Angebot erstellen: Ein ausgefülltes Beispiel mit Aufbau, Text und Positionen zum Nachbauen

Team BOTrento12. 10. 20268 Min. Lesezeit

Ein gutes Angebot an eine Firma besteht aus sieben Teilen: Bezug auf die Anfrage, kurze Zusammenfassung des Bedarfs, Positionen mit Menge und Einheit, Optionen, Annahmen und Ausschlüsse, Gültigkeit mit Zahlungsbedingungen und ein klarer nächster Schritt. Unten finden Sie dazu ein komplett ausgefülltes Beispiel aus der Veranstaltungstechnik, das Sie Abschnitt für Abschnitt auf Ihre Leistungen übertragen können.

Statt Theorie gibt es hier konkrete Formulierungen. Wo im Beispiel eckige Klammern stehen, setzen Sie Ihre eigenen Werte ein, etwa Preise, Daten und Namen. Ob Sie das Angebot danach in lexoffice, sevDesk, Word oder Ihrem CRM erstellen, macht für den Aufbau keinen Unterschied.

Der Aufbau auf einen Blick

Firmenkunden lesen ein Angebot selten allein. Meist geht es an Einkauf, Geschäftsführung oder Buchhaltung weiter. Deshalb muss jeder Teil für sich verständlich sein:

Kopf: Angebotsnummer, Datum, Ansprechpartner auf beiden Seiten, Bezug („Ihre Anfrage vom [Datum]“).
Ausgangslage: zwei bis drei Sätze, die den Bedarf des Kunden in seinen Worten zusammenfassen.
Positionen: Leistung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis, jeweils netto.
Optionen: sinnvolle Erweiterungen, getrennt von der Summe ausgewiesen.
Annahmen und Ausschlüsse: was vorausgesetzt wird und was nicht enthalten ist.
Gültigkeit und Zahlungsbedingungen: bis wann das Angebot gilt und wie bezahlt wird.
Nächster Schritt: was der Kunde tun soll, um zu beauftragen.

Eine ausführliche Checkliste zu jedem dieser Teile finden Sie im Beitrag Angebot ohne Rückfragen: Aufbau und Checkliste. Hier geht es um das ausgefüllte Beispiel.

Das Beispiel: Angebot für Veranstaltungstechnik bei einem Firmenevent

Situation: Ein mittelständisches Unternehmen plant eine Mitarbeiterveranstaltung mit Vortrag am Nachmittag und Abendprogramm. Die Anfrage kam per E-Mail und nennt Datum, Location und ungefähre Personenzahl. Sie vermieten Ton- und Lichttechnik inklusive Personal.

Kopf und Ausgangslage

Angebot Nr. [Angebotsnummer] vom [Datum]
Ihre Anfrage vom [Datum], Ansprechpartnerin: [Name, Funktion]
Veranstaltung: Mitarbeiterevent am [Datum], [Location]

Ausgangslage
Sie planen am [Datum] eine interne Veranstaltung mit Vortrag und Podiumsrunde am Nachmittag und Abendprogramm mit Live-Musik. Benötigt werden Beschallung für Sprache und Musik, Bühnenlicht und eine technische Betreuung vor Ort. Die Location stellt Strom und Bühne, die Technik bringen wir mit.

Positionen

Alle Beträge in Euro, netto. Die Platzhalter ersetzen Sie durch Ihre Preise.

Pos.	Leistung	Menge	Einheit	Einzelpreis netto in Euro	Gesamt netto in Euro
Pos. A	Technische Vorabstimmung inkl. Begehung der Location	eine	Pauschale	[Preis]	[Preis]
Pos. B	Tonpaket Sprache: Pult, Lautsprecher, zwei Funkmikrofone, ein Headset	ein	Veranstaltungstag	[Preis]	[Preis]
Pos. C	Tonpaket Band: Erweiterung für Live-Musik inkl. Monitoring	ein	Veranstaltungstag	[Preis]	[Preis]
Pos. D	Bühnenlicht: Grundausleuchtung und Effektlicht für den Abend	ein	Veranstaltungstag	[Preis]	[Preis]
Pos. E	Veranstaltungstechniker für Betreuung während der Veranstaltung	zwei	Personen × Einsatztag	[Tagessatz]	[Summe]
Pos. F	Auf- und Abbau	eine	Pauschale	[Preis]	[Preis]
Pos. G	Transport hin und zurück	eine	Pauschale	[Preis]	[Preis]
–	Summe netto	–	–	–	[Summe]
–	zzgl. gesetzlicher MwSt.	–	–	–	[Betrag]
–	Gesamt brutto	–	–	–	[Summe]

Optionen (nicht in der Summe enthalten)

Option A: Beamer und Leinwand für die Präsentation, [Preis] Euro netto pro Veranstaltungstag
Option B: Aufzeichnung des Vortrags (Tonmitschnitt), [Preis] Euro netto pauschal

Annahmen und Ausschlüsse

Wir gehen davon aus, dass die Location ausreichend Stromanschlüsse in Bühnennähe bereitstellt und der Aufbau ab [Uhrzeit] möglich ist. Bei längeren Aufbauzeiten, Wartezeiten vor Ort oder Programmverlängerungen nach [Uhrzeit] berechnen wir den Technikereinsatz nach Aufwand zum angegebenen Satz. Nicht enthalten sind Bühnenbau, Backline der Band, GEMA-Anmeldung sowie Catering für das Technikpersonal.

Gültigkeit, Zahlung, nächster Schritt

Dieses Angebot ist gültig bis [Datum]. Die Reservierung des Materials erfolgt erst mit Ihrer schriftlichen Auftragsbestätigung.
Zahlungsbedingungen: [Anteil] Anzahlung nach Auftragsbestätigung, Restbetrag nach Veranstaltung innerhalb von [Anzahl] Tagen ohne Abzug.

Nächster Schritt: Bestätigen Sie uns das Angebot bitte per E-Mail an [Adresse] oder rufen Sie mich an. Danach vereinbaren wir den Termin für die Begehung.

Warum die Positionen so geschnitten sind

Pakete statt Einzelgeräte

Der Einkauf will vergleichen, nicht jedes Mikrofon prüfen. Pakete mit einer kurzen Inhaltsangabe sind verständlich und lassen Ihnen Spielraum bei der Gerätewahl. Eine detaillierte Geräteliste können Sie als Anhang nachreichen, wenn sie verlangt wird.

Menge und Einheit immer ausschreiben

„Techniker: [Betrag] Euro“ führt zu Rückfragen. „Zwei Personen × Einsatztag“ macht klar, wie sich der Preis ändert, wenn das Event länger dauert. Dasselbe gilt für Stunden, Tage, Pauschalen und Stück.

Variable Kosten getrennt zeigen

Transport, Auf- und Abbau und Personal sind die Posten, die sich am häufigsten verschieben. Stehen sie einzeln da, können Sie bei Änderungen gezielt nachkalkulieren, statt das ganze Angebot neu zu rechnen. Wie Sie dabei Ihre Preise im Griff behalten, beschreibt der Beitrag Angebote schneller erstellen, ohne die Kontrolle über die Preise zu verlieren.

Übertragung auf andere Branchen

B2B-Dienstleister (z. B. Agentur, IT-Service): Analyse/Konzept als Pauschale, Umsetzung in Personentagen, laufende Betreuung als Monatspauschale.
Vermietung von Geräten oder Fahrzeugen: Mietgegenstand pro Tag oder Woche, Kaution, Lieferung, Einweisung.
Werkstatt oder Service: Arbeitswerte, Material, Entsorgung, jeweils mit Einheit.

Weitere Gerüste für Dienstleistungen finden Sie in der Angebotsvorlage für Dienstleistungen.

Gültigkeit und Zahlungsbedingungen: Textbausteine

Diese beiden Punkte werden oft vergessen oder vage formuliert. Ein paar Varianten, die Sie direkt übernehmen können:

Gültigkeit mit Datum: „Dieses Angebot ist gültig bis [Datum].“ Ein festes Datum ist klarer als eine Frist „ab Angebotsdatum“.
Verfügbarkeitsvorbehalt: „Die Verfügbarkeit von Material und Personal sichern wir mit Eingang Ihrer Auftragsbestätigung zu.“ Wichtig bei Vermietung und Events.
Anzahlung: „[Anteil] des Auftragswerts sind nach Auftragsbestätigung fällig, der Rest nach Leistungserbringung.“
Zahlungsziel: „Zahlbar innerhalb von [Anzahl] Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug.“
Stornierung: „Bei Stornierung bis [Frist] vor dem Termin berechnen wir [Regelung].“

Für Kunden in Österreich und der Schweiz passen Sie Steuerhinweis und Bezeichnung an (USt. bzw. MWST). Bei Unsicherheit zu Steuersätzen oder Stornoregeln klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung oder einem Anwalt, nicht über eine Vorlage.

Anschreiben und Checkliste vor dem Versand

Das Angebot selbst ist ein Dokument. Gelesen wird zuerst die E-Mail, mit der es kommt. Ein kurzes Beispiel:

Betreff: Angebot Veranstaltungstechnik für Ihr Mitarbeiterevent am [Datum]

Guten Tag Frau [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Im Anhang finden Sie unser Angebot für Ton, Licht und Betreuung vor Ort. Kurz zusammengefasst: Beschallung für Vortrag und Live-Musik, Bühnenlicht, zwei Techniker während der Veranstaltung, inklusive Transport sowie Auf- und Abbau. Beamer und Aufzeichnung haben wir als Optionen separat aufgeführt.

Das Angebot gilt bis [Datum]. Wenn es für Sie passt, genügt eine kurze Bestätigung per E-Mail, dann reservieren wir das Material und stimmen den Termin für die Begehung ab.

Ich melde mich am [Wochentag], falls bis dahin noch Fragen offen sind.

Viele Grüße
[Name]

Mehr Varianten dazu stehen im Beitrag Begleitmail zum Angebot.

Checkliste vor dem Klick auf „Senden“

Name, Firma und Ansprechpartner korrekt? Keine Reste aus einem alten Angebot?
Jede Position mit Menge und Einheit, alle Preise netto mit MwSt.-Hinweis?
Optionen eindeutig außerhalb der Summe?
Annahmen und Ausschlüsse decken die typischen Streitpunkte ab?
Gültigkeit als Datum, Zahlungsbedingungen vollständig?
Nächster Schritt und Ihr Nachfass-Termin genannt und im Kalender eingetragen?

Der letzte Punkt ist der, der im Alltag am häufigsten untergeht. Warum das so ist und wie Sie es abstellen, lesen Sie unter Nachfassen nach dem Angebot nicht mehr vergessen.

Wie BOTrento beim Angebotsprozess unterstützt

Ein gutes Muster löst das Formulieren. Im Alltag hakt es oft woanders: Anfragen gehen im Postfach unter, Angebote werden aus alten Dateien kopiert, und das zugesagte „Ich melde mich am Donnerstag“ steht nirgends. Genau hier setzt BOTrento Chief of Staff an, als gesteuerter Prozess statt als weiteres Tool zum Selbstbedienen:

BOTrento beobachtet Anfragen und Angebote in Ihrem Postfach und in hochgeladenen Daten (CSV/XLSX aus CRM oder Tabelle).
An jedem Arbeitstag morgens erhalten Sie die Übersicht „Heute 1+3“ in der App und per E-Mail: was heute wichtig ist.
Es bereitet Entwürfe für Antworten, Angebote und Nachfass-Mails vor, auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Tschechisch.
Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“ erkennt es im E-Mail-Text und erinnert Sie daran.
Nichts wird ohne Freigabe durch einen Menschen versendet. Das Angebot selbst schreiben Sie weiterhin in lexoffice, sevDesk oder Ihrem CRM. BOTrento ersetzt weder CRM noch Buchhaltung und liest keine Anhänge.

Die KI-Nutzung ist im Tarif enthalten, ein eigener API-Schlüssel ist nicht nötig. Wie das in einem konkreten Ablauf aussieht, zeigt die Beispiel-Prozessansicht. Für Eventagenturen und Produktionsfirmen gibt es eine eigene Seite zu Anfragen und Angeboten in der Eventbranche. Die Tarife finden Sie in der Preisübersicht.

Am besten prüfen Sie das an Ihren eigenen Anfragen: Die 14-tägige kostenlose Testphase läuft ohne Kreditkarte und ohne eigenen API-Schlüssel und beginnt erst mit dem ersten erfolgreichen Datenimport oder Postfach-Anschluss. Innerhalb von 24 Stunden an Werktagen meldet sich jemand von uns und hilft beim Einrichten.

Häufige Fragen

Wie schreibt man ein Angebot an Firmen?

Beziehen Sie sich auf die Anfrage, fassen Sie den Bedarf kurz zusammen und listen Sie die Leistungen als Positionen mit Menge, Einheit und Nettopreis. Ergänzen Sie Annahmen, Gültigkeit, Zahlungsbedingungen und einen klaren nächsten Schritt.

Muss ein Angebot an Firmen netto oder brutto ausgewiesen werden?

Im B2B-Bereich ist es üblich, Preise netto anzugeben und die Mehrwertsteuer separat auszuweisen. Im Zweifel klären Sie die Darstellung mit Ihrer Steuerberatung, besonders bei Kunden im Ausland.

Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?

Eine feste Regel gibt es nicht. Wählen Sie eine Frist, in der Sie Preise und Verfügbarkeit realistisch halten können, und nennen Sie sie als konkretes Datum statt als Zeitraum.

Was gehört nicht ins Angebot?

Allgemeine Firmenvorstellungen über mehrere Absätze, unklare Sammelpositionen ohne Einheit und Leistungen, die Sie nicht sicher zusagen können. Diese Details gehören besser in ein Gespräch oder einen Anhang.

Kann KI ein Angebot für mich schreiben?

KI kann Entwürfe für Angebote und Begleitmails vorbereiten, die Prüfung von Preisen und Bedingungen bleibt aber Ihre Aufgabe. Bei BOTrento wird kein Entwurf ohne Freigabe durch einen Menschen versendet.

Zusammenfassung

Ein Angebot an Firmen braucht sieben Teile: Bezug, Ausgangslage, Positionen, Optionen, Annahmen, Gültigkeit mit Zahlungsbedingungen und nächsten Schritt.
Positionen immer mit Menge und Einheit, netto, und variable Kosten wie Personal und Transport getrennt.
Optionen gehören außerhalb der Summe, Ausschlüsse ausdrücklich ins Angebot.
Die Begleitmail fasst das Wesentliche zusammen und nennt einen Nachfass-Termin, den Sie auch tatsächlich einhalten.

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Prüfen Sie an Ihren echten Daten, wie viel Ordnung ein gesteuerter Prozess in Anfragen, Angebote und Nachfassen bringt. Die Testphase beginnt erst mit dem ersten Datenimport, und nichts wird ohne Ihre Freigabe versendet. Füllen Sie ein paar Angaben aus — der Zugang kommt sofort per E-Mail. Beim Verbinden Ihres Postfachs helfen wir gern.

14 Tage kostenlos, ohne Karte und ohne eigenen API-Schlüssel. Der Testzeitraum beginnt erst, wenn Ihre Daten zum ersten Mal geladen sind. Danach ab 79 € pro Monat zzgl. MwSt., KI inklusive.

Nichts wird ohne Ihre Freigabe versendet. Eine Karte hinterlegen Sie erst am Ende, wenn Sie weitermachen; ohne Zahlung wird der Zugang bis zur Zahlung gesperrt, Daten bleiben 30 Tage gespeichert und der Export ist verfügbar. Preise · Prozess-Demo ansehen