Follow-up-Mail nach dem Angebot: 3 Vorlagen für die erste, zweite und letzte Erinnerung

Team BOTrento7. 10. 2026 · Aktualisiert 11. 10. 20268 Min. Lesezeit

Wann welche Erinnerung rausgeht

Das Timing richtet sich nach dem Termin Ihres Kunden, nicht nach Ihrer Ungeduld. Findet die Veranstaltung in einem Monat statt, bleibt weniger Raum für mehrere Erinnerungen als bei einem Auftrag für das nächste Jahr. Allgemeine Grundsätze, wann Sie sich melden und wann Sie aufhören, behandelt der Artikel zum Thema Nachfassen nach dem Angebot. Hier ein praktischer Rahmen für drei Mails:

Hat der Kunde selbst genannt, wann er entscheidet, richten Sie sich nach seinem Termin und senden die erste Erinnerung am Tag danach.

Vorlage 1: die erste Erinnerung

Das erste Follow-up hat ein einziges Ziel: herauszufinden, ob das Angebot angekommen ist und ob der Kunde etwas ergänzt haben möchte. Kein „ich wollte nur mal erinnern“, keine Vorwürfe.

Betreff: Angebot für [Name der Veranstaltung / des Auftrags] – ist alles klar?

Guten Tag Frau [Nachname],

am [Tag] habe ich Ihnen unser Angebot für [kurze Beschreibung, z. B. Ton- und Lichttechnik für Ihre Firmenkonferenz am …] geschickt. Ich wollte sichergehen, dass es bei Ihnen angekommen ist und alles verständlich ist.

Wenn Sie Umfang oder Termin anpassen oder den Preis in Varianten aufteilen möchten, überarbeite ich das Angebot gern.

Freundliche Grüße
[Name, Telefon]

Worauf Sie achten sollten

• Nennen Sie im Betreff den Namen des Auftrags, damit sich die Mail leicht wiederfinden lässt.
• Antworten Sie im ursprünglichen Mailverlauf mit dem Angebot, damit der Kunde den Anhang nicht suchen muss.
• Bieten Sie eine konkrete Hilfe an (Umfang anpassen, Varianten) statt eines allgemeinen „Falls Sie etwas brauchen“.

Vorlage 2: die zweite Erinnerung mit Mehrwert

Die zweite Mail darf keine Kopie der ersten sein. Sie soll dem Kunden etwas liefern, das bei der Entscheidung hilft: eine neue Information, eine einfachere Variante, die Antwort auf einen wahrscheinlichen Einwand oder einen Hinweis zur Verfügbarkeit.

Betreff: [Name der Veranstaltung] – schlankere Variante und Verfügbarkeit der Technik

Guten Tag Frau [Nachname],

ich knüpfe an unser Angebot vom [Datum] an. Mir ist eingefallen, dass für Sie auch eine kostengünstigere Variante interessant sein könnte: [z. B. ohne LED-Wand, mit Projektion auf Leinwand]. Ich habe sie als zweite Option neben dem ursprünglichen Angebot beigefügt.

Außerdem: Die Technik halten wir für den [Termin] bislang frei. Wenn Sie die Reservierung bestätigen möchten, genügt eine kurze Antwort auf diese Mail.

Falls ein Telefonat einfacher ist, schlage ich [zwei konkrete Zeiten] vor.

Freundliche Grüße
[Name]

Was als „Mehrwert“ zählt

• Eine alternative Variante bei Umfang oder Preis.
• Eine Information zur Verfügbarkeit von Termin, Technik oder Personal.
• Eine kurze Antwort auf eine Frage, die Kunden in dieser Phase typischerweise klären (Transport, Aufbau, Stornobedingungen).
• Der Vorschlag eines kurzen Telefonats mit zwei konkreten Zeiten.

Hat der Kunde inzwischen eine Rückfrage gestellt, finden Sie Anregungen für die Antwort im Artikel mit fünf Vorlagen für die Antwort auf eine Anfrage.

Vorlage 3: die letzte Erinnerung, die den Vorgang abschließt

Die letzte Mail ist oft die, auf die Kunden am ehesten antworten, weil Sie ihnen eine klare und einfache Wahl geben. Es geht nicht darum, Druck aufzubauen, sondern auf beiden Seiten Klarheit zu schaffen und in Ihrer Erfassung einen eindeutigen Status zu haben.

Betreff: [Name der Veranstaltung] – soll ich das Angebot schließen?

Guten Tag Frau [Nachname],

zum Angebot für [Name der Veranstaltung] habe ich mich bereits zweimal gemeldet und möchte Sie nicht unnötig belasten. Ich gehe davon aus, dass Sie sich anders entschieden haben oder das Projekt sich verschoben hat. Das ist völlig in Ordnung.

In diesem Fall schließe ich das Angebot bei mir und gebe die reservierte Technik für den [Termin] wieder frei. Sollte Ihr Interesse noch bestehen, genügt ein Wort als Antwort, etwa „weiter“, und ich melde mich mit dem weiteren Vorgehen.

Vielen Dank für Ihre Zeit. Ich freue mich, wenn Sie beim nächsten Mal wieder auf uns zukommen.

Freundliche Grüße
[Name]

Was nach der letzten Mail zu tun ist

1. Antwortet der Kunde nicht, markieren Sie den Vorgang im CRM oder in der Tabelle als verloren oder zurückgestellt und notieren den Grund, sofern bekannt.
2. Geben Sie blockierte Kapazitäten, Technik oder Termine frei.
3. Bei wiederkehrenden Anlässen (Jahrestagung, Messe) planen Sie einen Kontakt für die nächste Saison ein.
4. Erinnern Sie nicht weiter. Die dritte Mail war die letzte.

Checkliste Tonalität: Was ins Follow-up gehört und was nicht

Bevor Sie ein Follow-up absenden, gehen Sie diese fünf Punkte durch:

• Konkretheit: Enthält die Mail den Namen des Auftrags, den Termin und das Datum des ursprünglichen Angebots?
• Ein nächster Schritt: Weiß der Kunde genau, was er tun soll (antworten, anrufen, bestätigen)?
• Keine Vorwürfe: Schreiben Sie nicht „bisher habe ich keine Antwort erhalten“ oder „ich warte noch immer“?
• Länge: Lässt sich die Mail auf dem Smartphone ohne Scrollen lesen?
• Fakten stimmen: Passen Preis, Umfang und Verfügbarkeit zu dem, was tatsächlich gilt?

Der häufigste Fehler ist nicht ein schlechter Text, sondern dass das Follow-up gar nicht erst rausgeht. Das Angebot geht raus, neue Anfragen kommen, und die Erinnerung gerät in Vergessenheit. Deshalb sollte bei jedem Vorgang ein nächster Schritt mit Datum eingetragen sein. Arbeiten Sie mit einem CRM, finden Sie ein Einrichtungsbeispiel im Artikel zum Follow-up in Pipedrive; das Prinzip gilt auch für andere Werkzeuge und Tabellen. Wie Sie Angebote selbst schneller fertigstellen, zeigt der Beitrag Angebote schneller erstellen.

Wie BOTrento Chief of Staff das Follow-up im Blick behält

Die Vorlagen klären, was Sie schreiben. Schwieriger ist es sicherzustellen, dass die richtige Mail am richtigen Tag beim richtigen Kunden ankommt, auch wenn der Vertrieb den Kopf voller anderer Aufträge hat. Dafür gibt es BOTrento Chief of Staff, einen gesteuerten Prozess für Anfragen, Angebote und weitere Vertriebsschritte.

So funktioniert es

• Status im Blick: Der Prozess verfolgt versendete Angebote im Postfach und in der Erfassung (CRM oder Tabelle) und meldet sich, wenn die nächste Erinnerung fällig ist.
• Mailentwurf: Er bereitet je nach Stand des Vorgangs einen Follow-up-Entwurf vor, mit Auftragsname, Termin und nächstem Schritt.
• Freigabe durch einen Menschen: Nichts wird ohne Freigabe versendet. Ihr Vertriebsmitarbeiter passt den Entwurf an, gibt ihn frei oder verwirft ihn.
• Vorgang abschließen: Nach der letzten Erinnerung schlägt er eine Statusänderung in der Erfassung vor, damit der Vorgang nicht offen hängen bleibt.

Eigene API-Schlüssel und Daten

Das Sprachmodell läuft über Ihre eigenen API-Schlüssel bei dem Anbieter, den Sie wählen, und die KI bezahlen Sie direkt dort ohne Aufschlag. Die Einrichtung beschreibt die Hilfe zu eigenen API-Schlüsseln. Die Daten speichern wir auf Servern in Deutschland (EU); den für die jeweilige Aufgabe nötigen Text verarbeitet der von Ihnen gewählte Modellanbieter. Der Aufruf einer externen KI-API ist dabei keine geschlossene Verarbeitung, das sollten Sie vorab wissen.

Der Start mit einer kostenlosen Testphase

Der Einstieg erfolgt über eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Zahlungskarte und ohne eigenen API-Schlüssel, etwa für das Nachfassen nach Angeboten in der Technikvermietung. Die 14 Tage starten erst mit dem ersten erfolgreichen Datenimport oder der Postfachanbindung; für die Vorbereitung bleiben 7 Tage. Wie ein solcher Prozess in der Praxis aussieht, zeigt die Prozessdemo Schritt für Schritt. Konditionen und Tarife finden Sie in der Preisübersicht.