Angebot schreiben an Kunden: In 5 Schritten zum ersten Angebot (mit Vorlage)

Team BOTrento3. 11. 20265 Min. Lesezeit

Schritt 1: Die Anfrage genau lesen

Bevor Sie eine Zeile schreiben, lesen Sie die Anfrage zweimal und markieren, was der Kunde konkret möchte. Notieren Sie sich in einer Liste:

• Was soll geliefert oder geleistet werden?
• Bis wann, wo und für wie viele Personen oder Geräte?
• Gibt es ein Budget, eine Vorgabe oder einen Anlass (Messe, Event, Projektstart)?
• Wer entscheidet, und bis wann?

Verwenden Sie später die Worte des Kunden. Wer „Bühnentechnik für ein Firmenfest“ schreibt, möchte im Angebot nicht „Eventlösung“ lesen.

Schritt 2: Offene Punkte klären, bevor Sie rechnen

Die häufigste Anfängerfalle: Man schätzt, was fehlt, und hofft, dass es passt. Besser ist eine kurze Rückfrage mit zwei bis drei konkreten Fragen. Das wirkt nicht unsicher, sondern sorgfältig.

Guten Tag Frau Muster,
vielen Dank für Ihre Anfrage. Damit unser Angebot genau passt, brauchen wir noch drei Angaben: 1. Termin und Dauer, 2. Ort und Zugang für Anlieferung, 3. ungefähre Personenzahl. Sobald wir diese Angaben haben, erhalten Sie das Angebot innerhalb von zwei Werktagen.
Freundliche Grüße

Wenn Sie einen Termin nennen, halten Sie ihn auch ein. Mehr zur Antwortgeschwindigkeit finden Sie unter Wie Sie auf Anfragen schneller antworten.

Schritt 3: Leistung und Preis nach Positionen gliedern

Ein Angebot ist leicht zu prüfen, wenn es ein festes Gerüst hat. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Zusammenfassung der Anfrage in ein bis zwei Sätzen
2. Leistungsumfang: was ist enthalten, was ausdrücklich nicht
3. Preis nach Positionen, netto, mit ausgewiesener MwSt. (in der Schweiz entsprechend MWST)
4. Annahmen, zum Beispiel „Anlieferung am Vortag möglich“
5. Gültigkeit des Angebots mit konkretem Datum
6. Nächster Schritt

Nennen Sie Preise bei Geschäftskunden immer „zzgl. MwSt.“. Das Gerüst im Detail erklären wir in Angebotsvorlage für Dienstleistungen; ein vollständig ausgefülltes Beispiel finden Sie unter Angebot erstellen: ein ausgefülltes Beispiel.

Schritt 4: Den Text kurz und konkret formulieren

Sie brauchen keine Werbesprache. Drei Bausteine genügen:

Einleitung

Greifen Sie die Anfrage auf: „Sie planen am [Datum] eine Firmenveranstaltung mit [Anzahl] Gästen und benötigen Ton- und Lichttechnik.“

Nutzen

Sagen Sie, was die Leistung für den Kunden bedeutet: „Aufbau und Abbau übernehmen wir, Ihr Team muss sich um nichts kümmern.“

Schluss

Ein klarer nächster Schritt: „Wenn das Angebot passt, bestätigen Sie es bitte bis [Datum] per Antwort-E-Mail.“

Vermeiden Sie Füllwörter wie „gerne“ in jedem Satz, lange Schachtelsätze und Fachjargon, den der Kunde nicht verwendet hat. Vorher-nachher-Beispiele dazu liefert Angebotstext formulieren.

Schritt 5: Prüfen, versenden und Nachfassen einplanen

Prüfen Sie vor dem Versand diese Checkliste:

• Stimmen Kundenname, Ansprechperson und Anschrift?
• Sind Menge, Termin und Ort identisch mit der Anfrage?
• Ist die Summe nachgerechnet, inklusive MwSt.?
• Steht ein Gültigkeitsdatum im Angebot?
• Ist der nächste Schritt eindeutig?
• Hat eine zweite Person kurz gegengelesen?

Versenden Sie das Angebot als PDF mit einer kurzen Begleit-E-Mail. Und legen Sie gleich fest, wann Sie nachfassen, zum Beispiel drei Werktage nach Versand. Viele Angebote bleiben nicht wegen des Preises unbeantwortet, sondern weil niemand nachfragt. Wie Sie das zuverlässig im Griff behalten, steht unter Follow-ups bei Angeboten nicht mehr vergessen.

Vorlage zum Kopieren: Begleit-E-Mail

Betreff: Ihr Angebot für [Projekt/Veranstaltung] vom [Datum]

Guten Tag Herr/Frau [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Im Anhang finden Sie unser Angebot für [kurze Beschreibung in den Worten des Kunden].

Kurz zusammengefasst: [Leistung in einem Satz], Gesamtpreis [Betrag] € zzgl. MwSt. Das Angebot gilt bis [Datum].

Wenn Sie zustimmen, genügt eine kurze Antwort auf diese E-Mail, dann reservieren wir den Termin verbindlich. Bei Fragen erreichen Sie mich unter [Telefon].

Freundliche Grüße
[Name]

Ersetzen Sie die Platzhalter und streichen Sie, was nicht passt. Eine Vorlage ist ein Gerüst, kein fertiger Text.

Wenn Anfragen zunehmen: Wie BOTrento unterstützt

Bei wenigen Anfragen reichen Vorlage und Checkliste. Wird es mehr, geht oft Zeit für Abstimmung, Entwürfe und das Nachfassen verloren. Hier setzt BOTrento Chief of Staff an: ein geführter Prozess für Anfragen, Angebote und weitere Vertriebsschritte.

• BOTrento beobachtet Anfragen und Angebote im Postfach und in importierten Daten.
• An jedem Arbeitstag zeigt es morgens die Übersicht „Heute 1+3“.
• Es bereitet Entwürfe für Antworten, Angebote und Nachfassen vor, in vier Sprachen, darunter Deutsch.
• Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“ werden erkannt und als Erinnerung vorgemerkt.

Wichtig: Nichts wird ohne Ihre Freigabe versendet. Entwürfe prüft und genehmigt immer ein Mensch. BOTrento ersetzt weder CRM noch Buchhaltung und liest keine Anhänge, sondern arbeitet mit dem Text der E-Mail. Die KI ist im Tarif enthalten, mit einem monatlichen Verbrauchslimit; die Tarife finden Sie in der Preisübersicht. Wie der Ablauf aussieht, zeigt die Prozessvorführung. Zum Datenschutz gibt es eine DSGVO-Checkliste; bei konkreten Fragen lassen Sie sich rechtlich beraten.

Sie können BOTrento in der kostenlosen Testphase 14 Tage mit eigenen Daten ausprobieren, ohne Zahlungskarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Datenupload.