Angebote für Dienstleistungen schreiben: drei ausgefüllte Beispiele für Beratung, Wartung und Projektarbeit

Team BOTrento17. 10. 20268 Min. Lesezeit

Warum die Preisgliederung von der Art der Leistung abhängt

Viele Angebote für Dienstleistungen bekommen Rückfragen, weil die Preisgliederung nicht zum Risiko der Leistung passt. Bei Beratung weiß oft keine Seite genau, wie viele Stunden nötig werden. Bei der Wartung geht es um Verlässlichkeit über Monate. Bei Projekten kommt es auf ein abgegrenztes Ergebnis an. Bevor Sie mit dem Schreiben anfangen, entscheiden Sie deshalb, welches Modell zur Anfrage passt.

Ein festes Grundgerüst gilt für alle drei Fälle: Bezug auf die Anfrage, Leistungsumfang, Preis, Annahmen, Gültigkeit und nächster Schritt. Wie dieses Gerüst im Detail aussieht, steht in unserer Angebotsvorlage für Dienstleistungen. Hier geht es um die Unterschiede.

Beispiel Beratung: Tagessatz oder Festpaket

Die Situation: Ein mittelgroßer Veranstaltungstechnik-Verleih möchte seinen Ablauf von der Anfrage bis zum Angebot überarbeiten. Der Inhaber schreibt, dass Angebote zu lange dauern und Nachfassen „irgendwie untergeht“.

Welches Preismodell passt?

Bei Beratung ist ein Festpaket meist besser als ein offener Tagessatz. Der Kunde kennt dann seine Gesamtkosten, und Sie begrenzen den Umfang über die Zahl der Termine und die vereinbarten Ergebnisse. Den Tagessatz geben Sie zusätzlich für Leistungen außerhalb des Pakets an.

Angebot: Analyse und Neuaufstellung Ihres Angebotsprozesses

Sehr geehrter Herr Berger,

Sie haben beschrieben, dass Angebote im Moment zu lange dauern und dass Nachfassen im Tagesgeschäft verloren geht. Unser Vorschlag: In drei Workshops nehmen wir Ihren heutigen Ablauf auf, legen gemeinsam einen neuen fest und übergeben ihn Ihrem Team als schriftliche Arbeitsanweisung.

Leistungsumfang
– Auftakt-Workshop (vor Ort, halber Tag): Aufnahme des Ist-Ablaufs mit Vertrieb und Lager
– Konzept-Workshop (online, halber Tag): Soll-Ablauf, Zuständigkeiten, Vorlagen
– Einführungs-Workshop (vor Ort, halber Tag): Einführung im Team
– Ergebnisdokument: Ablaufbeschreibung, Textvorlagen für Antwort, Angebot und Nachfassen, Regeln zum Nachfassen

Preis
Festpaket: [Betrag] € zzgl. MwSt.
Zusätzliche Beratung außerhalb des Pakets: [Tagessatz] € zzgl. MwSt. pro Tag, nur nach vorheriger Freigabe
Reisekosten: nach Aufwand, Bahnfahrt

Nicht enthalten: Einrichtung oder Anpassung Ihrer Software, Schulung weiterer Standorte.

Gültigkeit: bis [Datum]. Nächster Schritt: Wenn Sie zusagen, schlagen wir Ihnen Termine für den Auftakt-Workshop vor.

Beachten Sie: Das Angebot verspricht kein Ergebnis wie „doppelt so schnelle Angebote“, sondern konkrete Liefergegenstände. Das ist ehrlicher und vermeidet Diskussionen bei der Abrechnung.

Beispiel Wartung: Pauschale und Abrufkontingent

Die Situation: Ein Tagungshotel fragt an, ob Sie die Medientechnik in seinen Seminarräumen dauerhaft betreuen: Beamer, Mikrofone, Konferenzsysteme.

Welches Preismodell passt?

Wartung verkaufen Sie als monatliche Pauschale mit klar beschriebenem Inhalt. Alles, was darüber hinausgeht, rechnen Sie nach Stundensatz ab. Eine typische Streitfrage bei Wartungsverträgen lautet „War das jetzt in der Pauschale drin?“. Deshalb gehört die Abgrenzung ins Angebot, nicht erst in die Rechnung.

Angebot: Wartung der Medientechnik in Ihren Seminarräumen

Sehr geehrte Frau Hofer,

vielen Dank für Ihre Anfrage zur Betreuung der Technik in Ihren Seminarräumen. Ziel ist, dass Ihre Veranstaltungen ohne technische Ausfälle laufen und Ihr Team bei Problemen einen festen Ansprechpartner hat.

In der Pauschale enthalten
– Ein Wartungstermin pro Quartal vor Ort: Funktionsprüfung, Reinigung, Firmware-Updates
– Telefonische Hilfe an Werktagen während Ihrer Veranstaltungszeiten
– Ein Abrufkontingent von [Anzahl] Stunden pro Monat für Einsätze vor Ort; nicht genutzte Stunden verfallen am Monatsende

Preis
Monatliche Pauschale: [Betrag] € zzgl. MwSt.
Zusätzliche Stunden: [Stundensatz] € zzgl. MwSt., abgerechnet im Viertelstundentakt
Ersatzteile und Austauschgeräte: nach gesondertem Angebot

Laufzeit: [Mindestlaufzeit], danach monatlich kündbar.

Nicht enthalten: Technikbetreuung während laufender Veranstaltungen, Neuinstallation zusätzlicher Räume.

Nächster Schritt: Wir vereinbaren einen ersten Termin zur Bestandsaufnahme. Danach starten wir mit dem Vertrag.

Den Stundensatz für Zusatzaufwand sollten Sie immer nennen, auch wenn der Kunde nicht danach fragt. Er wird später sonst als Überraschung wahrgenommen.

Beispiel Projektarbeit: Phasen und Meilensteine

Die Situation: Ein Maschinenbauer braucht einen Messestand für eine Fachmesse, von der Konzeption über Bau und Technik bis zum Abbau.

Welches Preismodell passt?

Projekte gliedern Sie in Phasen mit Festpreis. Jede Phase endet mit einem prüfbaren Ergebnis, und die Zahlungen orientieren sich an diesen Meilensteinen. So tragen Sie nicht das ganze Vorfinanzierungsrisiko, und der Kunde sieht den Fortschritt. Wie Sie Positionen im Detail aufschlüsseln, zeigt unser ausgefülltes Angebotsbeispiel mit Positionstabelle.

Angebot: Konzeption und Umsetzung Ihres Messestands

Sehr geehrter Herr Wagner,

Sie möchten auf der Messe Ihre neue Produktlinie zeigen und Platz für Kundengespräche haben. Wir übernehmen den Stand von der Idee bis zum Abbau.

Phase	Ergebnis	Preis zzgl. MwSt.
Konzeption	Standkonzept mit Grundriss und Visualisierungen	[Betrag] Euro
Ausführungsplanung	Freigegebene Pläne, Technikliste, Ablaufplan	[Betrag] Euro
Bau und Technik	Aufgebauter, abgenommener Stand am Vortag der Messe	[Betrag] Euro
Abbau und Rücktransport	Geräumte Standfläche	[Betrag] Euro

Zahlungsplan: Ein Teilbetrag bei Auftrag, je ein weiterer nach Freigabe von Konzeption und Ausführungsplanung, der Rest nach Abbau.

Änderungen: [Anzahl] Korrekturschleifen pro Phase sind enthalten. Weitere Änderungen nach Freigabe bieten wir gesondert an.

Annahmen: Standfläche und Strom werden vom Kunden bei der Messe gebucht.

Gültigkeit: bis [Datum]. Nächster Schritt: Kurzes Abstimmungsgespräch zum Konzept, danach Start der Konzeptionsphase.

Entscheidend sind die Spalte „Ergebnis“ und die Regel zu Änderungen. Damit kann der Kunde Phase für Phase abnehmen, ohne dass der Umfang stillschweigend wächst.

Checkliste: Prüfen Sie jedes Dienstleistungsangebot vor dem Versand

1. Bezug zur Anfrage: Steht im ersten Absatz das Problem in den Worten des Kunden?
2. Preismodell: Passt die Gliederung zur Leistung (Paket, Pauschale, Phasen)?
3. Abgrenzung: Gibt es einen Abschnitt „Nicht enthalten“?
4. Zusatzaufwand: Sind Tages- oder Stundensatz für Leistungen außerhalb des Umfangs genannt?
5. Annahmen: Ist klar, was der Kunde beisteuert?
6. Preisangabe: Steht überall „zzgl. MwSt.“?
7. Gültigkeit und nächster Schritt: Weiß der Kunde, bis wann und wie er zusagt?
8. Nachfassen geplant: Haben Sie sich einen Termin zum Nachfassen notiert?

Der letzte Punkt geht im Alltag am leichtesten verloren. Das Angebot liegt dann als PDF im Postausgang, und niemand meldet sich mehr. Wie Sie das verhindern, erklären wir in der Antwort wie Sie das Nachfassen von Angeboten nicht mehr vergessen. Für die Formulierung der Einleitung und des Schlusses lohnt sich ein Blick auf unsere Vorher-nachher-Beispiele für Angebotstexte.

Wie BOTrento beim Schreiben und Nachfassen von Angeboten hilft

Die Beispiele oben zeigen das Muster. Im Alltag bremst aber eher etwas anderes: Anfragen liegen verteilt in Outlook oder Gmail, Preise stehen in alten Angeboten, und Zusagen wie „Ich schicke Ihnen bis Freitag ein Angebot“ stehen nirgends als Aufgabe. An dieser Stelle setzt BOTrento Chief of Staff an, als gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und die nächsten Vertriebsschritte.

• Überblick: BOTrento beobachtet Anfragen und Angebote in Ihrem Postfach und in importierten Daten (CSV/XLSX aus CRM oder Tabelle). An jedem Arbeitstag zeigt es morgens die Übersicht „Heute 1+3“ in der App und per E-Mail.
• Entwürfe: Es bereitet Entwürfe für Antworten, Angebote und Nachfassmails vor, in Deutsch, Englisch, Tschechisch oder Französisch.
• Zusagen: Versprechen aus E-Mails werden erkannt, und BOTrento erinnert Sie rechtzeitig daran.
• Freigabe: Nichts wird ohne Freigabe durch einen Menschen verschickt. Preise und Inhalte prüfen und freigeben immer Sie.
• KI inklusive: Die KI-Nutzung ist im Tarif enthalten. Einen eigenen API-Schlüssel brauchen Sie nicht.

Was BOTrento nicht tut: Es versendet nichts selbstständig, bestätigt keine Termine, ersetzt weder Ihr CRM noch lexoffice oder DATEV und liest keine Anhänge, sondern arbeitet mit dem Text der E-Mails. Wie ein Ablauf konkret aussieht, zeigt die Prozess-Demo. Für Dienstleister gibt es eine eigene Seite: BOTrento für B2B-Dienstleistungen.

Ausprobieren können Sie das in der 14-tägigen kostenlosen Testphase, ohne Kreditkarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Datenimport oder dem Anbinden des Postfachs. Die Tarife finden Sie in der Preisübersicht.