KI-Assistent im Vertrieb: Welche Aufgaben Sie zuerst übergeben sollten – mit Wochenplan

Team BOTrento11. 10. 20267 Min. Lesezeit

Die Faustregel: hoher Aufwand, niedriges Risiko zuerst

Bewerten Sie jede wiederkehrende Vertriebsaufgabe nach zwei Fragen: Wie viel Zeit kostet sie Ihr Team jede Woche? Und was passiert, wenn der Assistent sie falsch erledigt? Aufgaben, bei denen ein Fehler nur einen Entwurf betrifft, den ohnehin noch jemand liest, sind ideale Startkandidaten. Aufgaben, bei denen ein Fehler direkt beim Kunden landet, kommen später oder gar nicht.

Die Tabelle passt zu typischen DACH-Situationen: eine Agentur mit vielen Event-Anfragen, ein Verleih für Veranstaltungstechnik oder ein B2B-Dienstleister, der Angebote noch in Word oder lexoffice zusammenbaut.

Stufe 1: Posteingang sichten und Anfragen erkennen

Im Postfach geht im Alltag am meisten Zeit verloren, ohne dass es jemand merkt. Zwischen Newslettern, Rechnungen und internen Abstimmungen liegen echte Anfragen – und manche bleiben einfach liegen.

Was der Assistent hier konkret tun sollte

• Neue Anfragen von sonstigen Mails trennen.
• Erkennen, ob zu einer Anfrage schon eine Antwort oder ein Angebot existiert.
• Morgens eine kurze Liste zeigen: Was ist heute dringend, was wartet auf eine Reaktion?

Warum das Risiko gering ist

Der Assistent schreibt in dieser Stufe nichts an Kunden. Übersieht er etwas, ist der Zustand höchstens so wie vorher. Sie gewinnen aber sofort Übersicht, und Ihr Team sieht, ob die Einordnung stimmt. Genau diese Erfahrung brauchen Sie, bevor Sie Entwürfe zulassen.

Stufe 2: Entwürfe für Antworten und Angebote – mit Freigabe

Sobald die Sichtung zuverlässig läuft, übergeben Sie die ersten Entwürfe. Beginnen Sie mit den zwei oder drei Anfragearten, die bei Ihnen am häufigsten vorkommen, etwa „Ist Technik X am Termin verfügbar?“ oder „Was kostet ein Firmenevent für eine bestimmte Personenzahl?“.

Wichtig ist eine klare Freigaberegel, die alle kennen. Eine Vorlage für Ihr Team:

Freigaberegel Vertrieb (Entwurf)
1. Der KI-Assistent erstellt nur Entwürfe. Versendet wird ausschließlich nach Prüfung durch eine verantwortliche Person.
2. Preise, Rabatte, Verfügbarkeiten und Termine prüft immer ein Mensch anhand unserer eigenen Unterlagen.
3. Inhalte aus Anhängen übernehmen wir manuell, wenn sie für die Antwort relevant sind.
4. Fällt ein Entwurf inhaltlich falsch aus, notieren wir kurz den Grund, damit wir die Vorgaben anpassen können.

Angebotsentwürfe kommen bewusst etwas später. Der Text lässt sich gut vorbereiten, aber Positionen und Preise gehören in Ihre bisherigen Werkzeuge, ob Pipedrive, HubSpot, sevDesk oder lexoffice. Der Assistent ersetzt diese Systeme nicht, er spart Ihnen die Schreibarbeit davor und danach.

Stufe 3: Nachfassen und Zusagen im Blick behalten

Nachfassen klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber die Aufgabe, die im Alltag am zuverlässigsten untergeht. Ein Angebot ist raus, der Kunde meldet sich nicht, und nach zwei Wochen denkt niemand mehr daran. Was ein Follow-up ist und warum es so oft vergessen wird, beantworten wir auf der Seite Nachfassen nach Angeboten nicht mehr vergessen.

Für den Assistenten sind hier zwei Dinge sinnvoll:

• Offene Angebote ohne Reaktion sichtbar machen und einen kurzen Nachfass-Entwurf vorbereiten.
• Eigene Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“ erkennen und rechtzeitig erinnern – damit nicht der Kunde nachfragen muss.

Ein Entwurf darf kurz sein:

Guten Tag Frau Muster,
ich wollte kurz nachhören, ob Sie unser Angebot für Ihre Veranstaltung im März schon prüfen konnten. Falls sich an Personenzahl oder Ablauf etwas geändert hat, passe ich es gern an. Passt Ihnen ein kurzes Telefonat diese Woche?
Freundliche Grüße

Das Risiko bleibt niedrig, solange auch hier ein Mensch freigibt und den Ton an den Kunden anpasst.

Was Sie (noch) nicht übergeben sollten

• Automatischer Versand: Jede Mail an Kunden sollte vor dem Versand von einem Menschen gelesen werden.
• Zusagen zu Terminen, Reservierungen und Verfügbarkeit: Das entscheidet, wer Lager, Kalender und Team kennt.
• Preisverhandlungen und Rabatte: Hier geht es um Marge und Kundenbeziehung, nicht um Text.
• Heikle Fälle: Reklamationen, Streitfälle oder vertrauliche Daten bearbeiten Sie weiterhin selbst.

Diese Grenze ist auch rechtlich sinnvoll. Wer KI im Vertrieb nutzt, sollte Mitarbeitende einweisen und Entscheidungen beim Menschen lassen – mehr dazu in unserem Beitrag zur KI-Verordnung für KMU und in der DSGVO-Checkliste für KI im Vertrieb. Bei konkreten Fragen lohnt sich ein kurzer Termin mit Ihrer Rechtsberatung.

Wochenplan: die ersten 14 Tage

Der folgende Plan ergänzt unsere Anleitung zur Einführung in sieben Schritten um eine konkrete Reihenfolge der Aufgaben.

1. Vorbereitung: Ein Postfach auswählen, in dem Anfragen tatsächlich ankommen. Die zwei oder drei häufigsten Anfragearten aufschreiben. Freigaberegel abstimmen und eine verantwortliche Person benennen.
2. Tag 1–3 – nur beobachten: Der Assistent sichtet und ordnet. Ihr Team prüft jeden Morgen: Stimmt die Liste? Fehlt eine Anfrage?
3. Tag 4–7 – erste Entwürfe: Antwortentwürfe für die häufigsten Anfragearten. Notieren Sie, welche Entwürfe Sie fast unverändert übernehmen und welche Sie stark umschreiben.
4. Tag 8–11 – Nachfassen: Offene Angebote und eigene Zusagen werden sichtbar. Nachfass-Entwürfe prüfen und freigeben.
5. Tag 12–14 – Angebotsentwürfe und Auswertung: Erste Angebotstexte testen, Preise wie gewohnt selbst eintragen. Am Ende drei Fragen beantworten: Haben wir weniger Anfragen übersehen? Wie viel mussten wir an den Entwürfen ändern? Welche Aufgabe übergeben wir als Nächstes?

Wenn eine Stufe nicht überzeugt, gehen Sie nicht weiter, sondern passen erst die Vorgaben an.

So setzt BOTrento diese Reihenfolge um

BOTrento Chief of Staff ist kein Chat, den jede Person für sich nutzt, sondern ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und die nächsten Schritte im Vertrieb. Den Unterschied erklärt unser Beitrag ChatGPT im Unternehmen oder gesteuerter KI-Prozess.

• Sichtung: BOTrento überwacht Anfragen und Angebote in Ihrer Post und in importierten Daten und zeigt an jedem Arbeitstag morgens die Übersicht „Heute 1+3“ – in der App und per E-Mail.
• Entwürfe: Antworten, Angebote und Follow-ups werden als Entwürfe in Deutsch, Englisch, Französisch oder Tschechisch vorbereitet. Nichts wird ohne Freigabe durch einen Menschen versendet.
• Zusagen: Versprechen wie „Ich melde mich bis Freitag“ werden erkannt und erinnert.
• Anbindung: IMAP-Postfächer direkt; Gmail, Google Workspace und Microsoft 365 derzeit per Weiterleitung oder Import. Daten aus CRM oder Tabelle als CSV/XLSX.
• Grenzen: BOTrento liest keine Anhänge, keinen Kalender und bestätigt keine Termine. Es ersetzt weder CRM noch Buchhaltung.

Die KI-Nutzung ist im Tarif enthalten, mit monatlichem Limit und ohne automatische Nachzahlung; Details finden Sie in der Preisübersicht. Die Daten speichern wir auf Servern in Deutschland (EU); der für eine Aufgabe nötige Text wird über die API eines kommerziellen Modellanbieters verarbeitet. Wie der Ablauf aussieht, zeigt die Prozess-Demo. Branchenbeispiele finden Sie für Event- und Produktionsfirmen, Technikverleih und B2B-Dienstleister.

Den Wochenplan oben können Sie direkt in der 14-tägigen kostenlosen Testphase durchspielen: ohne Kreditkarte, ohne eigenen API-Schlüssel, und die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Datenimport oder der Postfach-Anbindung.