Angebote schreiben: schnell und einfach mit Muster für Standardangebote

Team BOTrento4. 11. 20266 Min. Lesezeit

Warum Standardangebote so lange dauern

Meist liegt es nicht am Schreiben, sondern am Drumherum: Angaben aus der Anfrage zusammensuchen, alte Angebote nach der „letzten brauchbaren Version“ durchsuchen, Preise nachschlagen, Formulierungen neu erfinden. Jedes Angebot beginnt dann praktisch bei null.

Wer mehrere ähnliche Angebote pro Tag schreibt, gewinnt am meisten durch drei Dinge:

• eine feste Reihenfolge, die immer gleich ist,
• Textbausteine für wiederkehrende Leistungen und Bedingungen,
• eine klare Vorprüfung: Sind alle Angaben da, bevor Sie anfangen?

Der Aufbau: fünf Bausteine in fester Reihenfolge

Ein Standardangebot braucht keine Seiten voller Text. Diese fünf Bausteine reichen für die meisten Fälle:

1. Anrede und Bezug: persönliche Anrede, Verweis auf die Anfrage (Datum, Thema).
2. Leistung: Was genau erhält der Kunde? Kurz, in Positionen, ohne Fachjargon. Mehr dazu im Beitrag Leistungen im Angebot verständlich formulieren.
3. Preis: Netto, MwSt. und Brutto getrennt ausweisen; bei Pauschalen sagen, was enthalten ist und was nicht.
4. Gültigkeit und Bedingungen: Angebotsfrist, Zahlungsziel, ggf. Anzahlung, Stornoregelung.
5. Nächster Schritt: eine konkrete Handlung mit Termin, etwa „Bestätigung bis Freitag“, plus Signatur mit Ansprechpartner.

Als Faustregel gilt: Der Kunde sollte nach dem ersten Absatz wissen, worum es geht, und nach dem letzten, was er als Nächstes tun soll.

Muster zum Kopieren: Standardangebot per E-Mail

Passen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern an. Preise und Fristen setzen Sie selbstverständlich nach Ihrer eigenen Kalkulation ein.

Betreff: Ihr Angebot [Leistung] für [Termin/Projekt] – gültig bis [Datum]

Guten Tag Frau/Herr [Nachname],

vielen Dank für Ihre Anfrage vom [Datum]. Gerne unterbreite ich Ihnen folgendes Angebot:

Leistung:
1. [Leistung A, Umfang]
2. [Leistung B, Umfang]
3. [Leistung C, z. B. Lieferung/Aufbau]

Preis: [Betrag] € zzgl. MwSt. ([Betrag] € brutto)
Enthalten: [kurz]. Nicht enthalten: [kurz].

Konditionen: Das Angebot ist gültig bis [Datum]. Zahlungsziel [x] Tage nach Rechnungsstellung.

Nächster Schritt: Wenn das Angebot für Sie passt, genügt eine kurze Bestätigung per Antwort bis [Datum]. Dann reserviere ich den Termin fest für Sie. Bei Fragen rufe ich Sie gerne an: [Telefonnummer].

Freundliche Grüße
[Name, Position, Firma]

Das Angebot selbst hängen Sie als PDF an (z. B. aus lexoffice oder sevDesk); die Mail bleibt kurz und fasst das Wichtigste zusammen.

In 15 Minuten: Ablauf Schritt für Schritt

1. Anfrage prüfen (2 Min.): Sind Leistung, Menge, Termin und Ort klar? Wenn nicht, zuerst Rückfragen stellen – Hinweise dazu im Beitrag Angebotsanfrage beantworten.
2. Passenden Baustein wählen (1 Min.): Nehmen Sie die Vorlage für den Fall, nicht das letzte Angebot irgendeines Kunden.
3. Positionen und Preis eintragen (5 Min.): aus Ihrer Preisliste oder Kalkulation, nicht aus dem Gedächtnis.
4. Individuellen Satz ergänzen (2 Min.): ein Bezug zum konkreten Anliegen des Kunden.
5. Gegenlesen (2 Min.): Name, Datum, Beträge, Gültigkeit.
6. Versenden und Nachfassen eintragen (1 Min.): Datum für das Nachfassen direkt im Kalender oder CRM notieren.

Die Zeitangaben sind Richtwerte für wiederkehrende Standardfälle. Individuelle Projekte brauchen länger und gehören nicht in dieses Schema.

Checkliste vor dem Absenden

• Ist der Ansprechpartner richtig geschrieben, der Firmenname korrekt?
• Passen Leistung, Menge und Termin zur Anfrage?
• Sind Netto, MwSt. und Brutto eindeutig? (In der Schweiz und in Österreich gelten andere Sätze und Gepflogenheiten – prüfen Sie das für Ihren Fall.)
• Steht eine Gültigkeitsfrist im Angebot?
• Ist klar, was nicht enthalten ist?
• Gibt es genau einen nächsten Schritt mit Datum?
• Ist der Anhang der richtige und die Datei sinnvoll benannt?
• Ist das Nachfassen terminiert? Passende Texte finden Sie unter Angebot nachfassen: Mustertexte.

Wenn das Volumen steigt: Was ein gesteuerter Prozess leistet

Vorlagen lösen das Schreiben, aber nicht das Mitdenken: Welche Anfrage ist heute dran, wem wurde ein Rückruf versprochen, welches Angebot wartet seit Tagen? Bei 30 bis 300 Anfragen im Monat geht davon in Postfach und Tabelle leicht etwas unter. Eine Einordnung, wie Sie schneller antworten, finden Sie auch in unserer Übersicht Wie Sie Vertriebsanfragen schneller beantworten; zum Thema Nachfassen gibt es eine eigene Antwort zum Vergessen von Nachfass-Terminen.

Hier setzt BOTrento Chief of Staff an, ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und weitere Vertriebsschritte (mehr zum Anbieter unter Was ist BOTrento?):

• BOTrento beobachtet Anfragen und Angebote in Ihrem Postfach und in hochgeladenen Daten (Seznam und andere Postfächer per IMAP; Gmail, Google Workspace und Microsoft 365 derzeit per Weiterleitung oder Import; Daten aus CRM oder Tabelle als CSV/XLSX).
• An jedem Arbeitstag zeigt die Übersicht „Heute 1+3“, was als Erstes zu tun ist – in der App und per E-Mail.
• Es entstehen Entwürfe für Antworten, Angebote und Nachfass-Mails in vier Sprachen (u. a. Deutsch). Nichts wird ohne Freigabe durch einen Menschen versendet.
• Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“ werden erkannt und als Erinnerung geführt.
• KI ist im Tarif enthalten, mit monatlichem Verbrauchslimit; ein eigener API-Schlüssel ist optional (Hinweise zu API-Schlüsseln). Die Tarife sehen Sie in der Preisübersicht.

Ausprobieren können Sie das auf Ihren eigenen Daten: Die Testphase von 14 Tagen ist kostenlos, braucht keine Zahlungskarte und keinen eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Datenupload.

BOTrento ersetzt weder Ihr CRM wie Pipedrive oder HubSpot noch Ihre Buchhaltung wie lexoffice, sevDesk oder DATEV, und es liest keine Anhänge – es arbeitet mit dem Text der E-Mail. Im Prozessbeispiel sehen Sie den Ablauf, passende Branchenseiten gibt es für Event und Produktion, Technikverleih und B2B-Dienstleister.

Zum Datenschutz: Die Daten liegen auf Servern in Deutschland (EU); für die Bearbeitung wird der nötige Text über die Schnittstelle eines kommerziellen KI-Anbieters verarbeitet. Ein Server in der EU mit externem KI-Aufruf ist kein geschlossener Rechenraum. Eine Checkliste finden Sie unter Ist ein KI-Vertriebstool DSGVO-konform?; bei konkreten Fragen empfiehlt sich die Rücksprache mit einer Rechtsberatung.