EU-gehosteter KI-Assistent und DSGVO: Checkliste zu Serverstandort, Zertifikaten und Daten

Team BOTrento2. 11. 20266 Min. Lesezeit

Was „EU-gehostet“ bedeutet – und was nicht

Bei KI-Werkzeugen finden zwei Dinge an unterschiedlichen Orten statt:

• Speicherung: Wo liegen Ihre Anfragen, E-Mails, Entwürfe und Protokolle dauerhaft?
• Verarbeitung durch das Modell: Wohin geht der Text, wenn die KI einen Entwurf erstellt?

Ein Anbieter kann seine Datenbank in Frankfurt betreiben und trotzdem für jeden Entwurf eine externe Modell-Schnittstelle (API) aufrufen. Dann ist die Speicherung in der EU, die Verarbeitung durch das Modell aber nicht zwingend. Ein Server in der EU mit Aufruf einer externen KI-API ist also kein „geschlossener“ Rechenraum. Das ist nicht automatisch unzulässig, muss aber offen benannt und vertraglich sauber geregelt sein.

Mehr zur Trennung von Speicherort und Modellaufruf lesen Sie in unserem Beitrag Wo liegen Ihre Daten, wenn Sie KI nutzen?

US-Cloud oder europäische Infrastruktur: der praktische Unterschied

Für KMU zählt weniger die Flagge des Anbieters als die konkrete Konstellation. Prüfen Sie diese Punkte:

Ob eine konkrete Übermittlung in ein Drittland zulässig ist, ist eine Rechtsfrage. Klären Sie sie bei Bedarf mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Anwalt.

Zertifikate und Prüfberichte: was sie aussagen

Sicherheitszertifikate und Prüfberichte sind ein Hinweis auf ordentliche Informationssicherheit, aber kein Freifahrtschein.

• Zertifizierung des Informationssicherheits-Managements: Fragen Sie nach dem Geltungsbereich. Gilt sie für den Betrieb des Dienstes oder nur für ein Büro?
• Prüfberichte zu Kontrollen eines Dienstleisters: Sie sind vor allem bei US-Anbietern verbreitet. Fragen Sie nach Prüfzeitraum und Umfang.
• Keines von beiden ersetzt den Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag), die Liste der Unterauftragnehmer oder Ihre eigene Prüfung.

Fehlt ein Zertifikat, ist das kein Ausschlusskriterium. Dann zählen umso mehr nachvollziehbare Angaben zu Verschlüsselung, Zugriffsrechten, Protokollierung und Löschung. Seriöse Anbieter beantworten diese Fragen konkret statt mit Marketingsätzen.

Welche Daten dürfen in einen KI-Assistenten?

Eine einfache Faustregel: Geben Sie nur ein, was für die Aufgabe nötig ist. Für Anfragen und Angebote sind das meist Name, Firma, Anliegen, Mengen, Termine und Konditionen.

Eher unkritisch

• Geschäftliche Ansprechpartner und Firmendaten aus Anfragen
• Leistungsbeschreibungen, Positionen, Termine, Angebotsstände

Nur mit Bedacht

• Gesundheitsdaten, Daten zu Kindern oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten
• Vertrauliche Konditionen, die vertraglich nicht weitergegeben werden dürfen
• Vollständige Postfächer, wenn nur einzelne Vorgänge gebraucht werden

Zur Einordnung von Kaltakquise und automatisierter Ansprache lesen Sie auch DSGVO und KI-Outreach. Ein Assistent, der eingehende Anfragen vorbereitet, steht rechtlich deutlich fester als einer, der selbstständig Fremde anschreibt.

Checkliste: 10 Fragen an jeden Anbieter

1. Wo liegen Datenbank und Server (Land, Rechenzentrum)?
2. Welcher Anbieter verarbeitet die Texte im Sprachmodell, und wo?
3. Gibt es einen AV-Vertrag, und sind Unterauftragnehmer aufgelistet?
4. Werden Ihre Eingaben zum Training von Modellen verwendet?
5. Welche Daten werden konkret ans Modell übergeben – nur der nötige Text?
6. Wie lange werden Daten und Protokolle gespeichert, und wie läuft die Löschung?
7. Können Sie Ihre Daten exportieren, wenn Sie kündigen?
8. Wer prüft Entwürfe, bevor etwas den Betrieb verlässt?
9. Welche Zertifikate oder Prüfberichte gibt es, und wofür gelten sie?
10. Wie schnell reagiert der Anbieter bei einem Sicherheitsvorfall?

Die Kurzfassung als weitere Orientierung finden Sie unter Ist ein KI-Vertriebstool DSGVO-konform?. Zum Thema Versand per Schnittstelle hilft zusätzlich die Checkliste zu AV-Vertrag, Serverstandort und Löschfristen.

Menschliche Freigabe und EU-KI-Verordnung

Auch die EU-KI-Verordnung (AI Act) beschäftigt viele KMU. Für den Alltag in Anfrage und Angebot gilt praktisch: Wissen Sie, wo KI eingesetzt wird, dokumentieren Sie es, und lassen Sie Menschen über alles entscheiden, was Kunden erreicht. Wie Ihr konkreter Einsatz einzuordnen ist, sollten Sie mit einer Rechtsberatung klären.

Eine verbindliche Freigabe durch einen Menschen ist deshalb mehr als Komfort: Sie begrenzt Fehler, macht Verantwortung sichtbar und ist ein starkes Argument bei Rückfragen von Kunden oder Prüfern.

So löst BOTrento das in der Praxis

BOTrento Chief of Staff ist ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und Nachfassen. Zum Datenschutz gilt:

• Speicherung: Die Daten liegen auf Servern in der EU (Deutschland); die Anwendungsdatenbank liegt in Irland.
• Modellaufruf: Das Sprachmodell verarbeitet nur die Texte, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind, über die Schnittstelle eines kommerziellen Anbieters. Standardmäßig läuft das über unser Konto, optional über Ihren eigenen API-Schlüssel (Hilfe zu eigenen API-Schlüsseln). Kommerzielle API-Anbieter nutzen die Daten nicht zum Training. Wichtig: Ein EU-Server mit Aufruf einer externen KI-API ist kein geschlossener Rechenraum.
• Freigabe: BOTrento sendet nichts selbst. Entwürfe für E-Mails, Angebote und Nachfassen prüft und schickt immer ein Mensch.
• Umfang: Es werden Texte aus E-Mails verarbeitet; Anhänge liest BOTrento nicht.
• Ende der Nutzung: Export der Daten und ein vereinbarter Termin für die Löschung von Zugängen und Kopien.

Der Tagesalltag sieht so aus: Jeden Arbeitstag morgens eine Übersicht „Heute 1+3“, Entwürfe in vier Sprachen und Erinnerungen an Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“. Einen Eindruck gibt die Prozessvorschau; mehr zum Produkt finden Sie unter Chief of Staff. Die Tarife und Limits sehen Sie im Preisüberblick.

Die Testphase dauert 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungskarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Sie beginnt mit dem ersten erfolgreichen Datenupload, danach prüfen Sie alles an Ihren eigenen Anfragen.