen und Angaben markieren. Kunde, Leistung, Mengen, Termin, Ort, Besonderheiten – genau die Zeilen der Tabelle oben.
2. Lücken klären. Fehlen Mengen oder Termine, schicken Sie zuerst eine kurze Rückfrage (Vorlage weiter unten), statt ein Angebot mit Annahmen zu füllen.
3. Positionen formulieren. Jede Position bekommt einen klaren Titel, eine Beschreibung in ein bis zwei Sätzen und eine Menge. Standardleistungen halten Sie als Bausteine bereit; passende Muster zeigt der Workflow vom Lesen bis zum Versand.
4. Kunden anlegen oder auswählen. In lexoffice und sevDesk prüfen Sie zuerst, ob der Kunde schon im Stamm existiert. Doppelte Einträge sind eine häufige Fehlerquelle.
5. Angebot in der Software anlegen. Positionen, Preise, Steuersatz, Gültigkeit und Zahlungsbedingungen aus Ihren Standards übernehmen. Preise legen Sie fest – nicht die Vorlage und nicht die Software.
6. Prüfen und freigeben. Eine zweite Sicht (oder zumindest eine feste Checkliste) vor dem Versand: Stimmen Mengen, Termin, Annahmen?
7. Mit Begleit-E-Mail versenden und das Nachfassen direkt mit Datum einplanen.

Die Schritte 1 bis 3 sind reine Textarbeit und lassen sich gut vorbereiten. Die Schritte 5 bis 7 gehören in Ihre Hand und in Ihre Buchhaltungssoftware.

Wo die Freigabe durch einen Menschen sitzen sollte

Ein Angebot ist ein verbindliches Dokument. Deshalb sollte die Freigabe an zwei Stellen liegen, nicht erst am Ende:

Freigabe 1: der Entwurf

Bevor Positionen in lexoffice oder sevDesk landen, schaut eine Person auf den Entwurf: Wurde die Anfrage richtig verstanden? Sind Annahmen als Annahmen gekennzeichnet? Ist der Ton passend zum Kunden? Dazu hilft die Orientierung zum Angebotsstil nach Kundentyp.

Freigabe 2: der Versand

Nach der Anlage in der Buchhaltungssoftware prüfen Sie Summen, Steuersatz und Gültigkeit und entscheiden selbst, wann das Angebot rausgeht. Gerade bei Preisen, Rabatten und Zahlungsbedingungen sollte nichts automatisch versendet werden.

Wenn mehrere Personen mitarbeiten, legen Sie fest, wer freigibt – und wer das bei Urlaub oder Krankheit übernimmt. Sonst bleibt der Entwurf liegen, und der Kunde wartet.

Vorlagen: Rückfrage und Begleit-E-Mail

Kurze Rückfrage bei fehlenden Angaben

Guten Tag Frau Muster,
vielen Dank für Ihre Anfrage. Damit unser Angebot passt, benötigen wir noch drei Angaben:
1. Welche Teilnehmerzahl bzw. Menge planen Sie?
2. Welcher Zeitraum und welcher Ort sind vorgesehen?
3. Gibt es Vorgaben, die wir berücksichtigen sollen (Aufbauzeiten, Zugang, Technik vor Ort)?
Sobald wir Ihre Antwort haben, erhalten Sie unser Angebot.
Freundliche Grüße
[Name]

Begleit-E-Mail zum Angebot

Guten Tag Frau Muster,
anbei erhalten Sie unser Angebot zu [Leistung] für [Zeitraum/Ort]. Es umfasst [kurze Zusammenfassung]. Folgende Annahmen liegen zugrunde: [Annahmen]. Das Angebot ist bis [Datum] gültig.
Als nächsten Schritt schlage ich ein kurzes Telefonat am [Tag] vor, um offene Punkte zu klären. Ich melde mich am [Datum] bei Ihnen, falls Sie vorher nichts hören.
Freundliche Grüße
[Name]

Der letzte Satz ist ein Versprechen. Tragen Sie es sofort als Termin ein – wie Sie das Nachfassen im Griff behalten, erklärt diese Antwortseite zu Follow-ups.

Wie BOTrento den Ablauf unterstützt

BOTrento Chief of Staff ist ein geführter Prozess für Anfragen, Angebote und weitere Vertriebsschritte. Er ersetzt weder lexoffice oder sevDesk noch Ihr CRM, sondern bereitet die Arbeit davor und danach vor:

• Er überwacht Anfragen und Angebote in Ihrem Postfach und in hochgeladenen Daten.
• Er erstellt Entwürfe für Antworten, Rückfragen, Angebote und Nachfassen – in vier Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Tschechisch). Grundlage ist der Text der E-Mail; Anhänge liest BOTrento nicht.
• Er erfasst Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“ und erinnert daran.
• Er zeigt an jedem Arbeitstag morgens die Übersicht „Heute 1+3“, in der App und per E-Mail.

Der Angebotsentwurf mit Positionen und Annahmen liegt dann bereit; die Anlage in lexoffice oder sevDesk erledigen Sie selbst. Nichts wird ohne Freigabe durch einen Menschen versendet – BOTrento verschickt grundsätzlich nichts selbst und bestätigt auch keine Termine oder Reservierungen.

Postfächer wie Seznam binden Sie per IMAP an. Gmail, Google Workspace und Microsoft 365 funktionieren derzeit per Weiterleitung oder Import; die direkte Anbindung ist in Vorbereitung. Daten aus CRM oder Tabellen laden Sie als CSV oder XLSX hoch. Einen Blick auf den Ablauf bietet die Prozessvorschau.

Zum Datenschutz: Die Daten liegen auf Servern in Deutschland (EU), die Datenbank der Anwendung in Irland. Der Text, der für eine Aufgabe nötig ist, wird über die API eines kommerziellen Anbieters verarbeitet – das ist kein geschlossenes Rechenverfahren. Eine praktische Prüfliste finden Sie unter Ist ein KI-Vertriebstool DSGVO-konform?. Bei konkreten Fällen lassen Sie sich rechtlich beraten.

Die KI ist im Tarif enthalten, mit einem monatlichen Verbrauchslimit: Bei 80 % erhalten Sie einen Hinweis, bei 100 % pausiert neue Arbeit bis zum nächsten Monat – ohne automatische Nachberechnung. Einen eigenen API-Schlüssel (derzeit nur Anthropic/Claude) können Sie optional nutzen. Details zu den Tarifen finden Sie in der Preisübersicht.

Typische Fehler bei der Übergabe in die Buchhaltungssoftware

• Angebot vor der Klärung. Fehlende Mengen werden geraten und später korrigiert. Besser: erst Rückfrage.
• Freitext statt Positionen. Ein langer Absatz im Beschreibungsfeld lässt sich nicht vergleichen oder anpassen. Gliedern Sie nach Leistungen.
• Doppelte Kundendaten. Vor dem Anlegen im Stamm suchen.
• Kein nächster Schritt. Ein Angebot ohne Termin zum Nachfassen versandet.
• Angebotstext ohne Branchenbezug. Event-Kunden brauchen eine andere Gewichtung als Beratungskunden – siehe Angebotstext nach Branche.

Gerade Event- und Produktionsfirmen mit vielen parallelen Anfragen profitieren von einem festen Ablauf; mehr dazu auf der Seite für Eventagenturen und Produktionsfirmen. Wer zunächst die Antwortgeschwindigkeit verbessern will, findet fünf Schritte für schnellere Antworten.

So testen Sie den Ablauf mit eigenen Daten

Nehmen Sie zehn aktuelle Anfragen und gehen Sie die Schritte oben durch: Wie viele Angaben fehlen? Wo dauert die Übergabe am längsten? Genau das lässt sich in der Testphase von 14 Tagen mit Ihren eigenen Anfragen prüfen. Sie ist kostenlos, braucht keine Zahlungskarte und keinen eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Datenupload; für die Vorbereitung haben Sie 7 Tage. Wir melden uns an Werktagen innerhalb von 24 Stunden und helfen beim Anbinden des Postfachs.