Agentur-Anfrage oder Reseller-Anfrage beantworten: Ablauf und Vorlage

Team BOTrento5. 11. 20266 Min. Lesezeit

Was sich bei Agentur- und Reseller-Anfragen ändert

Bei einer Direktanfrage ist der Absender zugleich Auftraggeber, Nutzer und Zahler. Bei einer indirekten Anfrage über eine Agentur oder einen Vermittler trennt sich das. Das hat Folgen für fast jeden Teil Ihrer Antwort:

Wer das ignoriert, schickt ein Endkundenangebot an jemanden, der Spielraum für seine eigene Marge braucht – oder erfährt erst bei der Beauftragung, dass der Endkunde ganz andere Anforderungen hatte.

Fünf Fragen, bevor Sie anbieten

Die allgemeine Checkliste für Anfragen finden Sie in unserem Beitrag Angebotsanfrage verstehen. Für Agentur- und Reseller-Anfragen kommen diese fünf Punkte dazu:

1. Wer ist Auftraggeber und Rechnungsempfänger? Die Agentur im eigenen Namen oder im Namen des Endkunden?
2. Welche Konditionen gelten? Gibt es bei Ihnen Partner- oder Wiederverkäuferpreise, oder gilt der normale Preis? Entscheiden Sie das vorab intern.
3. Ist der Endkunde namentlich bekannt? Manchmal wird er aus Wettbewerbsgründen nicht genannt. Das ist legitim, aber Sie sollten wissen, ob derselbe Endkunde parallel bei Ihnen direkt anfragt.
4. Welche Informationen fehlen? Termin, Ort, Menge, technische Anforderungen, Budgetrahmen – oft liegen sie nur beim Endkunden.
5. Wer entscheidet, bis wann? Gibt es eine Ausschreibung, eine Präsentation oder eine Frist für die Agentur?

Schritt für Schritt: So bearbeiten Sie die Anfrage

1. Anfrage als „indirekt“ kennzeichnen

Markieren Sie die Anfrage in Ihrem CRM (etwa Pipedrive oder HubSpot) oder in Ihrer Tabelle mit „Agentur“ oder „Reseller“. Hinterlegen Sie Agentur und, falls bekannt, den Endkunden getrennt. So vermischen sich später weder Konditionen noch Ansprechpartner.

2. Konditionen intern festlegen

Entscheiden Sie, bevor Sie schreiben, welche Preislogik Sie anwenden. Ein Angebot nachträglich auf Agenturkonditionen umzustellen, wirkt unprofessionell und kostet Zeit.

3. Lücken in einer Rückfrage bündeln

Stellen Sie alle offenen Punkte in einer einzigen Mail. Formulieren Sie so, dass die Agentur die Fragen direkt an ihren Kunden weiterreichen kann – kurz, nummeriert, mit Antwortfrist.

4. Angebot an die Agentur adressieren

Nennen Sie im Angebot klar, für wen es gilt, welche Leistung es umfasst und bis wann es gültig ist. Ob Sie es als „weißes“ Angebot ohne Ihr Branding oder in Ihrem Layout senden, besprechen Sie mit der Agentur.

5. Nachfassen mit festem Termin

Agenturen warten häufig selbst auf ihren Kunden. Vereinbaren Sie deshalb gleich einen Rückmeldetermin und notieren Sie ihn. Wie Sie solche Zusagen nicht vergessen, erklärt die Seite Nachfassen nach dem Angebot ohne Vergessen. Einen durchgehenden Ablauf von der Anfrage bis zum Follow-up zeigt Angebotserstellung: Prozess und Beispiel.

Vorlage: Antwort auf eine Agenturanfrage

Diese Mustermail klärt Rolle, Konditionen und fehlende Infos in einem Schritt. Passen Sie die eckigen Klammern an.

Betreff: Ihre Anfrage zu [Leistung] am [Datum] – kurze Rückfragen für das Angebot

Guten Tag Frau/Herr [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne erstelle ich Ihnen ein Angebot. Damit es direkt passt, benötige ich noch folgende Angaben:

1. Soll das Angebot an Ihre Agentur gehen, und wer ist Rechnungsempfänger?
2. Termin, Ort und Umfang der Leistung (z. B. Anzahl, Dauer, Aufbau- und Abbauzeiten)?
3. Gibt es einen Budgetrahmen oder besondere Anforderungen Ihres Kunden?
4. Bis wann benötigen Sie das Angebot, und bis wann fällt die Entscheidung?

Für die Zusammenarbeit mit Agenturen biete ich [Partnerkonditionen / unsere Standardpreise] an, die ich im Angebot gesondert ausweise. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.

Sobald ich Ihre Antworten habe, sende ich Ihnen das Angebot innerhalb von [Zeitraum]. Passt es, wenn ich am [Datum] kurz bei Ihnen nachfrage?

Freundliche Grüße
[Name, Telefon]

Typische Fallstricke

• Doppelte Anfragen: Derselbe Endkunde fragt direkt und über eine Agentur an. Gleichen Sie Termin und Leistung ab und informieren Sie beide Seiten neutral, wie Sie vorgehen. Legen Sie intern eine feste Regel fest, wer zuerst angefragt hat.
• Preise sickern durch: Unterschiedliche Konditionen sollten Sie je Anfrage sauber dokumentieren, damit Angebote nachvollziehbar bleiben.
• Endkundendaten: Wenn die Agentur Namen und Kontaktdaten ihres Kunden weitergibt, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Behandeln Sie das im Sinne der DSGVO sparsam und zweckgebunden; bei konkreten Vertragsfragen lassen Sie sich juristisch beraten.
• Verlorene Rückfragen: Bei mehrstufiger Kommunikation versickern Zusagen wie „Wir melden uns bis Freitag“ leicht. Wie Sie Anfragen insgesamt nicht verlieren, beschreibt Anfragen bearbeiten: ein Ablauf für kleine Unternehmen.

So unterstützt BOTrento den Ablauf

BOTrento Chief of Staff ist ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und Nachfassen. Das Tool beobachtet Anfragen in Ihrem Postfach und in hochgeladenen Daten und zeigt Ihnen jeden Arbeitstag morgens die Übersicht „Heute 1+3“. Für Agenturanfragen bedeutet das: Offene Rückfragen und Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“ werden erfasst und erinnert, ohne dass jemand sie von Hand pflegen muss.

Entwürfe für Antworten, Angebote und Follow-ups bereitet BOTrento vor, auch auf Deutsch. Es wird nichts ohne Freigabe durch einen Menschen versendet. Sie prüfen also, ob die richtigen Konditionen und der richtige Empfänger im Entwurf stehen. BOTrento ersetzt weder Ihr CRM noch Ihre Buchhaltung (lexoffice, sevDesk, DATEV) und liest keine Anhänge – es arbeitet mit dem E-Mail-Text.

Die KI ist im Tarif enthalten, mit einem monatlichen Verbrauchslimit; optional können Sie einen eigenen API-Schlüssel nutzen (Hilfe zu API-Schlüsseln). Daten liegen auf Servern in Deutschland (EU); der für eine Aufgabe nötige Text wird vom KI-Anbieter verarbeitet. Wie der Ablauf aussieht, zeigt die Prozessvorschau; für Event- und Produktionsfirmen und B2B-Dienstleister mit manuellen Angeboten ist er besonders gedacht. Bei Interesse an den Tarifen finden Sie alles unter Preise.