KI-Beratung: Kosten für KMU richtig einschätzen und erkennen, wann Sie sie wirklich brauchen

Team BOTrento17. 10. 20268 Min. Lesezeit

Was eine KI-Beratung kostet, ergibt sich aus Tagessatz mal Beratertagen. Dazu kommen Folgekosten für Lizenzen und Modellverbrauch und die Arbeitszeit Ihres eigenen Teams, die in vielen Angeboten nicht auftaucht. Gebraucht wird Beratung vor allem dann, wenn Sie mehrere Abteilungen, sensible Daten oder eigene Systeme anbinden wollen. Wenn es nur um einen klar umrissenen Vertriebsablauf geht, etwa Anfragen beantworten und Angebote nachfassen, brauchen Sie meist keine.

Dieser Artikel ordnet die üblichen Beratungsleistungen ein und gibt Ihnen eine Rechenvorlage für Angebote. Außerdem zeigt er, welche Vertriebsprozesse Sie ohne großes Beratungsprojekt starten können. Marktpreise nennen wir bewusst nicht, weil sie je nach Region, Anbieter und Umfang stark schwanken. Die Vorlage hilft Ihnen, konkrete Angebote selbst zu vergleichen.

Wofür Sie bei einer KI-Beratung eigentlich bezahlen

„KI-Beratung“ steht für sehr unterschiedliche Leistungen. Bevor Sie Angebote vergleichen, sollten Sie wissen, welche Art Leistung Sie gerade vor sich haben:

Leistung	Übliche Abrechnung	Was Sie am Ende in der Hand haben
Erstgespräch / Potenzialanalyse	Pauschal oder kostenlos als Vertriebsgespräch	Liste möglicher Einsatzfelder, oft noch ohne Priorisierung
Workshop für das Team	Halb- oder Ganztagespauschale	Grundverständnis, erste Prompts, Ideen. Einen laufenden Prozess haben Sie danach noch nicht
Umsetzungsprojekt	Tagessatz × geschätzte Tage oder Festpreis	Eingerichtetes Tool oder angebundene Systeme, Dokumentation
Laufende Betreuung	Monatliches Stundenkontingent oder Retainer	Ansprechpartner, Anpassungen, Fehlerbehebung

Am häufigsten werden Workshops falsch eingeschätzt. Danach weiß das Team mehr, aber im Postfach liegen am Montag dieselben unbeantworteten Anfragen wie vorher. Klären Sie deshalb gleich zu Beginn, ob Sie Wissen einkaufen oder einen laufenden Prozess.

Rechenvorlage: So prüfen Sie ein Beratungsangebot

Nehmen Sie das Angebot und gehen Sie diese fünf Punkte durch. Erst die Summe zeigt, was die Einführung tatsächlich kostet.

Beratertage: Tagessatz × Anzahl Tage. Fragen Sie, was passiert, wenn die Tage nicht reichen: Festpreis oder Nachtrag?
Reise- und Nebenkosten: Vor Ort oder remote? Werden Reisezeiten berechnet?
Interne Zeit: Wie viele Stunden müssen Sie, Ihr Vertrieb und gegebenenfalls Ihre IT für Interviews, Tests und Abstimmung einplanen? Rechnen Sie diese Stunden mit einem internen Stundensatz.
Laufende Kosten nach dem Projekt: Software-Lizenzen, Verbrauch des Sprachmodells, Wartung. Diese Posten laufen weiter, wenn der Berater längst weg ist.
Abhängigkeit: Können Sie das Ergebnis selbst betreiben, oder brauchen Sie für jede Änderung wieder den Berater?

Vorlage für Ihre Kalkulation
Beratung: ___ Tage × ___ € = ___ € zzgl. MwSt.
Nebenkosten: ___ €
Interne Zeit: ___ Std. × ___ € = ___ €
Laufende Kosten pro Monat: ___ € × 12 = ___ €
Gesamtkosten im ersten Jahr: ___ €

Wie Sie den laufenden KI-Verbrauch vorab schätzen und begrenzen, beschreibt unser Artikel KI-Kosten im Unternehmen im Voraus schätzen. Falls Ihr Berater mit eigenen API-Schlüsseln arbeiten will, lohnt sich vorher ein Blick auf die Kosten eines eigenen API-Schlüssels.

Wann Sie Beratung wirklich brauchen und wann nicht

Beratung ist sinnvoll, wenn …

mehrere Abteilungen betroffen sind (Vertrieb, Buchhaltung, Service) und Zuständigkeiten neu geregelt werden müssen,
Sie KI an eigene Systeme anbinden wollen, etwa eine Branchensoftware, ein ERP oder eine Datenbank,
besonders sensible Daten verarbeitet werden, etwa Gesundheits- oder Personaldaten,
Sie unter der EU-KI-Verordnung (AI Act) einen Einsatz planen, der über Texte formulieren und sortieren hinausgeht, zum Beispiel automatisierte Entscheidungen über Personen,
intern niemand Zeit hat, ein Projekt zu führen.

Beratung ist meist überdimensioniert, wenn …

es um einen einzelnen, klar beschriebenen Ablauf geht, etwa Anfrage → Angebot → Nachfassen,
Ihre Daten ohnehin in Outlook, Gmail oder einer Tabelle liegen und sich als CSV/XLSX exportieren lassen,
Sie zuerst herausfinden wollen, ob KI im Alltag überhaupt hilft,
ein Tool den Prozess schon mitbringt und Sie ihn nur auf Ihre Daten anwenden müssen.

Bei Datenschutz und AI Act gilt: Eine allgemeine Orientierung bekommen Sie auch ohne Beratung, etwa mit unserer DSGVO-Checkliste für KI-Vertriebstools. Ob Ihr konkreter Fall rechtlich passt, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Anwältin. Eine KI-Beratung ersetzt das nicht.

Vertriebsprozesse, die Sie ohne teure Beratung starten können

In kleinen Teams mit drei bis dreißig Personen verliert der Vertrieb das meiste Geld nicht an fehlender KI-Strategie. Es geht im Tagesgeschäft verloren: Anfragen bleiben liegen, Angebote werden nie nachgefasst, und „Ich melde mich bis Freitag“ gerät in Vergessenheit. Diese vier Abläufe können Sie ohne Beratungsprojekt angehen:

Anfragen sichten und priorisieren: Jeden Morgen ist klar, welche Anfrage heute eine Antwort braucht. Für den Ablauf selbst hilft unsere Kurzanleitung Anfragen schneller beantworten.
Antwort- und Angebotsentwürfe: Die KI formuliert vor, ein Mensch prüft und verschickt.
Angebote nachfassen: Offene Angebote bekommen einen Termin zum Nachfassen. Formulierungen dafür finden Sie in Mustertexte zum Nachfassen für Mail und Telefon.
Zusagen festhalten: Versprechen aus E-Mails werden erfasst und rechtzeitig erinnert.

Ein typisches Beispiel ist eine Agentur für Veranstaltungstechnik. Sie bekommt Anfragen per Mail, schreibt Angebote in Word oder lexoffice und pflegt Deals halbherzig in Pipedrive oder HubSpot. Ein KI-Projekt, das alle Systeme verbindet, braucht sie dafür nicht. Ihr hilft ein fester Ablauf, der auf ihrem Postfach aufsetzt. Mehr zu dieser Branche lesen Sie auf unserer Seite für Event- und Produktionsfirmen.

Förderung für KI-Beratung: worauf Sie achten sollten

In Deutschland, Österreich und der Schweiz gibt es Programme, die Beratungsleistungen für kleine und mittlere Unternehmen bezuschussen. Darunter sind auch Programme für Digitalisierung und KI. Bedingungen, Zuschusshöhe und Antragswege ändern sich regelmäßig und unterscheiden sich nach Land und Region. Verbindliche Auskunft geben Ihre Kammer, die regionale Wirtschaftsförderung oder Ihre Steuerberatung.

Drei praktische Hinweise:

Antrag vor Auftrag: Bei vielen Programmen dürfen Sie den Berater erst nach der Bewilligung beauftragen. Klären Sie das, bevor Sie unterschreiben.
Gefördert wird oft nur die Beratung: Laufende Lizenz- und Verbrauchskosten müssen Sie in der Regel selbst tragen. Rechnen Sie sie in Ihre Jahreskalkulation ein.
Förderung verlängert den Weg: Zwischen Idee und erstem Ergebnis liegen Antrag, Bewilligung und Projekt. Bei einem einzelnen Vertriebsablauf ist es oft schneller, ihn direkt mit Ihren eigenen Daten zu testen.

Wie BOTrento das ohne Beratungsprojekt löst

BOTrento Chief of Staff ist kein Werkzeug, das Sie selbst zusammenbauen müssen. Der Prozess für Anfragen, Angebote und Nachfassen ist schon fertig. So läuft er:

Postfach und Daten: Postfächer werden per IMAP angebunden. Gmail, Google Workspace und Microsoft 365 binden Sie derzeit per Weiterleitung oder Import an, die direkte Anbindung ist in Vorbereitung. CRM- oder Tabellendaten kommen als CSV/XLSX.
Jeden Arbeitstag morgens: Die Übersicht „Heute 1+3“ in der App und per E-Mail zeigt, was zuerst dran ist.
Entwürfe in vier Sprachen: Antworten, Angebote und Nachfass-Mails entstehen als Entwurf auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Tschechisch.
Freigabe durch einen Menschen: BOTrento verschickt nichts selbst und bestätigt keine Termine oder Reservierungen. Jede Mail prüft und versendet Ihr Team.
KI im Tarif enthalten: Es gibt ein Monatslimit mit Warnung bei 80 % und keine automatischen Nachzahlungen. Ein eigener API-Schlüssel ist optional, mehr dazu in unserem Beitrag zu eigenen API-Schlüsseln (BYOK).
Daten: Gespeichert wird auf Servern in der EU, in Deutschland, die App-Datenbank liegt in Irland. Den für die Aufgabe nötigen Text verarbeitet ein kommerzieller Modellanbieter über seine API. Das ist kein abgeschlossener Betrieb innerhalb der EU.

BOTrento ersetzt weder Ihr CRM noch lexoffice, sevDesk oder DATEV. Es liest auch keine Anhänge, sondern arbeitet mit dem Text der E-Mails. Wenn Sie doch Unterstützung brauchen, gibt es die Arbeit von KI-Experten als Zusatzleistung, pro Aufgabe oder pro Projekt. Die Konditionen stehen auf der Preisseite. Wie der Ablauf konkret aussieht, zeigt die Prozess-Demo. Was die Software insgesamt kostet, erklärt die Antwort zu Kosten eines KI-Vertriebsassistenten.

Sie können das 14 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten testen, ohne Kreditkarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Datenimport oder der Postfach-Anbindung, für die Vorbereitung haben Sie 7 Tage. Innerhalb von 24 Stunden an Werktagen meldet sich jemand aus unserem Team und hilft beim Anbinden. Hier starten Sie die kostenlose Testphase.

Häufige Fragen

Was kostet eine KI-Beratung für KMU?

Das hängt von Tagessatz, Anzahl der Beratertage, Nebenkosten und den laufenden Kosten nach dem Projekt ab. Vergleichen Sie Angebote deshalb über die Gesamtkosten im ersten Jahr, einschließlich der internen Arbeitszeit, und nicht allein über den Tagessatz.

Gibt es Förderung für KI-Beratung in KMU?

In Deutschland, Österreich und der Schweiz gibt es Förderprogramme für Beratung und Digitalisierung, deren Bedingungen sich regelmäßig ändern. Fragen Sie bei Ihrer Kammer oder der regionalen Wirtschaftsförderung nach und stellen Sie den Antrag in der Regel, bevor Sie den Berater beauftragen.

Brauche ich für KI im Vertrieb unbedingt einen Berater?

Für einen klar umrissenen Ablauf wie Anfragen beantworten und Angebote nachfassen meist nicht. Beratung lohnt sich eher, wenn mehrere Abteilungen, eigene Systeme oder besonders sensible Daten betroffen sind.

Reicht ein KI-Workshop für die Einführung?

Ein Workshop vermittelt Wissen, einen laufenden Prozess liefert er aber nicht. Wenn sich im Alltag etwas ändern soll, brauchen Sie danach einen festen Ablauf mit klaren Zuständigkeiten oder ein Tool, das ihn mitbringt.

Zusammenfassung

Die Kosten einer KI-Beratung bestehen aus Beratertagen, Nebenkosten, interner Zeit und laufenden Kosten. Vergleichen Sie Angebote über die Gesamtkosten im ersten Jahr.
Ein Workshop vermittelt Wissen. Ein Umsetzungsprojekt oder ein fertiger Prozess verändert den Alltag.
Beratung lohnt sich bei mehreren Abteilungen, eigenen Systemen oder sensiblen Daten. Für Anfragen, Angebote und Nachfassen ist sie meist nicht nötig.
Förderprogramme gibt es, aber erst Antrag, dann Auftrag. Laufende Kosten sind meist nicht gefördert.
Einen fertigen Vertriebsprozess können Sie 14 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten testen, bevor Sie Geld für Beratung ausgeben.

BOTrento 14 Tage kostenlos ausprobieren

Finden Sie mit Ihren eigenen Daten heraus, ob ein gesteuerter Prozess für Anfragen und Angebote Ihrem Team hilft. Die Testphase dauert 14 Tage, ist kostenlos und beginnt erst mit dem ersten Datenimport. Füllen Sie ein paar Angaben aus — der Zugang kommt sofort per E-Mail. Beim Verbinden Ihres Postfachs helfen wir gern.

14 Tage kostenlos, ohne Karte und ohne eigenen API-Schlüssel. Der Testzeitraum beginnt erst, wenn Ihre Daten zum ersten Mal geladen sind. Danach ab 79 € pro Monat zzgl. MwSt., KI inklusive.

Nichts wird ohne Ihre Freigabe versendet. Eine Karte hinterlegen Sie erst am Ende, wenn Sie weitermachen; ohne Zahlung wird der Zugang bis zur Zahlung gesperrt, Daten bleiben 30 Tage gespeichert und der Export ist verfügbar. Preise · Prozess-Demo ansehen