Kleines Angebot Vorlage: Kleinaufträge schnell und sauber anbieten

Team BOTrento7. 11. 20266 Min. Lesezeit

Was in ein kleines Angebot gehört – und was nicht

Bei kleinen Aufträgen will der Kunde vor allem drei Dinge wissen: Was bekomme ich? Was kostet es? Wie geht es weiter? Alles andere ist Beiwerk, solange es nicht ausdrücklich gefragt ist.

Pflichtbausteine

• Anrede und Bezug: Verweis auf die Anfrage („wie besprochen“ oder „vielen Dank für Ihre Anfrage vom …“).
• Leistung: in zwei bis fünf klaren Positionen, ohne Fachjargon.
• Preis: Einzelpreise und Gesamtbetrag, eindeutig als netto zzgl. MwSt. gekennzeichnet (bei Schweizer Kunden: zzgl. MWST).
• Gültigkeit: ein konkretes Datum statt „freibleibend“.
• Termin oder Lieferzeit: wann Sie liefern oder starten können.
• Nächster Schritt: ein Satz, was der Kunde tun soll (Antwort per Mail genügt).

Was Sie weglassen können

• Firmenvorstellung und Referenzseiten, die der Kunde schon kennt
• Seitenlange AGB-Zitate im Mailtext – ein Verweis auf die AGB im Anhang reicht
• Alternativen und Optionen, nach denen niemand gefragt hat

Wie ein vollständiges Standardangebot aufgebaut ist, zeigt der Beitrag Angebote schreiben: schnell und einfach mit Muster für Standardangebote. Hier geht es um die verkürzte Variante für kleine Beträge.

Die Minimalvorlage zum Kopieren

Diese Vorlage funktioniert als E-Mail-Text mit angehängtem PDF oder – bei sehr kleinen Aufträgen – direkt als Angebot im Mailtext. Passen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern an.

Betreff: Angebot [Leistung kurz] – [Firma des Kunden]

Guten Tag Frau/Herr [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne bieten wir Ihnen Folgendes an:

• [Leistung A] – [Betrag netto]
• [Leistung B] – [Betrag netto]
• [Leistung C, zum Beispiel Anfahrt oder Lieferung] – [Betrag netto]

Gesamt: [Betrag netto] zzgl. MwSt.

Ausführung: [Datum bzw. Zeitraum]
Dieses Angebot gilt bis [Datum]. Es gelten unsere AGB (im Anhang).

Wenn Sie einverstanden sind, genügt eine kurze Antwort auf diese E-Mail – wir bestätigen den Termin dann schriftlich. Bei Fragen erreichen Sie mich unter [Telefon].

Freundliche Grüße
[Name, Firma]

Die Vorlage hat bewusst keine Floskeln im Einstieg. Wer wissen möchte, wie die dazugehörige Begleitmail aufgebaut sein kann, findet das im Beitrag Begleitmail zum Angebot: Aufbau und Vorlage.

Schritt für Schritt: vom Anfragetext zum fertigen Angebot

Ein fester Ablauf sorgt dafür, dass kleine Angebote nicht jedes Mal neu erfunden werden.

1. Anfrage klären: Ist Leistung, Menge und Zeitraum erkennbar? Wenn nicht, stellen Sie genau eine gebündelte Rückfrage statt mehrerer einzelner.
2. Bausteine wählen: Legen Sie sich für Ihre fünf bis zehn häufigsten Leistungen fertige Textzeilen mit Standardpreis an (Textdatei, lexoffice-Artikelstamm oder sevDesk-Vorlage).
3. Angebot zusammensetzen: Positionen einfügen, Gesamtbetrag prüfen, Gültigkeitsdatum setzen.
4. Gegenlesen: Ein Blick auf Name, Betrag, Steuerausweis und Termin. Die meisten Fehler stecken genau dort.
5. Am selben Tag senden: Bei kleinen Aufträgen entscheidet oft, wer zuerst ein verständliches Angebot liefert.
6. Nachfasstermin notieren: Direkt beim Versand, nicht „irgendwann“.

Eine kurze Checkliste vor dem Absenden:

• Stimmen Empfänger und Ansprechpartner?
• Ist der Preis als netto zzgl. MwSt. gekennzeichnet?
• Steht ein konkretes Gültigkeitsdatum drin?
• Ist klar, was nicht enthalten ist (z. B. Anfahrt, Material)?
• Gibt es genau einen nächsten Schritt?

Abgrenzung: Wann ein kleines Angebot nicht reicht

Die Minimalform ist für klar umrissene Standardleistungen gedacht. Gehen Sie ausführlicher vor, wenn:

• der Umfang unklar ist oder sich während der Arbeit ändern kann,
• mehrere Entscheider mitreden (dann braucht jemand eine Entscheidungsgrundlage),
• Sie eine Anzahlung verlangen oder besondere Haftungs- und Terminregeln gelten,
• der Kunde ausdrücklich eine Aufschlüsselung wünscht.

Für Zusatzwünsche außerhalb des Umfangs hilft der Beitrag Ablehnung im Angebot formulieren. Zu steuerlichen und rechtlichen Pflichtangaben (z. B. bei Kleinunternehmerregelung oder im Schweizer MWST-Kontext) sprechen Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung; dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.

Nach dem Versand: Nachfassen nicht vergessen

Gerade kleine Angebote gehen unter, weil sie „nur“ klein sind. Kommt keine Antwort, ist eine kurze Erinnerung nach wenigen Tagen völlig normal. Drei fertige Texte dafür finden Sie unter Follow-up-Mail nach dem Angebot. Warum Erinnerungen im Alltag trotzdem ausfallen und wie Sie dem vorbeugen, erklärt die Seite Nachfassen nach Angeboten nicht mehr vergessen.

Wie BOTrento bei kleinen Angeboten entlastet

Bei vielen kleinen Anfragen pro Woche entsteht der Aufwand weniger durch das Schreiben als durch das Sortieren: Welche Anfrage ist offen, wo fehlt eine Antwort, welches Angebot braucht Nachfassen? Hier setzt BOTrento Chief of Staff an, ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und weitere Vertriebsschritte.

• BOTrento beobachtet Anfragen und Angebote im Postfach und in importierten Daten.
• Jeden Arbeitstag morgens zeigt die Übersicht „Heute 1+3“, was Vorrang hat – in der App und per E-Mail.
• Es erstellt Entwürfe für Antworten, Angebote und Follow-ups in vier Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Tschechisch).
• Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“ werden erkannt und als Erinnerung geführt.
• Nichts wird ohne Freigabe durch einen Menschen verschickt. BOTrento versendet nicht selbst und ersetzt weder Ihr CRM noch Ihre Buchhaltung.

Die KI ist im Tarif enthalten, mit einem monatlichen Verbrauchslimit. Ein eigener API-Schlüssel ist optional (Hinweise zu eigenen API-Schlüsseln). Gmail, Google Workspace und Microsoft 365 binden Sie derzeit per Weiterleitung oder Import an, andere Postfächer per IMAP. Daten aus Tabellen oder dem CRM lassen sich als CSV/XLSX laden. Den Ablauf sehen Sie in der Prozessvorführung; für Dienstleister gibt es eine eigene Seite zu B2B-Services.

Sie können BOTrento 14 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten testen, ohne Karte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Datenimport. Mehr dazu unter 14 Tage kostenlos testen.