Gmail im Vertrieb: Labels, Vorlagen und Übersicht offener Anfragen einrichten

Team BOTrento9. 10. 2026 · Aktualisiert 12. 10. 20268 Min. Lesezeit

Schritt für Schritt: ein Label-System, das den Anfragestatus zeigt

Der häufigste Fehler sind Labels nach Kunden oder Veranstaltungsarten. Im Vertrieb ist es viel nützlicher, den Status zu markieren, also wer den nächsten Schritt tun muss. Eine Ziffer am Anfang sortiert die Labels in der linken Leiste in die richtige Reihenfolge, und einfache Namen ohne Umlaute und Leerzeichen lassen sich besser suchen.

1. 1-neu – Die Anfrage ist eingegangen, noch hat niemand reagiert.
2. 2-wir-sind-dran – Wir müssen Angaben ergänzen, einen Preis kalkulieren oder die Verfügbarkeit prüfen.
3. 3-angebot-gesendet – Das Angebot ist raus, wir warten auf den Kunden.
4. 4-gewonnen – Der Kunde hat zugesagt.
5. 5-abgeschlossen – Der Kunde hat abgelehnt, reagiert nicht oder die Anfrage passte nicht zu uns.

Die Regel lautet: Jeder Thread mit einer Anfrage trägt genau ein Statuslabel. Bei einem Statuswechsel entfernen Sie das alte Label und setzen das neue. Wenn Sie wissen wollen, wer den Fall bearbeitet, ergänzen Sie eine zweite Gruppe von Labels mit Namen (z. B. bearb-julia, bearb-markus).

Filter, die Anfragen für Sie markieren

Das manuelle Labeln neuer E-Mails wird schnell vergessen. Richten Sie deshalb Filter ein:

• E-Mails aus dem Anfrageformular auf der Website (meist gleicher Absender oder Betreff) → Label 1-neu,
• E-Mails an eine Adresse wie anfragen@ → Label 1-neu,
• Betreff mit „Anfrage“, „Angebot“ oder „Preis“ → Label 1-neu (hier müssen Sie mit gelegentlichen Fehltreffern rechnen).

Am einfachsten erstellen Sie einen Filter aus einer konkreten E-Mail: Öffnen Sie sie, wählen Sie im Menü das Filtern ähnlicher Nachrichten und passen Sie die Bedingung an.

Antwortvorlagen: was Sie vorbereiten und wie Sie sie schreiben

Gmail kann wiederkehrende Texte als Vorlage speichern. Die Funktion aktivieren Sie in den Einstellungen (Reiter mit den erweiterten Optionen), die Vorlage fügen Sie dann beim Schreiben über das Dreipunkt-Menü ein. Im Vertrieb lohnen sich diese vier:

• Eingangsbestätigung der Anfrage mit Rückfrage zu fehlenden Angaben,
• Begleitmail zum Angebot,
• erste Erinnerung nach dem Angebot,
• höflicher Abschluss, wenn der Kunde nicht reagiert.

Eine Vorlage soll ein Gerüst sein, kein fertiger Text. Markieren Sie auszufüllende Stellen in eckigen Klammern, damit Sie sie nicht übersehen. Beispiel für eine Erstantwort einer Event- oder Produktionsfirma:

Betreff: Re: [ursprünglicher Betreff]

Guten Tag [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage zu [Veranstaltungsart / Technik]. Damit wir Ihnen ein genaues Angebot senden können, benötigen wir noch:

– Termin und Uhrzeit (einschließlich Aufbau und Abbau),
– Veranstaltungsort,
– ungefähre Gästezahl,
– ob Sie die Technik selbst betreuen oder von uns betreuen lassen möchten.

Sobald uns die Angaben vorliegen, senden wir Ihnen das Angebot bis [Frist]. Wenn Ihnen ein Telefonat lieber ist, erreichen Sie uns unter [Nummer].

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Position]

Wie Sie den gesamten Weg von der eingehenden Anfrage bis zum Angebot so organisieren, dass keine Anfrage verloren geht, beschreibt der Artikel Anfragen schnell bearbeiten, ohne eine zu verlieren. Tipps, wie das Angebot selbst schneller entsteht, finden Sie unter Angebote schneller erstellen, ohne die Kontrolle über die Preise zu verlieren.

Übersicht offener Anfragen: gespeicherte Suchen und Morgencheck

Labels allein überwachen nichts. Das erledigen Suchabfragen, die Sie als Lesezeichen im Browser speichern oder als eigene Abschnitte des Posteingangs anzeigen lassen (Option „Mehrere Posteingänge“ in den Einstellungen).

Achtung: Die Bedingung „älter als“ bezieht sich auf das Datum der Nachricht, nicht auf das Datum der Label-Änderung. Bei Angeboten sollten Sie daher auch die letzte Antwort im Thread im Blick behalten.

Morgencheck in fünf Schritten

1. Öffnen Sie die Suche nach neuen Anfragen und beantworten Sie jede oder verschieben Sie sie in den Status „wir sind dran“.
2. Gehen Sie „wir sind dran“ durch und klären Sie bei jedem Thread, wer es bis wann erledigt.
3. Bei versendeten Angeboten ohne Reaktion senden Sie eine Erinnerung oder stellen den Thread auf den Tag zurück, an dem nachgefasst werden soll.
4. Setzen Sie abgeschlossene Fälle um, damit sie die Übersicht nicht verstopfen.
5. Zählen Sie einmal pro Woche, wie viele Anfragen eingegangen und wie viele Angebote rausgegangen sind. Anregungen, was Sie messen können, gibt der Artikel Antwortzeit auf Anfragen messen.

Zusammenarbeit im Team: worauf Sie achten sollten

Labels und Vorlagen gehören zu einem konkreten Postfach. Hat jede Vertriebsperson ein persönliches Postfach, hat auch jede ihr eigenes System, und eine gemeinsame Übersicht fehlt. In der Praxis bewähren sich zwei Wege:

• Ein gemeinsames Postfach für Anfragen (z. B. anfragen@), auf das alle im Vertrieb Zugriff haben, etwa per Delegierung. Labels und Filter sehen dann alle gleich.
• Weiterleitung in ein gemeinsames Postfach – Vertriebsmitarbeitende schreiben von ihren Adressen, aber Kopien der Anfragen werden an einer Stelle gesammelt.

Egal, wofür Sie sich entscheiden, vereinbaren Sie drei Regeln: Wer „nimmt“ einen Fall (Label mit Namen), wer labelt neue E-Mails, die der Filter nicht erfasst hat, und wer macht den Morgencheck, wenn die zuständige Person fehlt. Die konkreten Freigabemöglichkeiten hängen von Ihrer Google-Workspace-Administration ab. Klären Sie sie daher mit Ihrer Administration.

Wo die Selbsthilfe in Gmail endet

Das beschriebene System funktioniert, solange alle es diszipliniert befolgen. Typische Bruchstellen sind:

• Hochsaison. Wenn mehr Anfragen gleichzeitig kommen, fallen Labeln und Morgencheck als Erstes weg.
• Daten außerhalb der E-Mail. Verfügbarkeit von Technik, Preisliste oder laufende Kalkulation liegen in einer Tabelle, jede Antwort bedeutet also Wechsel zwischen Werkzeugen.
• Eine Vorlage ist keine Antwort. Sie muss weiterhin von Hand an den Inhalt der Anfrage angepasst werden. Diese Arbeit nimmt Gmail Ihnen nicht ab.
• Keine Statushistorie. Gmail zeigt nicht, wie lange ein Fall in welchem Status war oder wer wann etwas geändert hat.

Wenn Sie bereits ein CRM nutzen, gehören Status und nächster Schritt besser dorthin, siehe Follow-up in Pipedrive mit geplantem nächsten Schritt oder CRM und KI mit Antwort- und Angebotsentwürfen. Die E-Mail bleibt dann der Kanal, die Erfassung lebt im CRM.

So löst BOTrento das: ein gesteuerter Prozess über Ihrem Postfach

BOTrento Chief of Staff ersetzt Gmail nicht. Es ist ein gesteuerter Prozess, der über einem Postfach und einer Erfassung (CRM oder Tabelle) genau die Arbeit übernimmt, die in der Selbsthilfe gern ausfällt:

• erkennt eine neue Anfrage und trägt sie in die Erfassung ein,
• bereitet auf Basis Ihrer Unterlagen den Entwurf einer Antwort oder eines Angebots vor,
• achtet darauf, wo der nächste Schritt fehlt, und schlägt eine Erinnerung vor.

Ohne Freigabe durch einen Menschen wird nichts versendet. Entwürfe von E-Mails und Angeboten prüft und genehmigt immer jemand aus Ihrem Team.

Die KI läuft mit Ihren eigenen API-Schlüsseln (Anthropic Claude, OpenAI, Google Gemini und weitere), Sie bezahlen sie also direkt beim Anbieter ohne Aufschlag. Die Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert, sichtbar sind nur die letzten vier Zeichen, und Sie können sie jederzeit entfernen. Details finden Sie in der Hilfe zu eigenen API-Schlüsseln. Die Daten speichern wir auf Servern in Deutschland (EU). Den für die jeweilige Aufgabe nötigen Text verarbeitet der Modellanbieter, den Sie wählen, und kommerzielle API-Anbieter nutzen Daten nicht für das Training. Beachten Sie: Ein eigener Server in der EU mit Aufruf einer externen KI-API ist keine geschlossene Verarbeitung.

Eingeführt wird es über eine 14-tägige kostenlose Testphase, ohne Zahlungskarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen mit dem ersten erfolgreichen Hochladen Ihrer Daten (Import oder Postfachanbindung), für die Vorbereitung haben Sie 7 Tage. Im internen Pilot hat der Prozess in 7 Tagen 35 Anfragen, 18 E-Mails, 24 Angebote und 15 Aktionen bearbeitet. Wie eine Anfrage den Prozess durchläuft, zeigt die Prozessdemo Schritt für Schritt, die Testphase starten Sie direkt auf der Seite 14 Tage kostenlos testen.