Angebot schreiben: Musterbrief mit korrektem Aufbau und Formulierungen

Team BOTrento9. 11. 20266 Min. Lesezeit

Der Aufbau eines formalen Angebotsbriefs

Ein Angebot im Briefformat orientiert sich üblicherweise an der Gestaltung eines normgerechten Geschäftsbriefs. Inhaltlich zählt die Reihenfolge: Der Kunde soll zuerst sehen, worauf Sie antworten, dann was er bekommt, dann was es kostet und wie es weitergeht.

1. Briefkopf: Ihr Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer bzw. USt-IdNr. (in der Schweiz die MWST-Nummer), gemäß Ihren rechtsformabhängigen Pflichtangaben.
2. Empfänger und Datum: vollständige Anschrift, Ansprechperson, Ort und Datum.
3. Betreff: „Angebot Nr. … – [Leistung] für [Anlass/Projekt]“. Eine Angebotsnummer erleichtert später die Zuordnung.
4. Anrede und Bezug: Verweis auf Anfrage, Telefonat oder Termin.
5. Leistungsbeschreibung: was enthalten ist – und was nicht.
6. Preis: Positionen, Netto, Umsatzsteuer, Brutto. Bei B2B-Angeboten oft „zzgl. MwSt.“, dann deutlich ausweisen.
7. Konditionen: Zahlungsbedingungen, Liefer- bzw. Leistungszeitraum, Stornoregeln, Verweis auf AGB.
8. Gültigkeit: bis wann Sie an das Angebot gebunden sein wollen.
9. Schluss: nächster Schritt, Grußformel, Unterschrift, Anlagen.

Eine ausführlichere Aufbau-Logik für gemeinsame Vorlagen im Team finden Sie im Beitrag Angebot-Vorlage im Team einrichten.

Musterbrief zum Kopieren

Passen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern an. Das Beispiel ist bewusst neutral gehalten und eignet sich für Dienstleistung, Vermietung oder Projektgeschäft.

[Ihr Firmenname] · [Straße Nr.] · [PLZ Ort]
[Telefon] · [E-Mail] · [USt-IdNr.]

[Firma des Empfängers]
[Frau/Herr Name]
[Straße Nr.]
[PLZ Ort]

[Ort], den [Datum]

Angebot Nr. [Nummer] – [Leistung] für [Projekt/Anlass]

Sehr geehrte Frau [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage vom [Datum] und das Gespräch am [Datum]. Wie besprochen unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot:

Leistungsumfang
1. [Leistung A – kurze, konkrete Beschreibung]
2. [Leistung B – kurze, konkrete Beschreibung]
3. [Leistung C – kurze, konkrete Beschreibung]

Nicht im Angebot enthalten sind [z. B. Aufbau außerhalb der vereinbarten Zeiten, Verbrauchsmaterial]. Wünsche darüber hinaus bieten wir gern gesondert an.

Preis
Pos. 1: [Betrag] € · Pos. 2: [Betrag] € · Pos. 3: [Betrag] €
Gesamtbetrag netto: [Betrag] € zzgl. [Satz] MwSt.

Konditionen
Leistungszeitraum: [Zeitraum]. Zahlung: [Zahlungsziel] nach Rechnungsstellung[, Anzahlung von … bei Auftragserteilung]. Es gelten unsere beiliegenden AGB.

Gültigkeit
Dieses Angebot gilt bis zum [Datum].

Wenn Sie das Angebot annehmen möchten, genügt eine kurze schriftliche Bestätigung oder die unterzeichnete Rückseite. Für Rückfragen erreichen Sie mich unter [Telefon]. Ich melde mich am [Datum] bei Ihnen, um offene Punkte zu klären.

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion]

Anlagen: AGB, [Leistungsbeschreibung/Plan]

Wording: Formulierungen, die Klarheit schaffen

Formal korrekt heißt nicht steif. Gute Angebotsbriefe sind präzise und höflich, ohne Floskeln.

Besser konkret als allgemein

• Statt „Wir freuen uns, Ihnen ein attraktives Angebot zu machen“: „Wie besprochen unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot.“
• Statt „ggf. zzgl. Nebenkosten“: die Nebenkosten benennen oder den Ausschluss klar festhalten.
• Statt „zeitnah“: ein Datum.

Gültigkeit und Bindung

Schreiben Sie „gültig bis [Datum]“, wenn Sie nicht unbegrenzt gebunden sein wollen. Ob und wie lange ein Angebot rechtlich bindet, hängt vom Einzelfall und vom jeweiligen Land ab; bei Unsicherheit lassen Sie die Formulierung von einer Rechtsberatung prüfen.

Grenzen höflich ziehen

Leistungen, die nicht enthalten sind, gehören ausdrücklich ins Angebot. Wie Sie bei Scope und Budget freundlich Nein sagen, zeigt der Beitrag Ablehnung im Angebot formulieren.

Länderspezifika

In der Schweiz heißt das Dokument meist „Offerte“, und es gelten MWST-Angaben statt USt. In Österreich ist „Anbot“ gebräuchlich. Der Aufbau bleibt gleich; Bezeichnungen und Pflichtangaben passen Sie an Ihr Land an.

Checkliste vor dem Versand

• Stimmen Empfängername, Anschrift und Ansprechperson?
• Gibt es eine eindeutige Angebotsnummer und einen Bezug zur Anfrage?
• Ist der Leistungsumfang so beschrieben, dass der Kunde ihn ohne Rückfrage versteht?
• Sind Ausschlüsse und Annahmen genannt?
• Sind Netto, Umsatzsteuer und Brutto bzw. der Hinweis „zzgl. MwSt.“ korrekt?
• Stehen Zahlungsbedingungen, Leistungszeitraum und Gültigkeit im Text?
• Sind AGB und Anlagen tatsächlich beigefügt?
• Ist der nächste Schritt benannt – inklusive Ihres geplanten Nachfasstermins?
• Hat eine zweite Person Zahlen und Namen gegengelesen?

Wenn Sie Ihre Rechnungen in lexoffice, sevDesk oder DATEV führen, übernehmen Sie Positionen und Preise aus derselben Quelle, damit Angebot und spätere Rechnung nicht voneinander abweichen.

Brief, PDF oder E-Mail: Was ist im Alltag sinnvoll?

Ein Papierbrief ist heute die Ausnahme, etwa bei Ausschreibungen, Behörden oder wenn ein Kunde Unterschrift im Original verlangt. Meist wird der Angebotsbrief als PDF per E-Mail verschickt. Dann gehören ein kurzer Begleittext in die Mail und der vollständige Brief in den Anhang.

Der Brief ist also nur ein Teil des Prozesses. Die eigentliche Lücke entsteht danach: Das Angebot ist raus, aber niemand weiß, wer wann nachfasst. Wie Sie das in den Griff bekommen, erklärt die Seite Nachfassen nach Angeboten nicht mehr vergessen. Wer Pipedrive nutzt, findet im Beitrag Follow-up in Pipedrive eine passende Einrichtung.

Wie BOTrento beim Angebotsprozess hilft

BOTrento Chief of Staff ist ein gesteuerter Prozess für Anfragen, Angebote und weitere Vertriebsschritte. Das System beobachtet Anfragen und Angebote in Ihrem Postfach und in hochgeladenen Daten, bereitet Entwürfe für Antworten, Angebote und Nachfassmails vor (auch auf Deutsch, Englisch, Französisch und Tschechisch) und zeigt Ihnen jeden Arbeitstag morgens die Übersicht „Heute 1+3“. Zugesagte Termine wie „Ich melde mich bis Freitag“ werden erfasst und als Erinnerung angezeigt.

Wichtig für Ihren Angebotsbrief: Alle Entwürfe prüft und gibt ein Mensch frei. BOTrento versendet nichts selbst. Es liest außerdem keine Anhänge, sondern arbeitet mit dem Text der E-Mail, und es ersetzt weder Ihr CRM noch Ihre Buchhaltung. Ihre Vorlage, etwa der Musterbrief oben, bleibt die fachliche Grundlage; der Prozess sorgt dafür, dass aus der Anfrage ein Entwurf wird und das Nachfassen nicht untergeht. Wie das aussieht, zeigt die Ablauf-Vorschau; die Produktübersicht finden Sie unter BOTrento Chief of Staff. Für Teams im Projektgeschäft gibt es die Seite zu B2B-Dienstleistungen; die Tarife stehen in der Preisübersicht.

Die Testphase von 14 Tagen ist kostenlos, ohne Zahlungskarte und ohne eigenen API-Schlüssel. Die 14 Tage beginnen erst mit dem ersten erfolgreichen Datenupload (Import oder Anbindung des Postfachs); für die Vorbereitung haben Sie 7 Tage. Ein Mitarbeiter meldet sich werktags innerhalb von 24 Stunden und hilft bei der Anbindung. Gmail, Google Workspace und Microsoft 365 binden Sie derzeit per Weiterleitung oder Import an, Seznam und weitere Postfächer per IMAP. Eine Erfolgsgarantie gibt es nicht – deshalb testen Sie zuerst mit Ihren eigenen Daten.