Angebotsanfrage-Vorlage kostenlos: 5 Muster für Ihre Branche zum Kopieren

Team BOTrento31. 10. 20266 Min. Lesezeit

Was in jede Angebotsanfrage gehört

Branchenübergreifend scheitern Anfragen meist an denselben Lücken: Es fehlt der Termin, die Menge ist unklar, oder niemand weiß, wer entscheidet. Diese Grundfelder sollte jede Vorlage enthalten:

• Ansprechpartner: Name, Firma, E-Mail, Telefon, erreichbar wann.
• Bedarf: Was genau soll geliefert oder geleistet werden – in zwei, drei Sätzen.
• Umfang: Menge, Personenzahl, Dauer oder Stückzahl.
• Termin und Ort: Wunschdatum, Zeitfenster, Einsatz- oder Lieferort.
• Rahmen: Budgetvorstellung oder Preisrahmen, soweit der Kunde ihn nennen kann.
• Entscheidung: Bis wann wird entschieden, und wer ist beteiligt?

Wichtig für den Alltag: Bitten Sie darum, die Angaben in den Text der Mail zu schreiben und nicht nur als Anhang mitzuschicken. So sind sie in Ihrem Postfach sofort sichtbar, durchsuchbar und lassen sich in Tools weiterverarbeiten.

Fünf Muster zum Kopieren

Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern. Streichen Sie Fragen, die für Ihr Angebot keine Rolle spielen – jede unnötige Frage senkt die Chance auf eine vollständige Antwort.

1. Eventagentur / Produktion

Betreff: Anfrage Event [Anlass] am [Datum]
Guten Tag [Name], damit wir Ihnen ein belastbares Angebot erstellen können, brauchen wir kurz diese Angaben: 1) Art und Anlass der Veranstaltung, 2) Datum bzw. Zeitfenster inkl. Aufbau und Abbau, 3) Ort/Location, 4) erwartete Gästezahl, 5) gewünschte Leistungen (z. B. Technik, Bühne, Catering, Personal), 6) Budgetrahmen, 7) Entscheidungstermin. Gern auch grobe Angaben – wir klären Details im Gespräch.

2. Technikverleih

Betreff: Mietanfrage [Gerät/Paket] vom [Datum] bis [Datum]
Guten Tag [Name], für die Verfügbarkeitsprüfung und das Angebot benötigen wir: 1) Geräte bzw. Einsatzzweck, 2) Mietbeginn und -ende, 3) Abholung oder Lieferung (Adresse), 4) Bedarf an Aufbau, Betreuung oder Techniker, 5) Zugang zur Location (Stockwerk, Aufzug, Strom), 6) Rechnungsadresse und Ansprechpartner vor Ort.

3. B2B-Dienstleister (Agentur, IT, Beratung)

Betreff: Anfrage [Leistung] für [Firma]
Guten Tag [Name], zur Einschätzung Ihres Vorhabens helfen uns diese Punkte: 1) Ausgangslage und Ziel, 2) gewünschter Leistungsumfang, 3) vorhandene Systeme oder Unterlagen, 4) Wunschstart und wichtige Meilensteine, 5) Budgetrahmen, 6) Wer entscheidet mit, und bis wann soll das Angebot vorliegen?

4. Autoservice / Werkstatt

Betreff: Anfrage Kostenvoranschlag [Marke/Modell]
Guten Tag, für einen Kostenvoranschlag brauchen wir: 1) Marke, Modell, Baujahr, Kennzeichen oder Fahrzeugidentnummer, 2) Beschreibung des Problems oder gewünschte Leistung, 3) Kilometerstand, 4) Wunschtermin, 5) Ersatzfahrzeug ja/nein, 6) Telefonnummer für Rückfragen.

5. Vermietung (Fahrzeuge, Maschinen, Räume)

Betreff: Mietanfrage [Objekt] ab [Datum]
Guten Tag, bitte teilen Sie uns mit: 1) gewünschtes Objekt bzw. Kategorie, 2) Mietzeitraum, 3) Abhol- oder Einsatzort, 4) geplante Nutzung, 5) Anzahl Fahrer bzw. Nutzer, 6) Firmen- oder Privatkunde (für die Rechnung mit bzw. ohne MwSt.).

Weitere Bausteine für die Antwort selbst finden Sie in unserem Beitrag zu Textbausteinen für Kundenanfragen.

So setzen Sie die Vorlage im Alltag ein

1. Vorlage wählen und kürzen. Behalten Sie nur Felder, ohne die Sie nicht kalkulieren können.
2. Als Textbaustein ablegen. In Outlook als Schnellbaustein, in Gmail als Vorlage, in Pipedrive oder HubSpot als E-Mail-Template.
3. Auf der Website einbinden. Dieselben Fragen als Kontaktformular; Pflichtfelder nur dort, wo wirklich nötig.
4. Schnell antworten. Schicken Sie den Fragenkatalog noch am selben Tag. Wie das Tempo im Team gelingt, zeigt diese Antwortseite zu schnelleren Reaktionen.
5. Offene Punkte nachhalten. Wenn der Kunde nicht antwortet, brauchen Sie einen festen Termin zum Nachfassen. Passende Texte stehen in Angebot nachfassen: Mustertexte für Mail und Telefon.

Zum Datenschutz: Fragen Sie nur ab, was Sie für das Angebot brauchen, und weisen Sie im Formular auf die Verarbeitung hin. Für konkrete Fälle lassen Sie sich von einer Rechtsberatung unterstützen.

Wenn die Antworten eintreffen: Was dann oft schiefgeht

Die beste Vorlage hilft wenig, wenn die Antwort im Postfach untergeht. Typisch sind drei Muster: Der Kunde antwortet nur teilweise, die Rückfrage bleibt liegen, oder ein Versprechen wie „Ich melde mich bis Freitag“ wird nicht festgehalten. Dann ist die Anfrage zwar vollständig, aber das Angebot geht zu spät raus.

Hilfreich ist ein fester Ablauf: Eingang prüfen, fehlende Angaben nachfragen, Angebot entwerfen, Nachfasstermin setzen. Wie eine gute Antwort aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag Angebotsanfrage beantworten: Template und Antwortstruktur.

Wie BOTrento diesen Ablauf unterstützt

BOTrento Chief of Staff ist ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und weitere Vertriebsschritte. Das System beobachtet Anfragen und Angebote in Ihrem Postfach und in hochgeladenen Daten und zeigt Ihnen an jedem Arbeitstag morgens die Übersicht „Heute 1+3“ – in der App und per E-Mail. Es erstellt Entwürfe für Antworten, Rückfragen, Angebote und Nachfassmails in vier Sprachen (Deutsch, Englisch, Tschechisch, Französisch) und erfasst Zusagen wie „Ich melde mich bis Freitag“, damit sie nicht vergessen werden.

Wichtig: BOTrento sendet nichts selbst. Jeder Entwurf wird von einem Menschen geprüft und freigegeben. Anhänge liest das System nicht, es arbeitet mit dem Text der E-Mail – ein weiterer Grund, die Angaben aus der Vorlage im Mailtext zu erbitten. Die KI ist im Tarif enthalten, mit monatlichem Verbrauchslimit; ein eigener API-Schlüssel ist optional (Hilfe zu API-Schlüsseln). BOTrento ersetzt weder Ihr CRM noch Ihre Buchhaltung. Die Tarife finden Sie auf der Seite Preise und Tarife.

Die Testphase von 14 Tagen ist kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Sie beginnt mit dem ersten erfolgreichen Datenupload; für die Vorbereitung haben Sie 7 Tage. Den Ablauf sehen Sie in der Prozessvorschau, branchenspezifische Informationen finden Sie für Event und Produktion, Technikverleih und B2B-Dienstleistungen.

Checkliste vor dem Versand der Vorlage

• Sind alle Fragen für Ihre Kalkulation wirklich nötig?
• Ist der Betreff klar und enthält er Bezug zur Anfrage?
• Nennen Sie eine Frist oder einen nächsten Schritt („Angebot innerhalb von X Arbeitstagen nach Ihren Angaben“)?
• Ist erkennbar, dass Grobangaben ausreichen?
• Haben Sie einen Termin zum Nachfassen notiert?
• Ist ein Hinweis zur Datenverarbeitung vorhanden?

Wenn Sie selbst Angebote einholen, finden Sie ergänzende Muster in Anfrage schreiben: Muster-E-Mail für Lieferanten und Dienstleister.