AI Act Angebotserstellung mit Kundendaten: Was bei KI-Angeboten erlaubt ist

Team BOTrento3. 11. 20265 Min. Lesezeit

Was der AI Act bei Angeboten tatsächlich betrifft

Der AI Act ist ein risikobasiertes Regelwerk. Strenge Anforderungen gelten vor allem für Systeme, die über Menschen entscheiden, etwa bei Bewerbungen, Kreditwürdigkeit oder Zugang zu Leistungen. Ein Werkzeug, das aus einer eingehenden Anfrage einen Angebotsentwurf formuliert, gehört in der Regel nicht dazu. Ob das für Ihren Einsatz zutrifft, hängt aber vom konkreten Fall ab.

Praktisch relevant sind für KMU meist drei Punkte:

• KI-Kompetenz: Wer KI im Betrieb einsetzt, sollte dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden den Umgang verstehen – Grenzen, Fehlerquellen, Datenregeln.
• Transparenz: Kunden sollten nicht getäuscht werden, wenn sie direkt mit einer KI interagieren. Ein Angebot, das ein Mensch geprüft und versendet, ist etwas anderes als ein Chatbot ohne Kennzeichnung.
• Keine Automatik bei Entscheidungen über Personen: Wer KI nutzt, um Anfragende zu bewerten oder auszusortieren, bewegt sich rechtlich auf dünnerem Eis als bei reinen Textentwürfen. Mehr dazu im Beitrag zu AI SDR und DSGVO.

Was die DSGVO beim Angebotsentwurf verlangt

Sobald ein Angebot Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Projektdetails enthält, handelt es sich um personenbezogene Daten. Für Angebote an Unternehmen gilt das ebenfalls, denn dahinter stehen Ansprechpartner.

Rechtsgrundlage und Zweck

Die Bearbeitung einer Anfrage und das Erstellen eines Angebots lassen sich häufig auf vorvertragliche Maßnahmen oder berechtigtes Interesse stützen. Entscheidend ist, dass Sie die Daten nur für diesen Zweck nutzen und nicht für anderes, etwa für Werbung ohne Grundlage.

Dienstleister und Auftragsverarbeitung

Schickt ein Werkzeug Texte an einen KI-Anbieter, wird dieser zum Dienstleister. Klären Sie, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht, wo die Daten gespeichert werden und wie lange. Eine ausführliche Checkliste, ob ein KI-Vertriebswerkzeug DSGVO-konform ist, finden Sie in unseren Antworten – hier gehen wir deshalb nicht noch einmal alle Punkte durch.

Speicherort ist nicht gleich Verarbeitung

„Server in der EU“ beschreibt, wo Daten liegen. Wohin der Text für den Modellaufruf geht, ist eine zweite Frage. Den Unterschied erklärt der Beitrag Wo liegen Ihre Daten, wenn Sie KI nutzen?

Was nicht in den Prompt gehört

Der häufigste Fehler passiert nicht im Tool, sondern beim Kopieren: Jemand fügt eine komplette E-Mail-Kette in ein beliebiges Chatfenster ein, um „schnell ein Angebot“ zu bekommen. Legen Sie deshalb fest, was erlaubt ist.

Grundregel: Nur die Informationen übergeben, die für den Entwurf wirklich nötig sind. Das ist Datensparsamkeit im Alltag.

So richten Sie Ihr Team ein: Checkliste

1. Werkzeuge festlegen: Welche KI-Tools sind erlaubt? Private Konten und frei gewählte Chatfenster für Kundendaten ausschließen.
2. Dienstleister prüfen: Auftragsverarbeitung, Speicherort, Modellaufruf, Trainingsnutzung und Löschfristen klären.
3. Datenregel schreiben: Eine Seite, die sagt, was in den Prompt darf und was nicht.
4. Freigabe verbindlich machen: Kein Entwurf geht ohne Prüfung durch eine benannte Person raus – Preise, Leistungsumfang, Termine und Zusagen kontrollieren.
5. Schulung kurz halten: 30 Minuten zu Fehlerquellen (erfundene Details, falsche Preise) und Datenregeln.
6. Dokumentieren: Wer nutzt welches Tool wofür? Das hilft bei Rückfragen von Kunden und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
7. Rechtlich gegenchecken: Lassen Sie die Regel einmal von Datenschutzbeauftragten oder Juristen ansehen.

Vorlage: interne KI-Regel für Angebote

Diese Kurzfassung können Sie als Ausgangspunkt anpassen:

Interne Regel: KI bei Angeboten
1. KI darf Entwürfe für Anfragen, Angebote und Nachfassen vorbereiten.
2. Verwendet werden nur freigegebene Werkzeuge, keine privaten Konten.
3. In Prompts stehen nur die Angaben, die für den Entwurf nötig sind. Keine Zugangsdaten, Bankdaten oder sensiblen Angaben.
4. Jeden Entwurf prüft vor dem Versand eine Person: Preise, Leistungsumfang, Termine, Zusagen.
5. Fehler oder Unsicherheiten meldet das Team an [Name/Rolle].
6. Die Regel wird alle [x] Monate überprüft.

Wie BOTrento das löst

BOTrento Chief of Staff ist ein geführter Prozess für Anfragen, Angebote und Nachfassen, kein offenes Chatfenster. Das System erkennt Anfragen im Postfach oder in importierten Daten, bereitet Entwürfe für Antworten, Angebote und Follow-ups in vier Sprachen vor und erinnert an Zusagen. Es sendet nichts selbst: Jeder Entwurf wird von einem Menschen freigegeben.

Zum Datenschutz: Die Daten liegen auf Servern in Deutschland (EU). Für den Entwurf verarbeitet ein kommerzieller Anbieter des Sprachmodells per API nur die dafür nötigen Texte; kommerzielle API-Anbieter nutzen diese Daten nicht zum Training. Standardmäßig läuft das über unser Konto, optional über Ihren eigenen Schlüssel (derzeit nur Anthropic, siehe Hilfe zu API-Schlüsseln). Ein Server in der EU mit Aufruf eines externen KI-Dienstes ist jedoch kein geschlossener Rechenraum – das sollten Sie in Ihre Bewertung einbeziehen.

Grenzen: BOTrento liest keine Anhänge, sondern arbeitet mit dem E-Mail-Text, und es ersetzt weder CRM wie Pipedrive oder HubSpot noch Buchhaltung wie lexoffice oder sevDesk. Die KI ist im Tarif enthalten, mit einem monatlichen Verbrauchslimit. Wie der Ablauf aussieht, zeigt die Prozessvorschau; mehr zum Anbieter unter Was ist BOTrento. Die Tarife finden Sie unter Preise.