Angebot nachfassen: Mustertexte für Mail und Telefon nach Situation

Team BOTrento13. 10. 20268 Min. Lesezeit

Mail oder Telefon: Welcher Kanal passt zu welcher Situation?

Beide Kanäle haben ihre Stärken. Eine Mail kann der Kunde lesen, wann er Zeit hat, und sie lässt sich intern weiterleiten. Ein Anruf bringt Einwände ans Licht, die nie jemand aufschreiben würde. Die folgende Übersicht hilft bei der Entscheidung:

Bei vielen kleinen Unternehmen hat sich bewährt, mit einer Mail zu beginnen und den Anruf gezielt einzusetzen, wenn schriftlich nichts mehr passiert oder ein Einwand im Raum steht.

Mustertexte per Mail für vier typische Situationen

Passen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern an. Bleiben Sie in der Betreffzeile bei der Angebotsnummer, damit der Kunde den Vorgang sofort zuordnen kann. Eine Abfolge aus erster, zweiter und letzter Erinnerung finden Sie in unseren drei Follow-up-Vorlagen für die Zeit nach dem Angebot.

1. Keine Reaktion auf das Angebot

Betreff: Ihr Angebot [Nr.] – [Projekt/Veranstaltung]

Guten Tag Frau [Name],

ich wollte kurz nachhören, ob Sie unser Angebot vom [Datum] für [Projekt] erhalten haben und ob noch etwas unklar ist.

Damit [Termin/Technik/Kapazität] für Sie reserviert bleiben kann, wäre eine kurze Rückmeldung bis [Datum] hilfreich. Gern stimmen wir offene Punkte auch in einem kurzen Telefonat ab.

Viele Grüße
[Name]

Wichtig ist dabei: Es gibt eine echte Begründung für die Frist (zum Beispiel ein Termin, der freigehalten wird), und Sie machen keine Vorwürfe.

2. „Der Preis ist zu hoch“

Betreff: AW: Angebot [Nr.] – Varianten für [Projekt]

Guten Tag Herr [Name],

danke für Ihre offene Rückmeldung. Damit ich Ihnen eine passende Lösung vorschlagen kann: Liegt das Angebot über Ihrem Budget insgesamt, oder sind einzelne Positionen für Sie verzichtbar?

Zwei Möglichkeiten sehe ich bereits:
– Variante A: [Leistung reduziert, z. B. ohne Aufbau am Vortag]
– Variante B: [anderes Equipment / kürzere Laufzeit]

Wenn Sie mir Ihren Rahmen nennen, passe ich das Angebot gern an.

Viele Grüße
[Name]

Senken Sie den Preis nicht einfach pauschal. Wenn Sie den Umfang anpassen, bleibt das ursprüngliche Angebot glaubwürdig.

3. Der Ansprechpartner oder Entscheider hat gewechselt

Betreff: Angebot [Nr.] für [Projekt] – kurze Zusammenfassung

Guten Tag Frau [Name],

Herr [bisheriger Kontakt] hat mir mitgeteilt, dass Sie das Projekt [Projekt] übernehmen. Damit Sie nicht den ganzen Verlauf lesen müssen, hier das Wichtigste:
– Umfang: [2–3 Stichpunkte]
– Termin: [Datum]
– Angebot: [Nr.], gültig bis [Datum]

Passt dieser Stand noch zu Ihren Plänen? Ich würde mich gern für 15 Minuten telefonisch mit Ihnen abstimmen – wann passt es Ihnen?

Viele Grüße
[Name]

4. „Wir melden uns“

Betreff: AW: Angebot [Nr.]

Guten Tag Herr [Name],

vielen Dank, das passt gut. Ich notiere mir, dass Sie sich bis [Datum] melden. Sollte ich bis dahin nichts von Ihnen hören, frage ich am [Datum] kurz nach, damit Ihr Termin nicht verloren geht.

Viele Grüße
[Name]

Mit dieser Antwort halten Sie den Ball im Spiel, ohne zu drängen. Der Kunde weiß, was als Nächstes passiert.

Telefonleitfaden: Angebot nachfassen in 5 Schritten

Ein Anruf wirkt dann aufdringlich, wenn er planlos ist. Mit einem kurzen Leitfaden bleibt das Gespräch fokussiert und respektiert die Zeit des Kunden.

1. Vorbereitung: Angebot, letzte Mail und offene Fragen bereitlegen. Notieren Sie, welchen nächsten Schritt Sie erreichen möchten, zum Beispiel eine Entscheidung, einen Termin oder eine Rückfrage.
2. Einstieg mit Bezug: „Guten Tag Frau [Name], hier ist [Name] von [Firma]. Ich rufe wegen unseres Angebots für [Projekt] an. Passt es gerade kurz, zwei Minuten?“
3. Offene Frage statt Ja/Nein: „Wie ist bei Ihnen der aktuelle Stand?“ oder „Was brauchen Sie noch für Ihre Entscheidung?“ Vermeiden Sie „Haben Sie das Angebot schon gelesen?“.
4. Einwand aufnehmen: Wiederholen Sie den Einwand in eigenen Worten („Wenn ich Sie richtig verstehe, geht es vor allem um den Aufbau am Vortag …“) und bieten Sie eine konkrete Alternative an.
5. Nächsten Schritt vereinbaren und schriftlich bestätigen: „Dann schicke ich Ihnen bis morgen Variante B, und wir sprechen am Donnerstag kurz darüber.“ Schicken Sie direkt danach eine kurze Mail mit genau dieser Vereinbarung.

Mustertext für die Mailbox

„Guten Tag Herr [Name], hier ist [Name] von [Firma], es geht um unser Angebot für [Projekt]. Ich habe Ihnen dazu gerade eine kurze Mail geschickt. Rufen Sie mich gern unter [Nummer] zurück, ansonsten melde ich mich am [Tag] noch einmal.“

Sprechen Sie nicht mehr als zwei Sätze auf die Mailbox und verweisen Sie auf die Mail. So hat der Kunde alle Details schriftlich vorliegen.

Formulierungen, die nicht aufdringlich wirken

Oft entscheidet schon die Wortwahl darüber, ob Ihr Nachfassen als Service oder als Druck ankommt. Ein paar Gegenüberstellungen:

Für Veranstaltungstechnik und Vermietung ist die Verfügbarkeit fast immer ein legitimer Grund, um nachzufassen. Wie Sie das in der Saison handhaben, zeigen wir auf den Seiten für Event- und Produktionsfirmen und Technikverleih und Vermietung. Achten Sie aber darauf, eine Knappheit nur dann zu nennen, wenn es sie auch wirklich gibt.

Warum gute Vorlagen allein nicht reichen

Die meisten Follow-ups scheitern nicht am Text, sondern daran, dass niemand rechtzeitig daran denkt. Das Angebot geht aus Outlook oder Gmail raus, die Wiedervorlage steht in einer Tabelle oder in Pipedrive, und die Zusage „Ich melde mich am Freitag“ steckt irgendwo in einem Mailverlauf. Bei mehreren Personen im Vertrieb wird es noch unübersichtlicher.

Drei einfache Regeln helfen:

• Jedes versendete Angebot bekommt sofort ein Datum fürs Nachfassen.
• Jede Zusage, die Sie in einer Mail oder am Telefon machen, wird als Aufgabe festgehalten.
• Nach jedem Anruf folgt eine kurze Mail, die die Vereinbarung bestätigt.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie das dauerhaft absichern, lesen Sie unsere Antwort auf die Frage, wie Sie Follow-ups zu Angeboten nicht mehr vergessen (auf Englisch).

So unterstützt BOTrento beim Nachfassen

BOTrento Chief of Staff ist ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und die nächsten Schritte im Vertrieb. Er behält Anfragen und Angebote in Ihrem Postfach und in hochgeladenen Daten (zum Beispiel CSV- oder XLSX-Exporte aus dem CRM oder einer Tabelle) im Blick. An jedem Werktag sehen Sie morgens die Übersicht „Heute 1+3“ in der App und per Mail. Dort steht, welches Angebot heute nachgefasst werden sollte.

• Entwürfe statt leerer Seite: BOTrento schreibt passende Follow-up-Entwürfe zur jeweiligen Situation, auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Tschechisch.
• Zusagen werden erkannt: Sätze wie „Ich melde mich bis Freitag“ werden erfasst, und Sie werden rechtzeitig daran erinnert.
• Freigabe durch Menschen: Ohne Ihre Freigabe wird nichts verschickt. Sie prüfen, passen an und senden selbst.
• KI inklusive: Die KI-Nutzung ist im Tarif enthalten, ein eigener API-Schlüssel ist nicht nötig.

Was BOTrento nicht leistet: Termine bestätigt das System nicht, und Ihr CRM oder Ihre Buchhaltung (etwa lexoffice oder sevDesk) ersetzt es nicht. Bei Dateianhängen arbeitet es mit dem Text der Mail, nicht mit dem Inhalt der Anhänge. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Prozess-Demo. Die Tarife finden Sie in der Preisübersicht.

Sie können das Ganze 14 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten testen, ohne Kreditkarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst, wenn Ihre Daten zum ersten Mal erfolgreich hochgeladen wurden. Für die Vorbereitung haben Sie 7 Tage Zeit, und an Werktagen meldet sich innerhalb von 24 Stunden jemand aus unserem Team, um mit Ihnen das Postfach anzubinden.