Was gehört in ein Angebot? Checkliste mit 9 Punkten und Branchenbeispielen

Team BOTrento29. 10. 20266 Min. Lesezeit

Die 9 Punkte im Überblick

1. Absender, Empfänger, Datum, Angebotsnummer
2. Bezug zur Anfrage
3. Leistungsbeschreibung mit klarem Umfang
4. Mengen, Einzelpreise, Summen
5. Annahmen und Abgrenzungen
6. Termine und Ablauf
7. Gültigkeit
8. Zahlungs- und Geschäftsbedingungen, Steuerhinweis
9. Nächster Schritt

Die Reihenfolge ist bewusst so gewählt: Erst ordnen Sie das Angebot der Anfrage zu, dann beschreiben Sie, was geliefert wird, und zuletzt sagen Sie, was der Kunde tun soll.

Punkte 1 bis 4: Grundlage, Leistung und Preis

1. Absender, Empfänger, Datum, Angebotsnummer

Vollständige Firmendaten, Ansprechperson, Datum und eine eindeutige Nummer. Die Nummer hilft beim Nachfassen und später bei der Rechnung, etwa in lexoffice, sevDesk oder DATEV. Die Pflichtangaben für Rechnungen und Angebote unterscheiden sich je nach Land und Rechtsform; im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.

2. Bezug zur Anfrage

Greifen Sie die Anfrage in den Worten des Kunden auf. Beispiel Immobilie: „Sie suchen eine Büroeinheit mit drei Arbeitsplätzen und Stellplatz in Innenstadtnähe.“ So sieht der Kunde sofort, dass sein Anliegen verstanden wurde.

3. Leistungsbeschreibung

Beschreiben Sie, was enthalten ist – nicht nur den Titel. Beispiel Event: „Bühnen- und Tontechnik für eine Abendveranstaltung, Aufbau, Betreuung durch einen Techniker, Abbau.“ Beispiel Handwerk: „Austausch der Heizkreispumpe inkl. Material und Entsorgung des Altteils.“

4. Mengen, Einzelpreise, Summen

Jede Position mit Menge, Einheit und Preis, dazu Netto, Steuer und Brutto klar getrennt. Beispiel Vermietung: Mietpreis pro Tag, Anzahl der Tage, Transport und Kaution als eigene Zeilen. Mehr zu Positionen und Textbausteinen zeigt ein ausgefülltes Angebotsbeispiel.

Punkte 5 bis 9: Was Rückfragen verhindert

5. Annahmen und Abgrenzungen

Hier entscheidet sich, ob später gestritten wird. Halten Sie fest, was Sie voraussetzen und was nicht enthalten ist. Beispiel Service: „Preis gilt bei freiem Zugang zur Anlage; Ersatzteile oberhalb eines vorab vereinbarten Betrags werden mit Ihnen abgestimmt.“ Beispiel Event: „Strom und Zugang zur Location stellt der Veranstalter.“

6. Termine und Ablauf

Liefer-, Aufbau- oder Starttermin, Dauer und Meilensteine. Bei Technikverleih gehört die Verfügbarkeit dazu: Sagen Sie klar, ob das Gerät für den Zeitraum reserviert ist oder ob das Angebot nur eine Preisauskunft ist.

7. Gültigkeit

Nennen Sie ein konkretes Datum statt „freibleibend“. Das schafft Entscheidungsdruck, ohne zu drängen, und schützt Sie vor veralteten Preisen oder Kapazitäten.

8. Zahlungs- und Geschäftsbedingungen, Steuerhinweis

Zahlungsziel, eventuelle Anzahlung, Stornoregeln, Verweis auf AGB. In Deutschland und Österreich weisen Sie die Umsatzsteuer aus, in der Schweiz die MwSt. Gerade bei Offerten aus der Schweiz oder Lieferungen über die Grenze lohnt der Blick in die steuerliche Behandlung.

9. Nächster Schritt

Ein Angebot ohne Handlungsaufforderung versandet. Formulieren Sie genau einen Schritt: „Antworten Sie bis Freitag mit einem kurzen OK, dann reservieren wir den Termin.“ Formulierungen dafür finden Sie in Angebotstext formulieren.

Checkliste zum Abhaken vor dem Versand

Gehen Sie diese Fragen durch, bevor Sie auf „Senden“ klicken:

• Steht die Anfrage des Kunden in seinen Worten im ersten Absatz?
• Kann jemand ohne Vorwissen erkennen, was enthalten ist und was nicht?
• Hat jede Position Menge, Einheit und Preis?
• Sind Netto, Steuer und Brutto getrennt ausgewiesen?
• Stehen die Annahmen schriftlich im Angebot, nicht nur im Kopf?
• Gibt es ein Gültigkeitsdatum?
• Sind Zahlungsbedingungen und AGB-Verweis enthalten?
• Ist genau ein nächster Schritt benannt?

Ein kurzer Begleittext hilft zusätzlich. Eine Vorlage dafür liefert Angebot ohne Rückfragen.

Guten Tag Frau Berger,
vielen Dank für Ihre Anfrage zur Technik für Ihre Abendveranstaltung am 12. Juni. Im Anhang finden Sie unser Angebot. Es umfasst Aufbau, Betreuung und Abbau; Strom und Zugang zur Location setzen wir voraus. Das Angebot gilt bis 15. Mai. Wenn es für Sie passt, genügt eine kurze Antwort, dann reservieren wir den Termin. Für Rückfragen rufe ich Sie gern an.
Freundliche Grüße

Wo Angebote in der Praxis scheitern

Meist fehlt nicht das Fachwissen, sondern die Zeit. Anfragen liegen im Postfach, Preise werden aus alten Dokumenten kopiert, und das Nachfassen hängt an einer Notiz in Outlook, Gmail oder im CRM wie Pipedrive oder HubSpot. Dann entstehen genau die Lücken, die die Checkliste verhindern soll: vergessene Annahmen, fehlende Gültigkeit, kein Termin zum Nachfassen.

Wie Sie schneller werden, ohne die Preiskontrolle abzugeben, steht in Angebote schneller erstellen. Zum Thema Nachfassen gibt es eine Antwort unter Nachfassen bei Angeboten nicht mehr vergessen.

So unterstützt BOTrento den Ablauf

BOTrento Chief of Staff ist ein geführter Prozess für Anfragen, Angebote und Nachfassen. Das System überwacht Anfragen und Angebote im Postfach und in importierten Daten und zeigt jeden Werktag morgens die Übersicht „Heute 1+3“. Es bereitet Entwürfe für Antworten, Angebote und Follow-ups vor, in vier Sprachen, darunter Deutsch. Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“ werden erkannt und als Erinnerung festgehalten.

Wichtig: BOTrento sendet nichts selbst. Jeder Entwurf wird von einem Menschen geprüft und freigegeben. Das System ersetzt weder Ihr CRM noch Ihre Buchhaltung, und Anhänge liest es nicht – es arbeitet mit dem Text der E-Mail. Die KI ist im Tarif enthalten, mit einem monatlichen Nutzungslimit. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Prozessvorschau; Tarife und Leistungsumfang finden Sie in der Preisübersicht.

Sie können BOTrento 14 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten testen, ohne Karte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Datenupload. Passende Einstiege gibt es für Event- und Produktionsfirmen, Technikvermietung und B2B-Dienstleister.