Angebotsnachverfolgung automatisieren: Erinnerungen und Nachfass-Entwürfe statt manueller Listen

Team BOTrento3. 11. 20267 Min. Lesezeit

Was sich automatisieren lässt – und was Menschen entscheiden sollten

Nachverfolgung besteht aus drei Teilen: merken, erinnern und formulieren. Alle drei sind Routine und gut automatisierbar. Die Entscheidung dahinter ist es nicht.

• Automatisierbar: offene Angebote erkennen, Nachfasstermine setzen, Überfälliges zeigen, Entwürfe vorbereiten, Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“ festhalten.
• Beim Menschen: ob und wann Sie nachfassen, ob ein Preisnachlass infrage kommt, ob ein Kunde lieber angerufen werden sollte, und der Versand selbst.

Wer das Nachfassen komplett ungeprüft versenden lässt, riskiert unpassende Mails an Kunden, die gerade intern abstimmen oder bereits abgesagt haben. Sinnvoller ist ein Prozess, in dem die Maschine vorbereitet und der Vertrieb freigibt. Die Grundlagen dazu erklärt unsere Antwortseite „Was ist ein Follow-up und wie vergessen Sie keines mehr?“; hier geht es um die konkrete Umsetzung.

In sechs Schritten zur automatisierten Nachverfolgung

1. Status definieren. Legen Sie fest, ab wann ein Angebot „offen“ ist: ab Versand, nicht ab Erstellung. Dazu kommen die Status „in Prüfung beim Kunden“, „Nachfassen fällig“, „gewonnen“ und „verloren“.
2. Versandzeitpunkt erfassen. Ohne Datum kein Rhythmus. Das System muss wissen, wann das Angebot rausging – am besten direkt aus Ihrem Postfach oder aus einem Import.
3. Rhythmus festlegen. Ein fester Takt (siehe Tabelle unten) verhindert, dass Nachfassen von der Tagesform abhängt.
4. Entwürfe vorbereiten lassen. Pro Stufe gibt es einen Textvorschlag, der Projektdetails aus der ursprünglichen Anfrage aufgreift.
5. Freigabe einbauen. Jeder Entwurf geht durch eine Person, bevor er rausgeht. Das schützt Ton und Preispolitik.
6. Tägliche Kurzübersicht nutzen. Statt die Liste zu durchsuchen, sehen Sie morgens nur, was heute dran ist.

Wer den Gesamtablauf vom Eingang bis zum Angebot prüfen möchte, findet Engpässe im Beitrag „Angebotsprozess optimieren“.

Rhythmus und Eskalation: ein Vorschlag für B2B-Angebote

Die Takte hängen von Branche und Projektgröße ab. Ein Eventangebot mit festem Datum braucht einen engeren Rhythmus als ein Wartungsvertrag. Als Ausgangspunkt für Ihre eigene Regel:

Die Eskalation ist dabei keine technische Raffinesse, sondern eine Regel: Wird eine Stufe nicht erledigt, wandert das Angebot sichtbar zur nächsten Person oder in die Übersicht der Teamleitung. Entscheidend ist, dass Überfälliges nicht im Hintergrund versandet, sondern jemandem sichtbar auf dem Tisch liegt.

Mustertext: Nachfassen ohne Druck

So kann ein Entwurf für Stufe 2 aussehen. Er greift ein konkretes Detail auf und macht die Antwort leicht:

Betreff: Ihr Angebot für die Jahrestagung am 14. März – kurze Rückfrage

Guten Tag Frau Berger,

vor einer Woche haben wir Ihnen das Angebot für Tontechnik und Bühne zugeschickt. Gibt es noch offene Punkte, die wir klären sollten – etwa zur Aufbauzeit oder zum Umfang der Technikbetreuung?

Falls die Entscheidung noch intern abgestimmt wird, melde ich mich gern in der nächsten Woche noch einmal. Das Angebot halten wir wie vereinbart bis Monatsende für Sie vor.

Freundliche Grüße
Ihr Name

Wichtig: Der Entwurf ist ein Vorschlag. Namen, Termine und Zusagen prüfen Sie vor dem Versand selbst.

Warum Pipedrive, HubSpot oder Outlook-Erinnerungen oft nicht reichen

CRM-Systeme wie Pipedrive oder HubSpot können Aktivitäten und Aufgaben erzeugen, und auch Outlook oder Gmail erinnern an Mails. Das hilft, setzt aber voraus, dass jemand jedes Angebot sauber im System anlegt und den Status pflegt. Genau diese Pflege bleibt in kleinen Teams liegen, wenn es hektisch wird. Hinzu kommt: Ein Standardtext aus dem CRM weiß nichts vom Inhalt der ursprünglichen Anfrage.

Ein reiner Chat mit einem KI-Modell hilft beim Formulieren, merkt sich aber keine offenen Angebote und erinnert nicht. Den Unterschied zwischen Chat und gesteuertem Prozess beschreibt der Beitrag „ChatGPT oder Claude im Unternehmen – oder ein gesteuerter KI-Prozess?“. Und wenn Sie klären möchten, welche Aufgaben Sie zuerst abgeben sollten, hilft die Reihenfolge der Vertriebsaufgaben mit Wochenplan.

So löst BOTrento die Nachverfolgung

BOTrento Chief of Staff ist ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und weitere Vertriebsschritte (Produktüberblick; mehr zum Hintergrund unter Was ist BOTrento). Für die Angebotsnachverfolgung heißt das konkret:

• BOTrento beobachtet Anfragen und Angebote in Ihrem Postfach und in hochgeladenen Daten.
• An jedem Arbeitstag zeigt die Übersicht „Heute 1+3“ – in der App und per E-Mail –, was ansteht, auch überfällige Nachfassaktionen.
• Entwürfe für Antworten, Angebote und Follow-ups entstehen in vier Sprachen (Deutsch, Englisch, Tschechisch, Französisch).
• Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“ werden erkannt und als Erinnerung festgehalten.
• Termine, Follow-ups und Aufgaben können Sie per iCal-Link (.ics) in Outlook, Google Kalender oder auf dem iPhone abonnieren.

Nichts wird ohne Freigabe versendet. BOTrento schickt selbst keine Mails; Sie prüfen jeden Entwurf und senden ihn aus Ihrem gewohnten Postfach. Es ersetzt auch weder Ihr CRM noch Ihre Buchhaltung (lexoffice, sevDesk oder DATEV bleiben, wie sie sind), und Anhänge werden nicht gelesen – der Assistent arbeitet mit dem Text der E-Mails.

Die KI ist im Tarif enthalten, mit einem monatlichen Verbrauchslimit; die Tarife finden Sie in der Preisübersicht. Postfächer von Seznam und anderen Anbietern binden Sie per IMAP an, Gmail, Google Workspace und Microsoft 365 aktuell per Weiterleitung oder Import; CRM-Daten oder Tabellen laden Sie als CSV/XLSX hoch. Zu Beginn zeigt ein Bericht „Ausgebliebene Umsätze“, wo bereits Anfragen und Angebote liegen geblieben sind (rückwirkend nur bei Postfächern, die per IMAP angebunden sind). Den Ablauf sehen Sie in der Prozessvorschau.

Sie können das 14 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten testen – ohne Zahlungskarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen mit dem ersten erfolgreichen Datenupload. Zur Datenverarbeitung: Die Daten liegen auf Servern in Deutschland (EU); den für eine Aufgabe nötigen Text verarbeitet ein kommerzieller Modellanbieter per API. Ein Server in der EU mit externem KI-Aufruf ist keine geschlossene Verarbeitung. Bei konkreten DSGVO-Fragen sollten Sie Ihre Rechtsberatung einbeziehen.

Checkliste vor dem Start

• Gibt es eine einheitliche Definition für „offenes Angebot“?
• Ist pro Angebot das Versanddatum und die Gültigkeit erfasst?
• Steht der Rhythmus für Stufe 1 bis 4 schriftlich fest?
• Ist klar, wer freigibt und wer eskaliert – auch bei Urlaub oder Krankheit?
• Wissen alle, wie ein verlorenes Angebot mit Grund abgeschlossen wird?

Passt das zu Ihrer Branche? Für Event- und Produktionsfirmen und B2B-Dienstleister mit manuellen Angeboten ist der Rhythmus besonders relevant.